Job Description

• Opdrachtgever: Gemeente Gooise Meren
• Functie: Projectleider Implementatie Archiefwet 2026
• Domein: Informatiebeheer en Archiefbeheer
• Standplaats: Gemeente Gooise Meren, Noord-Holland
• Werkvorm: Hybride, richtlijn 50% thuis en 50% op kantoor
• Werkdagen: Maandag t/m vrijdag
• Uren per week: 16–24 uur, binnen deze vaste bandbreedte
• Startdatum: 23 november 2026
• Initiële looptijd: 4 maanden
• Verlenging: 4 keer 2 maanden
• Maximale totale looptijd: 12 maanden
• Uurtarief: Niet vermeld
• Reis- en parkeerkosten: Inbegrepen in het aangeboden uurtarief
• Functieschaal: Schaal 10
• Opleidingsniveau: Minimaal hbo-bachelor; hbo+ gevraagd in het opdrachtprofiel
• Inzetvorm: DAS-inhuuropdracht via Flextender
• BYOD: Verplicht (eigen laptop en mobiele telefoon)
• Sluitingsdatum: 8 november 2026
• Selectiegesprekken: 11 november 2026
• Uitnodiging gesprekken: Uiterlijk 10 november 2026

Korte samenvatting

Gemeente Gooise Meren zoekt een ervaren Projectleider voor de implementatie van de nieuwe Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling.

De gemeente wil in 2027 aantoonbaar voldoen aan de nieuwe eisen voor informatie- en archiefbeheer. De wijzigingen richten zich onder andere op digitale archivering, duurzame toegankelijkheid, bewaartermijnen, openbaarheidsbeperkingen, metadata en opslag van informatie.

Gooise Meren werkt sinds 2016 digitaal en heeft de belangrijkste wijzigingen en hun impact al geïnventariseerd. Op basis daarvan is een implementatieplan opgesteld.

Als projectleider vertaal je dit implementatieplan naar een concrete uitvoeringsaanpak en coördineer je de uitvoering van de benodigde beleidsmatige, procesmatige en functionele veranderingen.

Je werkt nauw samen met informatiespecialisten, functioneel beheerders, juristen, de informatiemanager, CISO, privacy officer en de archivaris van de regionale archiefdienst AGVS.

De opdracht is resultaatgericht. De nadruk ligt op het actualiseren van archiefbeleid, het verbeteren van informatiebeheerprocessen, het vertalen van wettelijke eisen naar systeeminrichting en het duurzaam borgen van de veranderingen binnen de gemeentelijke organisatie.

Achtergrond en aanleiding

De gemeente bereidt zich voor op de nieuwe Archiefwet en bijbehorende regelgeving.

Volgens de uitvraag wordt de inwerkingtreding verwacht op 1 januari 2027.

De belangrijkste veranderingen betreffen:

• Digitaal archiveren als uitgangspunt.
• Verkorting van de overbrengingstermijn van 20 naar 10 jaar.
• Nieuwe eisen voor openbaarheidsbeperkingen.
• Duurzame toegankelijkheid van informatie en documenten.
• Actualisatie van beheerregels.
• Nieuwe eisen aan metadata.
• Eisen aan informatieopslag binnen de EU/EER.
• Verbeterde processen voor vernietiging, vervanging en overbrenging.

De belangrijkste systemen binnen de gemeentelijke informatiehuishouding zijn:

• xxllnc
• My-Lex (voorheen Mozard)
• iArchief (Burgerzaken)
• Rx.Mission (Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving)

De gemeente werkt samen met de regionale archiefdienst AGVS.

Werkzaamheden

Projectleiding en implementatiemanagement

• Opstellen van een plan van aanpak op basis van de bestaande projectopdracht en het implementatieplan.
• Uitwerken van fasering, planning, capaciteit en risico's.
• Coördineren van de bijdragen van betrokken specialisten.
• Bewaken van voortgang, resultaten en afhankelijkheden.
• Signaleren en escaleren van knelpunten.
• Rapporteren aan de ambtelijk opdrachtgever.
• Voorbereiden van bestuurlijke besluitvorming.
• Organiseren van overdracht naar de lijnorganisatie.
• Inrichten van een PDCA-cyclus voor informatie- en archiefbeheer.

Archiefbeleid en wet- en regelgeving

• Actualiseren van de archiefverordening.
• Actualiseren van het besluit informatiebeheer.
• Actualiseren van beheerregels op basis van de nieuwe Archiefwet.
• Toepassen van de relevante VNG-modellen.
• Opstellen van procesbeschrijvingen en werkinstructies.
• Uitwerken van processen voor vernietiging, vervanging en overbrenging.
• Ontwikkelen van procedures voor openbaarheidsbeperkingen.
• Afstemmen van juridische vraagstukken met betrokken juristen en de archivaris.

Gemeenschappelijke regelingen en samenwerking

• Inventariseren van gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden.
• Onderzoeken welk overheidsorgaan verantwoordelijk is voor het archiefbeheer.
• Afstemmen met de andere AGVS-gemeenten.
• Vastleggen van afspraken over verantwoordelijkheden.
• Voorbereiden van de benodigde afspraken op basis van de nieuwe regelgeving.

Vernietiging en overbrenging

• Opstellen van werkinstructies voor vernietiging van digitale en papieren informatie.
• Uitwerken van processen voor vervanging en overbrenging.
• Voorbereiden van verzoeken voor doorlopende machtigingen tot vernietiging voor iArchief en Rx.Mission.
• Afstemmen met betrokken systeembeheerders en de archivaris.

Risicomanagement en duurzame toegankelijkheid

• Uitvoeren van een risico-inventarisatie naar achteruitgang en verlies van informatie.
• Betrekken van proces-, systeem- en data-eigenaren.
• Afstemmen met CISO en privacy officer.
• Adviseren over passende maatregelen voor duurzame toegankelijkheid.
• Inventariseren van risico's binnen de informatiehuishouding.
• Actualiseren van het calamiteitenplan.
• Opnemen van klimaat-, hygiëne- en incidentprocedures.

Systemen, metadata en functionele inrichting

• Vertalen van wettelijke archiefeisen naar functionele systeemeisen.
• Uitwerken van openbaarheidsbeperkingen binnen het zaaksysteem.
• Vastleggen van beperkingsgronden, duur, datum en status.
• Ondersteunen bij het toepassen van de nieuwe selectielijst.
• Uitwerken van selectiecodes en bewaartermijnen.
• Toetsen van systemen aan de eisen uit het DUTO-raamwerk.
• Afronden van het metadataschema.
• Begeleiden van de MDTO-pilot.
• Uitwerken van verplichte metadata.
• Coördineren van de afstemming tussen juristen, informatiespecialisten en functioneel beheer.

Informatiehuishouding

• Opstellen van een actueel overzicht van de informatiehuishouding.
• Inventariseren van systemen en zaaktypen.
• Vastleggen van informatievindplaatsen.
• Inventariseren van exportmogelijkheden.
• In kaart brengen van informatieopslag binnen de EU/EER.
• Signaleren van verbeterpunten in de duurzame toegankelijkheid.

Resultaten / Deliverables

Nr.

Resultaat

Deadline

1

Plan van aanpak, vastgesteld door de ambtelijk opdrachtgever

Binnen 4 weken na start

2

Geactualiseerde archiefverordening, besluit informatiebeheer en beheerregels, gereed voor besluitvorming

Eind Q1 2027

3

Functioneel ontwerp voor openbaarheidsbeperkingen en nieuwe selectielijst in het zaaksysteem, juridisch getoetst

Eind Q1 2027

4

Procesbeschrijvingen voor vernietiging, vervanging en overbrenging

Q2 2027

5

Overzicht van gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden met afspraken over verantwoordelijkheden

Q2 2027

6

Risico-inventarisatie met advies over passende maatregelen

Q3 2027

7

Uitgewerkte DUTO-eisen en toetsing per systeem

Q3 2027

8

Actueel overzicht van de informatiehuishouding

Q3/Q4 2027

9

Geactualiseerd calamiteitenplan met klimaat- en hygiëneprotocol

Q4 2027

10

Overdrachtsdocument voor de lijnorganisatie

Einde opdracht

Belangrijk: Volgens de opdrachtgever vallen de eerste drie resultaten binnen de initiële looptijd. De overige resultaten worden uitgevoerd en opgeleverd wanneer de opdracht wordt verlengd.

Afbakening van de opdracht

Binnen scope

• Projectleiding en implementatiecoördinatie.
• Beleidsontwikkeling en actualisatie van archiefregels.
• Opstellen van procesbeschrijvingen.
• Functionele eisen voor zaaksystemen.
• Coördinatie van metadata- en DUTO-vraagstukken.
• Risico-inventarisatie en advisering.
• Monitoring en voortgangsrapportage.
• Voorbereiden van besluitvorming.
• Overdracht en borging binnen de lijnorganisatie.

Buiten scope

• Feitelijke bewerking van te bewaren archiefstukken voor overbrenging.
• Technische configuratie van systemen.

Deze werkzaamheden worden uitgevoerd door informatiespecialisten en functioneel beheerders. De projectleider bewaakt wel de samenhang, afhankelijkheden en planning.

Kennisgebieden en technische omgeving

Archiefwetgeving en informatiebeheer

• Archiefwet 2026/2027
• Archiefbesluit
• Archiefregeling
• Archiefverordening
• Besluit informatiebeheer
• Beheerregels
• Archiefselectielijsten
• Vernietiging, vervanging en overbrenging
• Openbaarheidsbeperkingen
• Duurzame toegankelijkheid
• Informatiehuishouding

Standaarden en methodieken

• MDTO
• DUTO-raamwerk
• PDCA
• Risicoanalyse informatiebeheer
• Metadataschema's
• Procesbeschrijvingen
• Functioneel ontwerp
• Projectmanagement

Applicaties en systemen

Applicatie

Toepassing

xxllnc

Zaaksysteem

My-Lex (voorheen Mozard)

Informatie- en zaakbeheeromgeving

iArchief

Burgerzaken

Rx.Mission

Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving

Stakeholders

• Ambtelijk opdrachtgever
• Informatiemanager
• Informatiespecialisten
• Functioneel beheerders
• Juristen
• Chief Information Security Officer (CISO)
• Privacy officer
• Archivaris regionale archiefdienst AGVS
• Proces- en systeemeigenaren
• Data-eigenaren
• Gemeenschappelijke regelingen
• Andere AGVS-gemeenten
• Management en bestuur
• Lijnorganisatie

Eisen (knock-outcriteria)

1. Beschikbaarheid

• Beschikbaar vanaf 23 november 2026.
• Inzet van minimaal 16 en maximaal 24 uur per week.
• Beschikbaarheid gedurende de volledige opdracht, inclusief mogelijke verlengingen.
• Aanbiedingen buiten deze urenbandbreedte worden niet in behandeling genomen.

1. Opleiding

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau.

1. Werkervaring informatie- en archiefbeheer

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar binnen informatie- en archiefbeheer bij een Nederlandse overheidsorganisatie.
• Daarvan is minimaal één project als projectleider uitgevoerd.

1. Nederlandse taal

• Aantoonbare beheersing van het Nederlands op minimaal C1-niveau, mondeling en schriftelijk.
• Het taalniveau moet concreet in de offerte worden vermeld.

Let op: De eisen worden strikt beoordeeld. Het cv en de toelichting moeten de gevraagde ervaring en beschikbaarheid expliciet aantonen.

Wensen / Gunningscriteria

Gunningscriterium

Max. punten

W1 – Kennis van nieuwe Archiefwet, Archiefbesluit en Archiefregeling

15

W2 – Projectleiding bij implementatie van wet- en regelgeving of verandertrajecten binnen gemeentelijk informatie- en archiefbeheer

25

W3 – Opstellen of actualiseren van archiefbeleid en procesbeschrijvingen

20

W4 – Vertalen van archiefeisen naar de inrichting van zaaksystemen

20

W5 – Ervaring met MDTO en DUTO

10

W6 – Risicoanalyses en duurzame toegankelijkheid

10

Totaal

100

W1 – Kennis nieuwe Archiefwet (15 punten)

Aantoonbare kennis van:

• Nieuwe Archiefwet 2026/2027.
• Archiefbesluit.
• Archiefregeling.

Deze kennis mag zijn opgedaan via opleidingen, cursussen en/of werkervaring.

Voor dit criterium is geen verdere puntenstaffel opgenomen.

W2 – Projectleiding gemeentelijk informatie- en archiefbeheer (25 punten)

Aantoonbare ervaring in de afgelopen vijf jaar als projectleider bij implementatie van wet- en regelgeving of een verandertraject binnen gemeentelijk informatie- en archiefbeheer.

Aantal relevante projecten

Punten

3 of meer

25

2 tot 3

18

Tot 1

10

Niet aantoonbaar

0

De bron bevat een overlap tussen de categorieën '3 of meer' en '2 tot 3'. De definitieve beoordeling volgt de formele uitvraag.

W3 – Archiefbeleid en procesbeschrijvingen (20 punten)

Ervaring in de afgelopen vijf jaar met het opstellen of actualiseren van:

• Archiefverordeningen.
• Besluiten informatiebeheer.
• Beheerregels.
• Procesbeschrijvingen voor vernietiging, vervanging en overbrenging.

Aantal documenten

Punten

3 of meer

20

2 tot 3

15

Tot 1

10

Niet aantoonbaar

0

Ook hier bevat de bron een overlap bij drie documenten.

W4 – Archiefeisen vertalen naar zaaksystemen (20 punten)

Ervaring in de afgelopen vijf jaar met het vertalen van archiefeisen naar de inrichting van zaaksystemen, waaronder:

• Selectielijsten.
• Bewaartermijnen.
• Openbaarheidsbeperkingen.
• Metadata.

Ervaring

Punten

Meer dan 3 jaar

20

1 tot 3 jaar

10

Tot 1 jaar

0

W5 – MDTO en DUTO (10 punten)

Ervaring

Punten

Zowel MDTO als DUTO

10

MDTO of DUTO

5

Niet aantoonbaar

0

W6 – Risicoanalyse en duurzame toegankelijkheid (10 punten)

Aantoonbare ervaring met:

• Risicoanalyses informatiebeheer.
• Overzichten informatiehuishouding.
• Maatregelen voor duurzame toegankelijkheid.

Aantal opdrachten

Punten

Meer dan 2 verschillende opdrachten

10

1 tot 2 opdrachten

5

Niet aantoonbaar

0

Competenties

• Plannen en organiseren: Een breed implementatieplan vertalen naar een haalbare planning met mijlpalen.
• Resultaatgericht werken: Concrete producten opleveren binnen de afgesproken termijnen.
• Samenwerken: Effectief samenwerken met informatiespecialisten, functioneel beheer, juristen, CISO en archiefdienst.
• Overtuigingskracht: Draagvlak creëren voor nieuwe werkprocessen en archiefregels.
• Tactisch en bestuurlijk sensitief: Rekening houden met bestuurlijke en ambtelijke belangen.
• Analytisch vermogen: Wet- en regelgeving vertalen naar concrete eisen voor processen en systemen.
• Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid: Heldere beleidsstukken, procesbeschrijvingen en bestuurlijke adviezen opstellen.

Cv, motivatie en referenties

Curriculum vitae

• Maximaal 5 pagina's.
• Opgesteld in het Nederlands.
• Aanleveren als pdf.
• De relevante werkervaring moet expliciet worden beschreven.

Vermeld bij voorkeur per relevante opdracht:

• Opdrachtgever.
• Periode van uitvoering.
• Functie en verantwoordelijkheden.
• Specifieke ervaring met archiefwetgeving.
• Ervaring met projectleiding.
• Opgestelde beleidsdocumenten en procesbeschrijvingen.
• Ervaring met zaaksystemen, MDTO en DUTO.
• Gerealiseerde resultaten.

Motivatiebrief

• Maximaal 1 pagina, afzonderlijk van het cv.
• Toelichting op de geschiktheid voor de opdracht.
• Onderbouwing van relevante kennis, ervaring en competenties.

Referenties

Minimaal 2 referenten aanleveren, met per referent:

• Naam.
• Functie.
• Organisatie/opdrachtgever.

Voor een goed onderbouwde aanbieding is het daarnaast verstandig om per referentie te vermelden:

• Contactgegevens.
• Opdrachtperiode.
• Korte opdrachtomschrijving.
• Rol en verantwoordelijkheden van de kandidaat.
• Relevante resultaten.

Voorblad

• Maximaal 1 pagina, afzonderlijk van cv en motivatiebrief.

Organisatie en werkomgeving

Gemeente Gooise Meren bestaat uit Bussum, Naarden, Muiden en Muiderberg en telt ruim 60.000 inwoners.

De gemeentelijke organisatie heeft circa 450 medewerkers en kent een platte organisatiestructuur.

Gooise Meren werkt sinds 2016 digitaal en beschikt over verschillende systemen voor zaakgericht werken en archiefbeheer.

De projectleider begeleidt de organisatie bij het implementeren van de nieuwe Archiefwet en werkt daarbij samen met de regionale archiefdienst AGVS.