Job Description

WORKPLACE ADMINISTRATOR

CDD Juin à Décembre 2026 H/F

QUI SOMMES-NOUS ?

Reconnue comme la première entreprise de cosmétiques fondée au Japon, et classée au 8ème rang mondial des groupes de beauté, Shiseido incarne l’excellence absolue dans le domaine des soins, du maquillage et des parfums. La réputation de l’entreprise, fondée en 1872, s’appuie sur plus de 150 ans de recherche et d’innovation au service de la Beauté.

Les marques du Groupe sont aujourd’hui distribuées dans plus de 120 pays et régions. Shiseido emploie environ 33 000 collaborateurs de près de 100 nationalités et a généré un chiffre d’affaires de 6,7 milliards d’euros en 2024.

Guidés par la mission de l’entreprise « Beauty Innovations for a Better World », les collaborateurs de Shiseido sont animés par des valeurs qui illustrent son héritage unique : « People First », « Diversity », « Art & Science », « Japanese », « Uncompromising Quality » et « Omotenashi ».

Shiseido EMEA, basé à Neuilly-sur-Seine, couvre les activités mondiales des marques de parfum Issey Miyake, Narciso Rodriguez, Zadig&Voltaire, Max Mara, Shiseido Fragrances et Serge Lutens ; de la marque de soin Gallinée ; ainsi que les activités et la distribution régionale de plusieurs marques du Groupe : Clé de Peau Beauté, Docteur Dennis Gross, Drunk Elephant, NARS, Shiseido Ginza Tokyo et Tory Burch. La région compte également un centre d’innovation européen (EIC) dédié à la recherche et au développement ainsi que 2 sites de production basés dans le Loiret.

ORGANISATION :

• Type de contrat : CDD Mi Juin à fin Décembre 2026
• Lieu de Travail : Neuilly sur Seine
• Statut : Agent de Maitrise

MISSIONS :

• Gestion de la flotte automobile : 140 voitures avec un fleeter (Traxall) et 2 loueurs (Alphabet et Arval) : Gestion quotidienne, vie du véhicule, amendes, commandes, livraisons, sinistres, convoyages, catalogue automobile, cartes essence, badges télépéage, gestion du parking, production d’attestations, communication des avantages en nature mensuels, calcul et validation des avenants, aide à la configuration des véhicules (directeurs), production d’états de parc pour le service RH, gestion des pneus, rédaction et mise à jour de la car policy, formations conduite (à mettre en place), négociation des remises constructeurs, business review Traxall, assurances et loueurs

• Gestion des navettes SAVAC pour les trajets collaborateurs entre Porte Maillot et le siège (matin et soir) : Informations diverses sur les trajets, les retards, et négociation du prix, taille de la navette, + en cours changement d’arrêts avec les achats. Remontée des chiffres de fréquentation

• Gestion des garde-meubles Homebox : Livraisons sur site (dans stock tampon), résiliations et commandes de box, mise à jour de l’état de parc des box et recherche de solution pour manutentions, gestion du véhicule de prêt pour se rendre dans le centre Hombebox Colombes

• Rapport environnemental annuel : Reporting des données eau, gaz, électricité, déchets, consommation papier, essence, etc. (1x dans l’année entre Octobre et décembre) en lien avec les différents fournisseurs et services internes

• Gestion des machines à café et des fontaines à eau Brita : Suivi et commande des réparations, suivi et commandes de consommables (thé en lien avec la société de propreté, bouteilles de CO₂ pour les fontaines), validation des factures et demandes de PO

• Commandes de fournitures pour le siège : Papeterie et petit mobilier avec les assistantes de direction et l’office support, validation des factures et demande de PO

• Gestion de la numérisation des documents (RH, comptabilité, etc.) dans le cadre de la politique zéro papier. Lien entre la société et les services concernés

• Gestion du barista : Suivi des chiffres à remonter (consommation, fréquence)

COMPETENCES :

Organisation et gestion des priorités.

Gestion de projet et coordination multi-interlocuteurs.

Relation fournisseurs et négociation.

Analyse et reporting (environnement, flotte auto, indicateurs divers).

Résolution de problèmes et gestion d’imprévus opérationnels.

Maîtrise des outils bureautiques et plateformes internes.

Communication claire et professionnelle (interne et externe).