Job Description

Aufgaben

Mit Leidenschaft und Verantwortung unsere Zukunft gestalten!

Dein Impact für unser Zukunftswerk Köln

Als Verwaltungsreferent*in (m/w/d) übernimmst du eine wichtige Rolle in unserem Zukunftswerk: Du hältst Finanzen, Personal, Verträge und Infrastruktur im Blick – und sorgst gemeinsam mit der Zukunftswerksleitung dafür, dass Prozesse, Compliance und interne Zusammenarbeit auf Top-Niveau laufen.

Starttermin: ab sofort

Arbeitsort: Köln

Arbeitszeitmodell: Vollzeit mit 39 Stunden in der Woche

Vertragsdetails

Was sind deine Aufgaben?

• Unterstützung bei der Erstellung von Wirtschaftsplänen, Forecast und Kalkulationen inkl. Mitwirkung an regelmäßigen Reporting
• Erhebung von Soll-Ist-Daten, Analyse von Abweichungen und Fluktuation, Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen und Abstimmung mit Controlling und Zukunftswerksleitung
• Prüfung eingehender Rechnungen, Klärung mit Dienstleistern, Kontierung sowie fristgerechte Belegweiterleitung und Klärung offener Posten
• Ordnungsgemäße Führung der Barkasse, Belegsammlung sowie Sicherstellung fristgerechter und qualitativ hochwertiger Kassenabgaben
• Stepnova-Reporting inkl. Kommentierung und Abweichungsanalyse, Mitwirkung bei Ausschreibungen/Vergaben inkl. Konzeptentwicklung sowie Erstellung/ Bearbeitung von Abrechnungsunterlagen
• Teilnahme an Gesprächen, Aufbereitung von Bewerbungen/Gesprächsergebnissen für Entscheidungen; Weitergabe von Vertragsdaten an die Personalabteilung, Pflege der Personalakten und Meldungen zu Ein-/Austritt/Änderungen inkl. dokumentierter Bearbeitung sensibler Personalsachverhalte
• Verwaltung der Zukunftswerkverträge inkl. Fristen- und Terminkontrolle; Koordination von Dienstleistern/Maklern; Mitwirkung bei IT-Beschaffung und technischen Rollen-/Rechteanforderungen; Projektsteuerung bei baulichen Maßnahmen
• Dokumentation und Maßnahmenverfolgung in Arbeitssicherheit/Gesundheitsschutz; Umsetzung von Datenschutz/ Datensicherheit inkl. Protokollierung und Trainingsnachverfolgung; Prozesssteuerung/-optimierung und QM-Dokumentation inkl. Prüfungsunterlagen; Schnittstellen- und Informationsmanagement zur Zentrale sowie Organisation und Durchführung der Leitungskonferenz

Qualifikationen

Womit punktest du bei uns?

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder mehrjährige Berufserfahrung in relevanten Tätigkeiten des Verwaltungsmanagements
• Sehr gutes Zahlenverständnis
• Erste Erfahrung im Bereich Controlling, Reporting und Wirtschaftsplanung sind von Vorteil
• Kenntnisse in Buchhaltungsprozessen
• Hohe Verlässlichkeit im Fristen- und Terminmanagement
• Gutes Verständnis für Datenschutz/Datensicherheit, Arbeitsschutz und konsequente Nachverfolgung
• Starke Kommunikationsfähigkeit
• Selbstständige, strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise
• Mobilität sowie gute MS Office-Kenntnisse (Excel, Word, Power Point)
• Erste Kenntnisse in den Bereichen Offene Ganztagsschule, Inklusionsbegleitung, Übermittagsbetreuung oder im Bereich der Arbeitsmarktdienstleistungen sind von Vorteil
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung

Wir bitten um einen Nachweis bei entsprechenden Qualifikationen. Nutze auf unserer Karriereseite das Dokumentenfeld „Andere“.

Benefits

Das bieten wir dir!

• Attraktive Vergütung zuzüglich einer jährlichen Sonderzuwendung sowie Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen, Kinderzuschlag und Jubiläumszuwendungen
• 31 Tage Jahresurlaub bei einer 5-Tagen-Woche, zusätzlich frei an Heiligabend, Silvester und an Rosenmontag
• Betriebliche Altersvorsorge
• Möglichkeit zum Erwerb eines vergünstigten Deutschlandticket als Jobticket
• Zuschuss zum Firmenfitness mit Wellpass sowie zum Jobrad
• Individuelle Angebote zur Fort- und Weiterbildung

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.