Job Description

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE

Le Secrétaire de direction H/F sera sous la supervision du Directeur général.

MISSIONS, RESPONSABILITE ET PRINCIPALES FONCTIONS

Secrétaire de direction H/F

Administratives

• Assurer la fonction d'Office Manager :
• La gestion de toute l'intendance du bureau ;
• Assurer le secrétariat comptable et administratif (gestion du petit personnel, bulletins
• de paie, tenue de la caisse et de la petite comptabilité, relations avec la banque, relations avec le cabinet comptable etc.) ;
• Accomplissement de toutes tâches administratives ou réglementaires requises.
• Assurer l'interface entre la Direction et les fournisseurs de l'organisation ;
• Assurer la gestion des installations du siège social de l'entreprise ;
• Planification des réunions, rendez-vous et événements. ;
• Traitement des courriers électroniques, courriers, et autres communications ;
• Etablissement des rapports d'activité ;
• Réception et transfert des appels, prise de messages ;
• Commandes et suivis des fournitures de bureau nécessaires.

Comptables

• Assurer l'assistance administrative et faire la liaison entre les différents services, y compris le personnel domestique, si nécessaire ;
• Collecte, vérification et traitement des notes de frais des employés ;
• Vérification et paiement des factures, gestion des échéances ;
• Suivi des dépenses liées aux activités du personnel ;
• Comparaison des transactions bancaires avec les enregistrements comptables ;
• Collecte des données financières pour la préparation de rapports ;
• Collaboration avec le service comptable externe pour des tâches liées à la paie ;
• Interaction avec les comptables externes ;
• Organisation des documents financiers de manière ordonnée.

LOCALISATION

• Le poste est basé à Abidjan en Côte d'Ivoire.

FORMATION

• Bac +3 en Management ou Comptabilité ou Administration ou Gestion économique ;
• Justifier 3 à 5 ans d'expérience minimum dans une position similaire.

EXPERTISE SAVOIR-FAIRE, COMPETENCES ET QUALITES RECHERCHEES

• Expertise, savoir- faire, compétence et qualités recherchées ;
• Expérience avérée en tant que secrétaire de Direction ;
• Expérience avérée dans un département comptable ou dans l'accomplissement de tâches comptables ;
• Connaissance des systèmes et des procédures de gestion de bureau ;
• Excellentes compétences organisationnelles et en gestion du temps ;
• Parfaite connaissance des outils, solutions et applications de bureau (pack office) ;
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à hiérarchiser la charge de travail quotidienne ;
• Excellentes compétences de communication orale et écrite ;
• Excellente maîtrise du français ;
• Être proactif et enthousiaste à l'idée d'obtenir des résultats probants ;
• Capacité à trouver rapidement une solution pour répondre aux attentes de son employeur ;
• Capacité à gérer la confidentialité et une grande discrétion afin de garder secrètes les informations sensibles au sujet de l'entreprise et de son employeur.