Job Description

RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE

Le poste de Secrétaire administratif - H/F sera rattaché au Directeur Général.

MISSIONS, RESPONSABILITÉS ET PRINCIPALES FONCTIONS

Les principales missions du titulaire du poste se résument aux tâches suivantes :

Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e- mails, congés) ;

Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques ;

Accueillir physiquement les rendez-vous ;

Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques) ;

Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus ;

Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information) ;

Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire ;

Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer ;

Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting) ;

Gérer les notes de frais ;

Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons ;

Assurer le suivi des conditions d'exécution d'un contrat ;

Être le support ponctuel à l'administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL).

LOCALISATION

Le poste est basé à Abidjan en Côte d'Ivoire.

FORMATION

Être titulaire d'un Bac +2/3 en assistanat de direction/manager, en gestion administrative ou équivalent ;
Justifier d'au moins 3 années d'expérience professionnelle à un poste similaire.

EXPERTISE SAVOIR-FAIRE, CONNAISSANCES ET QUALITÉS
RECHERCHÉES

Secrétaire administratif - H/F

Maîtriser le pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) ;
Maîtriser l'utilisation des outils collaboratifs et de communication (Internet,
messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise) ;
Avoir de bonnes connaissances en gestion administrative ;
Être dynamique et polyvalent ;
Savoir prendre les initiatives ;
Être discret, réactif et autonome ;
Être organisé et rigoureux ;
Avoir l'esprit de synthèse et d'analyse ;
Avoir une bonne aisance relationnelle ;
Avoir l'esprit d'équipe et avoir de bonnes capacités rédactionnelles ;
Être âgé entre 25 et 45 ans ;
Avoir un permis de conduire et savoir conduire est un avantage.