Job Description

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE

Le poste de Responsable Administratif et Financier H/F sera rattaché au Directeur Générale.

MISSIONS, RESPONSABILITE ET PRINCIPALES FONCTIONS

MISSIONS

Les principales missions du titulaire du poste se résument aux tâches suivantes :

• Piloter les activités des départements sous sa responsabilité en vue de leur permettre de répondre aux attentes de la Direction Générale ;
• Superviser les activités de contrôle comptable de l'institution, ainsi que les reporting réglementaires dans le but de fournir des services efficaces et d'atteindre les objectifs fixés ;
• Superviser les reporting internes et états de gestion issus du suivi budgétaire afin de permettre à l'institution d'être à jour ;
• Superviser et valider les règlements de factures fournisseurs afin d'effectuer ces règlements dans le respect des règles établies et des délais requis ;
• Participer à l'évolution du plan des comptes et des procédures de la Direction afin de présenter, aux organes de décision du Groupe, les programmes d'action de l'institution, objectifs à atteindre au cours de l'année et les résultats attendus.

RESPONSABILITES, PRINCIPALES FONCTIONS

Les responsabilités et principales fonctions du titulaire du poste se résument aux tâches suivantes :

Management d'équipe

• Encadrer les collaborateurs et les services en charge des activités financières et comptables ;
• Animer la fonction au travers des enjeux décidés, de l'évolution des collaborateurs et de la formation ;
• Recruter les collaborateurs, suivre leur potentiel afin d'optimiser leur progression, leur implication et leur comportement dans l'équipe ;
• Superviser l'équipe Comptable, Administrative, RH, IT.

Information financière

• Veiller à l'élaboration des analyses financières de synthèse de la société pour des usages internes et externes ;
• Élaborer le budget et le plan de l'entreprise en conformité avec les choix stratégiques de la direction générale ;
• Superviser l'élaboration des états financiers classique et Groupe (reporting, états de synthèse) dans le respect du référentiel local/groupe ;
• Être le garant de la fiabilité du reporting : préparer les résultats mensuels et trimestriels, analyser les écarts par rapport au budget ;
• Produire les états financiers destinés aux actionnaires, aux instances légales, piloter la communication financière ;

Concevoir et rédiger les commentaires concernant les résultats de l'entreprise.

Comptabilité

• Veiller à l'application des procédures locales et groupe et normes comptables : définir les modalités d'application puis veiller à l'application de ces normes et en analyser les conséquences fiscales ;
• Superviser l'ensemble des travaux comptables ;
• Proposer des améliorations de gestion en cas de failles dans la gestion comptable ;
• Veiller à la bonne tenue des audits comptables et financiers ;
• Valider les arrêtés comptables et les principaux choix en matière de clôture ;
• Valider les choix fiscaux avec les commissaires aux comptes et les auditeurs ;
• Déterminer et mettre en place la structure de l'organisation comptable ;
• Définir les calendriers des échéances légales et financières à respecter impérativement ;
• Étudier, faire évoluer et harmoniser le plan et les procédures comptables afin de garantir le traitement correct de toutes les opérations en conformité avec les éventuelles directives locales et du groupe ;
• Organiser les calendriers de clôtures mensuelles ou trimestrielles des comptes, bases de reporting d'activité de l'entreprise ;
• Mettre en place des procédures d'arrêtés de comptes trimestriels destinés à une information groupe.

Trésorerie

• Définir en collaboration avec le Directeur Général les conditions de paiement des clients et des fournisseurs ;
• Superviser l'ensemble des dépenses à travers la validation des processus liés aux bons de commandes, des bons de paiement fournisseurs (factures) ;
• Garantir la sécurité des flux financiers ;
• Anticiper les besoins en financement externes à court et moyen terme, élaborer les plans de financement, valider les budgets de trésorerie ;
• Analyser, avec le trésorier, les suivis de trésorerie et les écarts constatés par rapport aux prévisions ;
• Définir et suivre le budget, le plan de financement ;
• Garantir la sécurité des flux financiers ;
• Mettre en place l'outil de communication électronique avec les banques; pour disposer d'informations bancaires quotidiennes en toute sécurité ;
• Garantir la comptabilisation des écritures de banques ;
• Mettre en place des relations quotidiennes avec les établissements bancaires ;
• Participer aux négociations des conditions court terme.

Contrôle de gestion

• Définir les principales orientations des contrôles et indicateurs clés à mettre en place et le cadre du reporting destiné à la direction générale ;
• Contrôler et analyser les coûts induits de l'activité ;
• Mettre en place et améliorer les procédures de gestion et d'optimisation des flux d'information financière et en garantir la fiabilité.

Relations avec les commissaires aux comptes et les contrôleurs fiscaux

• Définir avec les commissaires aux comptes les plannings d'audit des comptes ;
• Justifier auprès des commissaires aux comptes et l'administration fiscale les écritures d'inventaires et les principaux retraitements de clôtures des comptes.

Ressources Humaines

• Exercer une veille sur l'ensemble des obligations légales liées à la gestion administrative du personnel, la paie, les obligations légales ;
• Dialoguer en permanence avec les salariés, les partenaires sociaux et les instances représentatives du personnel, répondre à leurs questions, participer aux chantiers RH, préparer les accords sociaux ;
• Veiller au respect du code du travail et du règlement intérieur de l'entreprise (respect des horaires, tenue vestimentaire...) ;
• Appliquer la réglementation de la convention collective, des accords d'entreprise ;
• Assurer et suivre l'ensemble des process de gestion des temps (absentéisme, présentéisme des salariés), gérer les incidences et les mesures disciplinaires.

Autres

• Superviser l'élaboration ou l'établissement de toutes les déclarations fiscales ;
• Assurer le suivi des obligations juridiques et fiscales ;
• Participer à l'élaboration des procédures internes de gestion ;
• Établissement des Tableaux de Bord de Gestion et indicateurs de suivi de l'activité ;
• Assurer l'intégrité du patrimoine (biens immobiliers, financiers) ;
• Assurer les relations avec les partenaires extérieurs.

LOCALISATION

• Le poste est basé à Abidjan en Côte d'Ivoire.

FORMATION

• Être titulaire d'un BAC+5 en Finance, Comptabilité, Banque, Audit, Contrôle de Gestion ;
• Justifier d'un minimum de 5 années d'expérience professionnelle à un poste similaire.

EXPERTISE SAVOIR-FAIRE, COMPÉTENCES

Responsable Administratif et Financier H/F

SAVOIRS

• Règlementation fiscale et comptable ;
• Contrôle interne et Audit ;
• Contrôle de gestion ;
• Management transversal et hiérarchique des équipes ;
• Analyse des risques financiers ;
• Gestion comptable ;
• Analyse financière ;
• Normes comptables International Financial Reporting Standards (IFRS) ;
• Comptabilité générale ;
• Comptabilité analytique ;
• Fiscalité ;
• Droit des sociétés ;
• Droit du travail ;
• Compétences juridiques : connaissance très précise des obligations légales liée à la gestion du personnel ;
• Droit des affaires ;
• Audit financier ;
• Stratégie financière.

SAVOIR-FAIRE

• 
  Produire et Analyser des états comptables ;
• 
  Produire des reportings financiers ;
• 
  Réaliser des analyses financières, budgétaires ;
• Être capable de communiquer (lire, écrire et parler) en anglais ;
• 
  Superviser les procédures de gestion financière ;
• 
  Superviser les procédures de gestion administrative ;
• 
  Élaborer et présenter un budget prévisionnel ;
• 
  Effectuer des ajustements budgétaires ;
• Suivre l'évolution des résultats financiers ;
• 
  Élaborer des recommandations ;
• 
  Contrôler la gestion de la trésorerie ;
• 
  Superviser un audit ;
• 
  Superviser le contrôle de gestion ;
• 
  Superviser des fonctions administratives et financières ;
• 
  Coordonner et superviser la gestion du patrimoine mobilier et immobilier.

SAVOIR-ETRE

• 
  Rigueur ;
• 
  Honnêteté ;
• 
  Capacité d'analyse et de synthèse ;
• 
  Réactivité ;
• 
  Dynamisme ;
• 
  Discrétion ;
• 
  Pragmatisme ;
• 
  Capacité de négociation ;
• 
  Capacités d'organisation, d'adaptation et de réactivité ;
• 
  Anticipation ;
• 
  Disponibilité ;
• 
  Leadership ;
• 
  Communication ;
• 
  Planification ;
• 
  Organisation - personnelle et collective ;
• 
  Délégation ;
• Prise de décision ;
• 
  Intelligence émotionnelle.