Job Description

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE

Le poste d' Executive Assistant Senior sera rattaché au Fondateur / Managing Partner.

MISSIONS

Les principales missions du titulaire du poste se résument aux tâches suivantes :

• Réduire la charge cognitive du dirigeant ;
• Filtrer le bruit et faire remonter les signaux importants ;
• Anticiper les besoins avant qu'ils ne soient exprimés ;
• Imposer structure, cadre et suivi ;
• Garantir qu'aucun élément critique ne soit perdu entre fuseaux horaires, équipes ou parties prenantes.

RESPONSABILITE ET PRINCIPALES FONCTIONS

Les principales fonctions et responsabilité du titulaire du poste se résument aux tâches suivantes :

Support exécutif & stratégique

• Gérer un agenda complexe multi-fuseaux horaires avec autorité pour prioriser, bloquer et reprogrammer ;
• Préparer des briefs pré-réunion concis et des comptes rendus structurés post- réunion ;
• Suivre décisions, engagements et actions à travers toutes les initiatives de l'entreprise ;
• Maintenir une vision continue des priorités du dirigeant et des contraintes Évolutives.

Contrôle d'accès & gestion du bureau

• Gérer l'accès physique au dirigeant et organiser le flux sur site ;
• Décider qui bénéficie d'un accès immédiat ou différé ;
• Préparer les salles de réunion, documents et contextes décisionnels en amont ;
• Gérer les transitions entre réunions pour éviter surcharge ou imprévus ;
• Interrompre ou conclure discrètement des réunions si nécessaire.

Gestion des décisions & priorités

• Opérer selon un cadre clair de délégation décisionnelle :

- Décider de manière autonome lorsque autorisé ;

- Décider et informer lorsque approprié ;

- Préparer des options structurées avec analyse des compromis pour décision exécutive ;

- Escalader immédiatement les urgences réelles.

• Conduire des revues hebdomadaires de priorités transverses ;
• Identifier activement les fausses urgences et protéger la concentration du Dirigeant.

Coordination & opérations business

• Servir d'interface principale entre le dirigeant et :

- Chefs de projet ;

- Consultants ;

- Avocats, banquiers et comptables ;

- Parties prenantes institutionnelles, gouvernementales et stratégiques.

• Organiser et maintenir contrats, propositions, présentations, MOUs, mandats et NDAs ;
• Structurer le suivi des tâches selon le modèle : Qui / Quoi / Pourquoi / Comment / Quand.

Gestion du capital relationnel & des partenaires

• Maintenir un suivi dynamique des relations incluant :

- Investisseurs, partenaires et parties prenantes clés ;

- Importance stratégique et contexte actuel ;

- Dernière interaction et prochaine action requise.

• Garantir des relances en temps voulu et protéger la réputation de manière proactive ;
• Identifier les projets de l'entreprise prêts à être présentés versus en développement.

Logistique personnelle & protection de capacité

• Coordonner voyages, visas, hébergements, chauffeurs et itinéraires ;
• Protéger l'énergie du dirigeant par un séquençage intelligent des réunions ;
• Imposer des temps tampons autour des déplacements et périodes intensives ;
• Surveiller les signaux de surcharge et intervenir de manière proactive.

Système de connaissance & mémoire institutionnelle

• Maintenir un système interne vivant incluant :

- Modèles et réponses standard ;

- Formats préférés et cadres décisionnels ;

- Mémoire institutionnelle des projets de l'entreprise.

• Assurer cohérence entre communications, documents et exécution.

Discrétion, confidentialité & discernement

• Gérer des sujets sensibles personnels, financiers et stratégiques avec discrétion ;
• Faire preuve d'intelligence situationnelle (savoir quand rester présent et quand se retirer) ;
• Contrôler les flux d'information physiques et verbaux au sein du bureau.

LOCALISATION

Le poste est basé à Kolwezi, République Démocratique du Congo.

FORMATION

• Minimum 5 ans auprès de dirigeants, fondateurs ou décideurs seniors ;
• Capacité démontrée à évoluer dans des environnements complexes et exigeants ;
• Organisation exceptionnelle et sens du suivi ;
• Excellentes capacités de communication écrite et orale ;
• Forte autonomie et jugement sûr ;
• Anglais et français courants (obligatoire).

EXPERTISE SAVOIR-FAIRE, QUALITES RECHERCHES

COMPETENCES TECHNIQUES

• Jugement élevé, ego maîtrisé ;
• Esprit naturellement structuré ;
• Calme sous pression ;
• Proactivité et capacité d'anticipation ;
• Loyauté, discrétion et absence de dramatisation.

Date limite de dépôt des candidatures : 08/06/2026