Job Description

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE

• Le poste d' Executive assistant senior - H/F sera rattaché au Fondateur / Managing Partner.

MISSIONS, RESPONSABILITE ET PRINCIPALES FONCTIONS

Les principales missions du titulaire du poste se résument aux tâches suivantes :

Executive assistant senior -H/F

Les principales missions du titulaire du poste se résument à la tache suivante :

• Réduire la charge cognitive du dirigeant;
• Filtrer le bruit et faire remonter les signaux importants;
• Anticiper les besoins avant qu'ils ne soient exprimés;
• Imposer structure, cadre et suivi;
• Garantir qu'aucun élément critique ne soit perdu entre fuseaux; horaires, équipes ou parties prenantes.

Support exécutif & stratégique

• Gérer un agenda complexe multi-fuseaux horaires avec autorité pour prioriser, bloquer et reprogrammer;
• Préparer des briefs pré-réunion concis et des comptes rendus structurés post- réunion;
• Suivre décisions, engagements et actions à travers toutes les initiatives de l'entreprise;
• Maintenir une vision continue des priorités du dirigeant et des contraintes Évolutives.

Contrôle d'accès & gestion du bureau

• Gérer l'accès physique au dirigeant et organiser le flux sur site;
• Décider qui bénéficie d'un accès immédiat ou différé;
• Préparer les salles de réunion, documents et contextes décisionnels en amont;
• Gérer les transitions entre réunions pour éviter surcharge ou imprévus;
• Interrompre ou conclure discrètement des réunions si nécessaire.

Gestion des décisions & priorités

• Opérer selon un cadre clair de délégation décisionnelle :
• Décider de manière autonome lorsque autorisé;
• Décider et informer lorsque approprié;
• Préparer des options structurées avec analyse des compromis pour décision exécutive;
• Escalader immédiatement les urgences réelles;
• Conduire des revues hebdomadaires de priorités transverses;
• Identifier activement les fausses urgences et protéger la concentration du Dirigeant.

Coordination & opérations business

• Servir d'interface principale entre le dirigeant;
• Chefs de projet;
• Consultants;
• Avocats, banquiers et comptables;
• Parties prenantes institutionnelles, gouvernementales et stratégiques;
• Organiser et maintenir contrats, propositions, présentations, MOUs, mandats et NDAs;
• Structurer le suivi des tâches selon le modèle : Qui / Quoi / Pourquoi / Comment / Quand.

Gestion du capital relationnel & des partenaires

• Maintenir un suivi dynamique des relations incluant :
• Investisseurs, partenaires et parties prenantes clés;
• Importance stratégique et contexte actuel;
• Dernière interaction et prochaine action requise;
• Garantir des relances en temps voulu et protéger la réputation de manière proactive;
• Identifier les projets de l'entreprise prêts à être présentés versus en développement.

Logistique personnelle & protection de capacité

• Coordonner voyages, visas, hébergements, chauffeurs et itinéraires;
• Protéger l'énergie du dirigeant par un séquençage intelligent des réunions;
• Imposer des temps tampons autour des déplacements et périodes intensives;
• Surveiller les signaux de surcharge et intervenir de manière proactive.

Système de connaissance & mémoire institutionnelle

• Maintenir un système interne vivant incluant :
• 
  Modèles et réponses standard;
• 
  Formats préférés et cadres décisionnels;
• 
  Mémoire institutionnelle des projets de l'entreprise;
• Assurer cohérence entre communications, documents et exécution.

Discrétion, confidentialité & discernement

• Gérer des sujets sensibles personnels, financiers et stratégiques avec discrétion;
• Faire preuve d'intelligence situationnelle (savoir quand rester présent et quand se retirer);
• Contrôler les flux d'information physiques et verbaux au sein du bureau.

LOCALISATION

• Le poste est basé à Kolwezi, République Démocratique du Congo.

FORMATION

• Minimum 5 ans auprès de dirigeants, fondateurs ou décideurs seniors;
• Capacité démontrée à évoluer dans des environnements complexes et exigeants;
• Organisation exceptionnelle et sens du suivi;
• Excellentes capacités de communication écrite et orale;
• Forte autonomie et jugement sûr;
• Anglais et français courants (obligatoire).

EXPERTISE SAVOIR-FAIRE, QUALITES RECHERCHES

• Jugement élevé, ego maîtrisé;
• Esprit naturellement structuré;
• Calme sous pression;
• Proactivité et capacité d'anticipation;
• Loyauté, discrétion et absence de dramatisation.

DATE LIMITE DE DÉPÔT DE CANDIDATURE: 18/05/2026