Job Description

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE

Le poste d' Assistant de Direction sera rattaché à la Direction Générale.

MISSIONS, RESPONSABILITE ET PRINCIPALES FONCTIONS

Les principales missions du titulaire du poste se résument aux tâches suivantes :

Gestion administrative

• Gérer le courrier, les emails, appels et communications de la Direction ;
• Rédiger, relire et mettre en forme courriers, notes internes, rapports et documents administratifs ;
• Assurer le classement et l'archivage physique et numérique des dossiers ;
• Préparer les documents nécessaires pour les réunions, rendez-vous et présentations.

Gestion de l'agenda et organisation

• Tenir à jour l'agenda de la Direction ;
• Organiser les réunions ;
• Organiser les déplacements professionnels ;
• Assurer le suivi des échéances et rappels importants.

Coordination interne

• Faire le lien entre la Direction et les équipes internes ;
• Assurer la circulation de l'information administrative entre les services ;
• Suivre l'exécution des décisions prises lors des réunions ;
• Participer à l'organisation d'évènements internes.

Accueil et interface

• Accueillir les visiteurs, clients, partenaires, fournisseurs ;
• Filtrer les appels et gérer les prises de rendez-vous ;
• Représenter la Direction avec professionnalisme et courtoisie.

LOCALISATION

Le poste est basé à Abidjan, Cote d'Ivoire.

FORMATION

• Être titulaire au minimum d'un un Bac + 2 en Secrétariat, Gestion administrative, Assistanat de direction ou équivalent ;
• Justifier d'un minimum de 5 années d'expérience professionnelle à un poste similaire.

EXPERTISE SAVOIR-FAIRE, QUALITES RECHERCHES

Compétences techniques

• Bonne connaissance des outils informatiques ;
• Excellente expression écrite et orale ;
• Compétences en organisation administrative et gestion de l'information ;
• Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion documentaire.

Compétences comportementales

• Sens de l'organisation, rigueur et discrétion ;
• Aisance relationnelle et sens du service ;
• Autonomie et capacité d'anticipation ;
• Capacité à travailler dans l'urgence et à gérer plusieurs tâches à la fois ;
• Loyauté, confidentialité et professionnalisme.