Job Description

RATTACHEMENT HIERACHIQUE

Le poste d' Archiviste sera rattaché à la Direction Générale

MISSIONS, RESPONSABILITE ET PRINCIPALES FONCTIONS

MISSIONS

La principale mission du titulaire du poste se résume aux tâches suivantes :

• Collecter, classer, conserver, gérer et valoriser les documents produits ou reçus par l'organisme, dans le respect des obligations légales et réglementaires. Il veillera à la bonne conservation des documents physiques et numériques, et facilitera leur consultation par les services internes et les publics autorisés.

RESPONSABILITE ET PRINCIPALES FONCTIONS

Les responsabilités et principales fonctions du titulaire du poste se résument aux tâches suivantes :

Collecte et tri des documents

• Identifier les documents à archiver auprès des différents services ;
• Appliquer les règles de tri, de conservation et d'élimination en fonction des durées légales ;
• Organiser les versements et les éliminations en collaboration avec les services producteurs.

Classement et gestion des fonds

• Décrire, classer et indexer les archives selon des normes professionnelles ;
• Assurer la traçabilité des documents et mettre à jour les bases de données documentaires ;
• Gérer les espaces de stockage physique et/ou les systèmes d'archivage électronique.

Conservation et sécurisation

• Veiller à la bonne conservation matérielle des documents (conditions de température, sécurité) ;
• Participer à la mise en œuvre de la politique de conservation préventive et curative ;
• Garantir la confidentialité et l'intégrité des données archivées.

Communication et valorisation

• Organiser l'accès aux archives : traitement des demandes, préparation des consultations, encadrement des recherches ;
• Participer à des actions de valorisation du patrimoine archivistique (expositions, publications, numérisation) ;
• Sensibiliser les services internes à la gestion documentaire et aux bonnes pratiques d'archivage.

Veille et conformité

• Assurer une veille juridique sur les obligations réglementaires liées aux archives ;
• Collaborer avec le service juridique sur les questions de données sensibles.

LOCALISATION

Le poste est basé à Abidjan en Côte d'Ivoire.

FORMATION

• Être titulaire d'un Bac +3/4/5 en archivage à l'INSAAC ;
• Une première expérience en gestion d'archives (emploi) est souhaitée ;
• Expérience en archivage électronique ou en administration d'outils GED (Gestion Électronique de Documents) est un plus.

EXPERTISE SAVOIR-FAIRE, COMPETENCES

COMPETENCES

• Maîtrise des normes et règles de gestion des archives publiques ou privées ;
• Connaissance des outils informatiques liés à l'archivage (bases de données, logiciels de GED, SAE) ;
• Bonne compréhension des enjeux juridiques (droit des archives, propriété intellectuelle, RGPD).

QUALITES

• Rigueur, méthode et sens de l'organisation ;
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité ;
• Esprit d'analyse et de synthèse ;
• Capacité à travailler en autonomie et en équipe.