Job Description

Travel Office Specialist

Ricerchiamo una figura con esperienza in ruoli di Travel Office, Executive Support, Office Management o similari, da inserire all'interno della nostra organizzazione.

La risorsa, inserita nel dipartimento Travel Office & General Services, fornirà supporto operativo e organizzativo al management e alle diverse funzioni aziendali, occupandosi della pianificazione e del coordinamento di viaggi, eventi, meeting e altre attività organizzative e gestionali.

Il ruolo richiede una persona autonoma, dinamica e affidabile, con ottime capacità organizzative, relazionali e analitiche, in grado di gestire contemporaneamente attività e progetti diversi, garantendo precisione, riservatezza ed efficienza.

Principali responsabilità

• Organizzazione e coordinamento di viaggi aziendali, trasferte, voli, hotel e trasferimenti.
• Pianificazione e gestione di eventi aziendali, meeting, convention e incontri con stakeholder interni ed esterni.
• Supporto operativo e organizzativo a figure manageriali e alle diverse funzioni aziendali.
• Coordinamento delle attività logistiche e organizzative legate alla vita aziendale.
• Gestione dei rapporti con fornitori, agenzie e partner esterni.
• Monitoraggio dei costi, gestione dei budget e predisposizione di report e analisi.
• Supporto nella gestione di attività e progetti trasversali, assicurando il rispetto delle tempistiche e delle priorità.
• Individuazione di soluzioni organizzative e operative volte a migliorare l'efficienza dei processi.

Requisiti richiesti

• Almeno 5 anni di esperienza in ruoli analoghi (Travel Office, Executive Assistant, Office Management, Event Coordination o Operations Support).
• Ottima padronanza di Microsoft Excel e degli strumenti di intelligenza artificiale generativa, tra cui Microsoft Copilot e ChatGPT.
• Ottima conoscenza della lingua inglese.
• Spiccate capacità organizzative, analitiche e di pianificazione.
• Ottime capacità comunicative e relazionali, con attitudine alla gestione di stakeholder interni ed esterni.
• Capacità di lavorare sotto pressione, gestendo più attività contemporaneamente, definendo priorità e rispettando le scadenze.
• Autonomia operativa, precisione e riservatezza.
• Flessibilità, proattività e ottime capacità di problem solving.
• Disponibilità a trasferte.