Job Description

Contrat à durée déterminée (CDD) de 12 mois.

Coordonnateur(trice) à la formation

Vertex Technologies Canada Inc. (VTCI) est à la recherche d’un(e) coordonnateur(trice) à la formation pour soutenir les programmes et événements d’apprentissage. La personne choisie sera responsable de la planification, de la coordination et de l’exécution de toute la logistique liée aux événements de formation appuyés par VTCI. Le candidat idéal développera facilement des relations de confiance avec les membres de l’équipe et les clients, saura s’adapter à l’évolution des besoins d’affaires et possédera d’excellentes compétences en communication. Le souci du détail, l’organisation et la gestion du temps sont également essentiels au succès dans ce rôle.

Résumé du poste

Poste intermédiaire responsable de la coordination complète et autonome des activités de formation. Soutien offert aux unités clients, fournisseurs et équipes internes pour assurer une prestation fluide et une amélioration continue.

Responsabilités principales

• Coordonner toute la logistique des formations : horaires, matériel, salles, communication avec les formateurs.
• Maintenir les catalogues de formation et mettre à jour le contenu des sites Web/MMP.
• Inscrire les participants, suivre la présence et répondre aux questions.
• Compiler les évaluations et produire des rapports pour les parties prenantes.
• Suivre mensuellement le MFA des participants et réaliser des sondages ponctuels.
• Assurer le suivi de la conformité des formations, des indicateurs de performance des fournisseurs et de la documentation.
• Proposer des améliorations aux processus pour accroître l’efficacité.
• Participer à des initiatives et projets internes liés à la formation.
• Autres tâches connexes.

Attentes

• Travaille de manière autonome sous supervision modérée.
• Assure l’exactitude, la rapidité et la qualité des tâches de coordination.
• Commence à fournir des conseils informels aux collègues moins expérimentés si nécessaire.

Compétences requises

• 1 à 2 ans d’expérience en coordination de formation, soutien administratif, logistique d’événements ou rôles similaires.
• Capacité à suivre des processus établis et à travailler de manière autonome ou en équipe avec peu de supervision.
• Expérience dans un environnement d’amélioration continue — capacité à identifier les problèmes et proposer des solutions.
• Maîtrise de la suite MS Office (niveau intermédiaire requis pour Excel, Outlook, Word et PowerPoint).
• Excellentes compétences en service à la clientèle et relations interpersonnelles.
• Excellentes compétences en communication professionnelle en français et en anglais (oral et écrit).
• Expérience dans la création et l’analyse de rapports.
• Aptitude à gérer les priorités et à respecter les délais.

Formation requise

Baccalauréat en administration des affaires ou équivalent.

Atouts

• Expérience dans la planification d’événements (idéalement des événements de formation) pour des clients internes ou externes.
• Expérience avec les systèmes de gestion de l’apprentissage (LMS).
• Capacité à repérer des opportunités d’amélioration continue.
• Expérience en animation de formations ou en formation à l’utilisation d’outils/applications.

Informations complémentaires

• Ce poste est en présentiel, avec possibilité de travail hybride selon les besoins.
• Des heures supplémentaires, ainsi que du travail le soir ou la fin de semaine, peuvent être requis pour le montage ou démontage d’événements.
• La capacité à soulever jusqu’à 25 livres est essentielle.

***

Training Coordinator

Compétences requises

• 1 à 2 ans d’expérience en coordination de formation, soutien administratif, logistique d’événements ou rôles similaires.
• Capacité à suivre des processus établis et à travailler de manière autonome ou en équipe avec peu de supervision.
• Expérience dans un environnement d’amélioration continue — capacité à identifier les problèmes et proposer des solutions.
• Maîtrise de la suite MS Office (niveau intermédiaire requis pour Excel, Outlook, Word et PowerPoint).
• Excellentes compétences en service à la clientèle et relations interpersonnelles.
• Excellentes compétences en communication professionnelle en français et en anglais (oral et écrit).
• Expérience dans la création et l’analyse de rapports.
• Aptitude à gérer les priorités et à respecter les délais.

Formation requise

Baccalauréat en administration des affaires ou équivalent.

Atouts

• Expérience dans la planification d’événements (idéalement des événements de formation) pour des clients internes ou externes.
• Expérience avec les systèmes de gestion de l’apprentissage (LMS).
• Capacité à repérer des opportunités d’amélioration continue.
• Expérience en animation de formations ou en formation à l’utilisation d’outils/applications.

Informations complémentaires

• Ce poste est en présentiel, avec possibilité de travail hybride selon les besoins.
• Des heures supplémentaires, ainsi que du travail le soir ou la fin de semaine, peuvent être requis pour le montage ou démontage d’événements.
• La capacité à soulever jusqu’à 25 livres est essentielle.

This is a Temporary 12-month position.

Training Coordinator

Vertex Technologies Canada Inc. (VTCI) is looking for a Training Coordinator to support learning programs and events. The person who fills this position is responsible for the planning, coordination, and execution of all logistics support for learning events supported by VTCI. The ideal candidate for this position will build rapport with team members and customers quickly and easily, be flexible/adapt to changing business needs, and possess excellent business communication skills. Additionally, a successful candidate will possess exemplary attention to detail, organizational and time management skills.

Mid-level role responsible for independently managing end-to-end coordination of training activities. Supports client units, suppliers, and internal teams to ensure smooth delivery and continuous improvement.

Key Responsibilities

• Coordinate full logistics for course delivery: scheduling, materials, facilities, and instructor communication.
• Maintain course catalogues and update website/MMP content.
• Register participants, track attendance, and respond to inquiries.
• Collate evaluation data and produce reports for stakeholders.
• Track participant MFA monthly and conduct ad hoc surveys.
• Monitor training compliance, supplier KPIs, and QCPP documentation.
• Identify and suggest process improvements to enhance efficiency.
• Support training-related initiatives and internal projects.
• Other Job duties may be assigned

Expectations

• Works independently with moderate oversight.
• Ensures accuracy, timeliness, and quality in coordination tasks.
• Begins to provide informal guidance to junior staff when needed.

Required Skills

• 1 to 2 years of experience in training coordination, administrative support, event logistics, or similar roles.

• Able to follow defined processes, work independently or as a team
• Experience working in a continuous improvement environment - ability to identify potential issues, present them to management offering potential solutions to assist in mitigating risks and improve service delivery
• Must be proficient with all MS Office Suite applications and other standard office applications (minimally, intermediate using Excel, Outlook, Word and PowerPoint)
• Must possess excellent customer service and interpersonal skills
• Must possess excellent written and verbal business communication skills French and English
• Experience running reports to provide status updates to customers (set correct parameters, analyze the data for accuracy/issues, summarize data and format the report output for easy review)
• Ability to prioritize and self-manage work assignments in order to meet project deadlines, and cost expectations

Required Education

• Bachelor’s degree in Business Administration or equivalent.

Desired Skills

• Previous experience planning events (ideally training events) for internal and/or external customers
• Experience with business Learning Management Systems
• Ability to identify areas for continuous improvement in the work environment and processes
• Experience training customers to use applications or tools, and/or other facilitation experience

Additional Information

This is an on-site position, with possibility of hybrid work based on needs

• Overtime and work on weekends/evenings may be required for class set up/tear down and other event support
• Ability to lift up to 25 pounds is an essential function of this job