Job Description

PHẠM VI CÔNG VIỆC: Trợ lý Vận hành phụ trách các công việc trợ lý, hành chính, nghiệp vụ phòng ban và hỗ trợ Bộ phận Quản lý Bất động sản trong công tác điều phối cũng như phát triển kinh doanh tại khu vực phía Bắc.

Trợ lý Vận hành sẽ phối hợp chặt chẽ với các Giám đốc Quản lý và Trợ lý Giám đốc tại các dự án được quản lý nhằm nắm rõ đặc thù, tình trạng, nhân sự và thời hạn của từng dự án. Trợ lý Điều hành cũng phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác trong công ty.

Các nhiệm vụ bao gồm nhưng không giới hạn:

• Theo dõi hoạt động hằng ngày của dự án, kiểm soát chất lượng dịch vụ.
• Chuẩn bị bảng biểu, tài liệu liên quan đến hoạt động vận hành của dự án theo chỉ đạo của Trưởng bộ phận.
• Quản lý và lưu trữ tài liệu liên quan đến hoạt động của phòng ban và các dự án.
• Tổng hợp thông tin, các số liệu của toàn bộ các Dự án và làm báo cáo tổng hợp khi được yêu cầu
• Soạn thảo hợp đồng và phụ lục hợp đồng phục vụ việc gia hạn hoặc kéo dài thời hạn hợp đồng.
• Soạn thảo Phụ lục Hợp đồng cho các thay đổi tại Dự án
• Soạn thảo Thanh lý Hợp đồng cho các Dự án dừng Hợp đồng.
• Soạn thảo tài liệu, thư thông báo và phản hồi cho chủ đầu tư, khách hàng.
• Rà soát nội dung báo cáo tư vấn, chỉnh sửa trước khi gửi cho Chủ đầu tư, Khách hàng. Theo dõi việc thực hiện các nội dung của các báo cáo tư vấn và phối hợp với các bộ phận để đảm bảo hoàn thành đúng hạn theo yêu cầu tại Hợp đồng.
• Hỗ trợ công tác tuyển dụng theo yêu cầu của Quản lý; xây dựng quy trình quản lý và vận hành cho các dự án mới.
• Thực hiện thủ tục thanh toán hàng tháng và chăm sóc khách hàng trong các sự kiện của phòng ban.
• Tổ chức, sắp xếp các cuộc họp của Ban Lãnh đạo khi được yêu cầu, theo dõi việc thực hiện các nội dung sau cuộc họp và đảm bảo hoàn thành các mục tiêu của phòng ban đúng tiến độ.
• Lập kế hoạch, chuẩn bị và điều phối việc tặng quà đối tác trong các dịp đặc biệt (sự kiện, sinh nhật, lễ, Tết, Trung thu...), đảm bảo phù hợp với ngân sách, hình ảnh và chính sách của Công ty.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp trên.

Yêu cầu:

• Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính và trợ lý.
• Có kỹ năng viết, chuẩn bị tài liệu và quản lý hồ sơ tốt.
• Kỹ năng viết và giao tiếp tốt bằng tiếng Việt và tiếng Anh.
• Có tinh thần làm việc nhóm, cẩn thận, khả năng nắm bắt công việc tốt và hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn.
• Kỹ năng làm việc multitask