Job Description

• Público Objetivo:

Dirigido a todas las dependencias de EPM.

-Servidores/as de EPM con contrato a término indefinido, con una permanencia de dos (2) años en el cargo actual.

• Servidores/as de EPM con contrato a término fijo, con una permanencia de dos (2) años en el cargo actual.
• Servidores de EPM del Programa de Inclusión Laboral, con una permanencia en el cargo actual mínimo de seis (6) meses en el último año, previo a la fecha de publicación de la oferta de empleo.
• Exservidores/as de EPM que estuvieron vinculados al Programa de Inclusión Laboral mínimo por 1 año, cuya desvinculación sea menor o igual a dos (2) años, previo a la fecha de publicación de la oferta de empleo.
• Servidores/as que ocupen cargos de facilitador/facilitadora de soluciones.

**Si no perteneces a este público objetivo, te invitamos a revisar otras convocatorias en las cuales cumplas con todos los requisitos.

• Matrículas requeridas:
• Tarjeta y/o Matrícula Profesional
• Observaciones:

La sede de trabajo es en el municipio de Ituango

El cargo requiere desplazamiento a territorios donde EPM tiene presencia y podrá trabajar por fuera de la jornada laboral cuando la prestación del servicio lo requiera.

• Conocimientos requeridos:

Taxonomía (Gestión de activos)

Metodologías para gestión de activos

Gestión documental

Modelo de gestión documental y Administración de Archivos

Gestión de documentos físicos y digitales

Metodología para gestión de los procesos y sus elementos: Documentación, riesgos, indicadores, normograma, MEGA, ENTER

Elementos financieros en la administración de contratos

Administración de Contratos

Interventoría de contratos

Administración y gestoría técnica de contratos

FUNCIONES PRINCIPALES:

Gestión de abastecimiento

• Revisar completitud de las órdenes de compra y verificar el cumplimiento de requisitos.
• Determinar la fuente del bien/servicio a suministrar (inventario, proveedor o una nueva contratación).
• Gestionar internamente con las dependencias involucradas, la elaboración y aprobación de los documentos de la compra.
• Comunicar al contratista la orden de compras menores para garantizar la operación.
• Realizar compras menores de acuerdo con la normatividad establecida, con el fin de satisfacer las necesidades de los negocios y las áreas de soporte.
• Verificar que las solicitudes de compra cuenten con el presupuesto de la dependencia interesada.
• Verificar que los proponentes seleccionados no figuen como deudores morosos en los sistemas de información nacional que soportan la contratación.
• Publicar en el sistema de información los procesos de contratación asociados a compras menores de EPM.
• Realizar las órdenes de compra menores de acuerdo con las solicitudes de las dependencias y los procedimientos establecidos
• Actualizar la información derivada de los procesos de compras menores en las herramientas informáticas establecidas.
• Consolidar la información para el cálculo de multas y extra costos, así como la liquidación de los costos de las importaciones.
• Inspeccionar las mercancías nacionalizadas y presentar los reportes respectivos.
• Realizar los trámites asignados para la entrega parcial o total del bien/servicio contratado.
• Realizar las inspecciones en el terreno con el fin de verificar el avance en la ejecución del contrato de acuerdo con las condiciones técnicas pactadas, recomendar los ajustes y hacer seguimiento a su aplicación.
• Revisar la ejecución de las acciones de prevención y mitigación de impactos comunitarios en los medios físico, biótico y social, ocasionados por el desarrollo de contratos, recomendar los ajustes y hacer seguimiento a su aplicación.
• Verificar el desarrollo del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo a cargo del contratista en los contratos que le sean asignados, solicitar los ajustes y hacer seguimiento a su aplicación.
• Revisar el cumplimiento de los aspectos ambientales acordados en el Plan de Manejo Ambiental, proponer los ajustes y hacer seguimiento a su aplicación.
• Liquidar el avance de ejecución del contrato, de acuerdo con la periodicidad definida.
• Diligenciar los documentos que soportan el pago del bien/servicio recibido y tramitar la autorización del pago.
• Gestionar los pedidos y entrega de materiales y equipos propiedad de EPM al contratista y recibirlos cuando finalice el contrato.
• Asistir a las reuniones de seguimiento con el contratista con el fin de evaluar el avance del contrato. Llevar los registros de información, fotográficos o de video que soporte el seguimiento a la ejecución del contrato.
• Consolidar y revisar la consistencia de la información del personal requerido en los contratos.
• Elaborar los informes de seguimiento al desarrollo del contrato y reportar las novedades detectadas.
• Revisar la información de la ejecución del contrato registrada en el aplicativo definido

Gestión documental

• Documentar y socializar con los usuarios finales los flujos para la producción y trámite de documentos y demás requerimientos asociados a la caracterización y configuración de los sistemas de información que soportan el proceso para EPM y Filiales.
• Configurar los sistemas de información que soportan el proceso de gestión documental en EPM y filiales
• Realizar las cargas de documentos digitalizados a las herramientas informáticas que apoyan el proceso
• Ejecutar los controles operativos para garantizar la oportunidad y calidad de los procesos ejecutados en la gestión de la información documental, durante las etapas de su ciclo de vida.
• Entrenar a los usuarios finales en las funcionalidades y uso de los sistemas de información que soportan el proceso de gestión documental en EPM y filiales
• Recibir, evaluar y gestionar los requerimientos internos al proceso

Gestión de materiales

• Catalogar los materiales, equipos y herramientas que ingresan a los almacenes y depurar el catálogo existente de acuerdo con las guías y

procedimientos establecidos.

• Suministrar la información requerida para la preparación y ejecución del Plan de Reabastecimiento de bienes inventariables.
• Generar los reportes para definir las cantidades de bienes inventariables a comprar, pedir o a transferir para el abastecimiento de los Almacenes
• Solicitar los bienes inventariables a transferir a los almacenes.
• Controlar la reposición de materiales adquiridos a través de los contratos de suministro.
• Generar las requisiciones de compra o pedido de bienes inventariables teniendo en cuenta el nivel óptimo de inventarios, rotación y nivel de servicio, para asegurar el abastecimiento o evitar el agotamiento de los bienes y realizarles seguimiento.
• Programar la logística para la transferencia de los materiales, herramientas y equipos entre los diferentes almacenes de EPM.
• Realizar las actividades asignadas en la ejecución de inventarios físicos de acuerdo con las guías y procedimientos establecidos
• Registrar en el sistema de información los ajustes al inventario originados por deterioro, actas de baja, cambios de descripción y recuperación entre otros, según el procedimiento e informar a los interesados.
• Verificar las actividades relacionadas con la recepción, verificación, almacenamiento y despacho de mercancías en los almacenes.
• Brindar asistencia técnica en almacenamiento y operación de almacenes a las dependencias y filiales del grupo empresarial que lo requieran.
• Realizar las visitas periódicas a los almacenes de EPM, con el fin de revisar las instalaciones físicas y el funcionamiento de los mismos y recomendar a los responsables de acciones de mejora cuando se requiera.
• Hacer seguimiento a las solicitudes de material, equipos y herramienta realizadas por las dependencias y las consultas presentadas por los usuarios de los almacenes de EPM.
• Revisar las características, históricos de ventas, precios y demás información requerida para valoración de material inservible.
• Elaborar y tramitar las actas de baja de material, equipos y herramientas inservible.
• Clasificar los bienes inventariables a reabastacer y gestionar el ingreso o actualización de la clasificación en el aplicativo definido.
• Ingresar y actualizar los parámetros de reabastecimiento en las aplicaciones definidas.
• Identificar los bienes inventariables que no están incluidos en los contratos de suministros e informarlos a la dependencia responsable.
• Identificar los bienes inventariables que no tienen rotación en un periodo superior a un año e informarlos a las dependencias responsables para determinar su destinación, según los procedimientos y reglas de negocios establecidas.
• Informar a los responsables los vienes agotados o próximos a agotarse.
• Consolidar análisis de especificaciones y propuestas económicas de los proveedores de servicios asociados a la importación.
• Consolidar la información para el cálculo de multas y extra costos
• Recopilar y analizar la información para actualizar la inscripción de EPM ante entidades que lo requieran
• Llevar registros en archivos prediseñados para controlar medir riesgos asociados al comercio exterior
• Recolectar información requerida según criterios definidos para la liquidación de despachos de importación y exportación
• Solicitar a involucrados la información y documentación necesaria para la importación o exportación de mercancías.
• Revisar e inspeccionar contenedores y cargas previa definición de las condiciones a verificar

TRANSVERSAL

• Controlar, soportar, documentar, conciliar, revelar, clasificar y medir adecuadamente el registro de todos los hechos económicos que le sean asignados, con el fin de contribuir a la calidad de la información en los estados financieros y suministrar oportunamente la información que le sea requerida para efectos contables o financieros.
• Transferir conocimiento durante la ejecución de las Responsabilidades de su cargo, con el fin de fomentar y fortalecer la gestión del conocimiento en la organización.