Job Description

• Público Objetivo: Este proceso está dirigido a la base de datos de valoración del proceso 38082.
• Licencias requeridas: El desempeño de las funciones requiere tener licencia en Salud Ocupacional o Seguridad y Salud en el Trabajo vigente.
• Certificaciones requeridas: Certificación de aprobación de Capacitación Virtual de cincuenta (50) horas sobre el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Matrículas requeridas:
• Tarjeta y/o Matrícula Profesional
• Conocimientos requeridos:

-Conceptos básicos de trabajo en altura.

• Herramientas informáticas básicas.
• Normas laborales de salud y seguridad en el trabajo y planes de emergencia.
• Gestión de la seguridad social en riesgos laborales - Responsabilidad del empleador.
• Gestión de indicadores.
• Gestión de riesgos.
• Análisis estadísticos

FUNCIONES PRINCIPALES:

Seguridad Social Integral

• Identificar e inspeccionar riesgos para la salud de los servidores en el ejercicio de sus funciones.
• Identificar y clasificar las sustancias químicas, equipos e instalaciones que puedan afectar la salud de los servidores
• Recomendar a las dependencias la aplicación de medidas de seguridad para contribuir a la reducción de riesgos de accidentes de trabajo y realizar seguimiento.
• Documentar, actualizar y priorizar los panoramas de los factores de riesgo presentes en las dependencias y que puedan afectar a los servidores durante la realización de las actividades.
• Realizar estudios sobre factores de riesgo de la seguridad industrial y que puedan ocasionar accidentes de trabajo.
• Elaborar y actualizar los planes de emergencias de las dependencias.
• Realizar análisis de accidentes e incidentes de trabajo con el fin de determinar causas
• Ejecutar actividades para el desarrollo de campañas educativas y preventivas de salud ocupacional.
• Asesorar a los servidores en temas de salud ocupacional
• Inspeccionar herramientas, equipos y elementos de protección personal empleados por los servidores, con el fin de verificar el cumplimiento de las condiciones de seguridad requerida
• Interpretar planos topográficos con el fin de ubicar en las instalaciones los requerimientos de señalización y alarmas de evacuación para el personal
• Identificar planos de casas de máquinas, plantas de potabilización y demás instalaciones con el fin de determinar, mediante estrategias de muestreo, la ubicación de los sitios de evaluación de contaminantes ambientales como ruido y gases, que puedan afectar al personal y/o a la comunidad.
• Tramitar las afiliaciones, traslados y retiros del Sistema de Seguridad Social Integral del personal activo y jubilado de EPM
• Registrar y actualizar novedades ante las cajas de compensación familiar para el personal activo y jubilado
• Verificar en los reportes de la nómina, la inclusión de las novedades que afectan el pago de la autoliquidación de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral
• Verificar, controlar y realizar los trámites y gestiones concernientes al sistema de autoliquidación de la seguridad social integral: EPS, (Empresa Promotora de Salud); EAS (Empresa Adaptada de Salud); ARL (Administradora de Riesgos Laborales); AFP (Administradora de Fondos de Pensiones) y Parafiscales.
• Efectuar el cobro mensual de incapacidades por enfermedad general, licencias de maternidad y paternidad ante las empresas promotoras de salud
• Tramitar ante las entidades administradoras del sistema integral de seguridad social las inconsistencias, compensaciones y conciliaciones por concepto de aportes a la seguridad social.
• Atender reclamaciones sobre el pago de aportes a administradoras del sistema integral de seguridad social y cajas de compensación
• Tramitar el pago del auxilio fúnebre de los servidores y jubilados de EPM y el respectivo recobro ante los administradores de pensiones y administradoras de riesgos laborales
• Entregar a los servidores, jubilados, pensionados y beneficiarios la documentación requerida para el trámite de las prestaciones económicas ante entidades Administradoras de la Seguridad Social Integral.
• Tramitar ante las Administradoras de Fondos de Pensiones del Régimen Privado y del régimen de prima medio con prestación definida concerniente a la pensión de los servidores de EPM y brindar orientación sobre éstos
• Liquidar y reajustar las pensiones de jubilación y sobrevivientes.
• Recolectar información y proyectar respuestas con destino a los organismos gubernamentales, judiciales, administrativos y de control, relacionada con los servidores y pensionados.
• Preparar la información y documentación necesaria para reconocimientos de las prestaciones económicas de los servidores, exservidores y pensionados de EPM, por parte de las Administradoras de la Seguridad Social.
• Expedir certificados de historia laboral social para bonos pensionales con destino a las Administradoras de Pensiones y los exservidores.
• Tramitar ante Colpensiones la devolución de las cotizaciones por los riesgos de invalidez, vejez y muerte, a favor de EPM.
• Mantener actualizada la información de los trabajadores y pensionados con destino al cálculo actuarial de EPM.
• Reportar a la nómina las novedades de los jubilados de EPM.
• Tramitar y gestionar las solicitudes de Préstamo a Prepensionados otorgados por EPM.
• Conciliar el pago de la seguridad Social integral como insumo para la contabilidad
• Orientar en los asuntos de seguridad social al personal próximo a vincularse, y al personal jubilado para trámites ante las entidades que conforman el Sistema General Integral de Seguridad Social.
• Tramitar y controlar los conceptos de cuotas partes de jubilación a cargo de EPM o de una empresa del Grupo ante otras entidades.

Servicios de transporte

• Programar las entradas al taller del parque automotor, según el plan de mantenimiento y su disponibilidad
• Verificar e informar sobre el estado del parque automotor, herramientas y equipos requeridos para la ejecución de las actividades asociadas al proceso.
• Identificar los materiales y equipos requeridos para la ejecución de las actividades asociadas a los procesos en los que actúa, con el fin de realizar los pedidos correspondientes
• Controlar la entrega y el uso adecuado de los elementos de consumo y devolutivos propios del proceso suministrados por EPM.
• Recopilar y actualizar información para la gestión del servicio de transporte y mantenimiento del parque automotor, herramientas y equipos.
• Programar y verificar la ejecución de las órdenes de trabajo relacionadas con el proceso en los que actúa e informar sobre el estado de las mismas.
• Gestionar las solicitudes de transporte terrestre y aéreo de personas y carga entre las diferentes instalaciones de EPM o por fuera de estas de acuerdo con las necesidades de las dependencias.
• Programar y realizar pruebas técnicas y correcto funcionamiento al parque automotor, herramientas y equipos asociados al proceso
• Evaluar daños ocasionados en propiedad ajena originados en la prestación de los servicios públicos domiciliarios de EPM o en las actividades del proceso.
• Consultar los costos en el mercado y actualizar precios e índices relacionados con el parque automotor, mantenimiento industrial y tarifas para la prestación del servicio de transporte.
• Verificar el cumplimiento de las especificaciones técnicas de los elementos almacenables destinados para la gestión del mantenimiento del parque automotor.
• Realizar el manejo integral de residuos resultantes de los procesos en los que actúa ambiental, con el fin de aportar al mejoramiento ambiental y a la reducción de los impactos.
• Gestionar el reintegro del parque automotor por deterioro u obsolescencia del mismo.

Gestión de abastecimiento

• Revisar completitud de las órdenes de compra y verificar el cumplimiento de requisitos.
• Determinar la fuente del bien/servicio a suministrar (inventario, proveedor o una nueva contratación).
• Gestionar internamente con las dependencias involucradas, la elaboración y aprobación de los documentos de la compra.
• Comunicar al contratista la orden de compras menores para garantizar la operación.
• Realizar compras menores de acuerdo con la normatividad establecida, con el fin de satisfacer las necesidades de los negocios y las áreas de soporte.
• Verificar que las solicitudes de compra cuenten con el presupuesto de la dependencia interesada.
• Verificar que los proponentes seleccionados no figuen como deudores morosos en los sistemas de información nacional que soportan la contratación.
• Publicar en el sistema de información los procesos de contratación asociados a compras menores de EPM.
• Realizar las órdenes de compra menores de acuerdo con las solicitudes de las dependencias y los procedimientos establecidos
• Actualizar la información derivada de los procesos de compras menores en las herramientas informáticas establecidas.
• Consolidar la información para el cálculo de multas y extra costos, así como la liquidación de los costos de las importaciones.
• Inspeccionar las mercancías nacionalizadas y presentar los reportes respectivos.
• Realizar los trámites asignados para la entrega parcial o total del bien/servicio contratado.
• Realizar las inspecciones en el terreno con el fin de verificar el avance en la ejecución del contrato de acuerdo con las condiciones técnicas pactadas, recomendar los ajustes y hacer seguimiento a su aplicación.
• Revisar la ejecución de las acciones de prevención y mitigación de impactos comunitarios en los medios físico, biótico y social, ocasionados por el desarrollo de contratos, recomendar los ajustes y hacer seguimiento a su aplicación.
• Verificar el desarrollo del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo a cargo del contratista en los contratos que le sean asignados, solicitar los ajustes y hacer seguimiento a su aplicación.
• Revisar el cumplimiento de los aspectos ambientales acordados en el Plan de Manejo Ambiental, proponer los ajustes y hacer seguimiento a su aplicación.
• Liquidar el avance de ejecución del contrato, de acuerdo con la periodicidad definida.
• Diligenciar los documentos que soportan el pago del bien/servicio recibido y tramitar la autorización del pago.
• Gestionar los pedidos y entrega de materiales y equipos propiedad de EPM al contratista y recibirlos cuando finalice el contrato.
• Asistir a las reuniones de seguimiento con el contratista con el fin de evaluar el avance del contrato. Llevar los registros de información, fotográficos o de video que soporte el seguimiento a la ejecución del contrato.
• Consolidar y revisar la consistencia de la información del personal requerido en los contratos.
• Elaborar los informes de seguimiento al desarrollo del contrato y reportar las novedades detectadas.
• Revisar la información de la ejecución del contrato registrada en el aplicativo definido

Gestión documental

• Documentar y socializar con los usuarios finales los flujos para la producción y trámite de documentos y demás requerimientos asociados a la caracterización y configuración de los sistemas de información que soportan el proceso para EPM y Filiales.
• Configurar los sistemas de información que soportan el proceso de gestión documental en EPM y filiales
• Realizar las cargas de documentos digitalizados a las herramientas informáticas que apoyan el proceso
• Ejecutar los controles operativos para garantizar la oportunidad y calidad de los procesos ejecutados en la gestión de la información documental, durante las etapas de su ciclo de vida.
• Entrenar a los usuarios finales en las funcionalidades y uso de los sistemas de información que soportan el proceso de gestión documental en EPM y filiales
• Recibir, evaluar y gestionar los requerimientos internos al proceso

Gestión de materiales

• Catalogar los materiales, equipos y herramientas que ingresan a los almacenes y depurar el catálogo existente de acuerdo con las guías y

procedimientos establecidos.

• Suministrar la información requerida para la preparación y ejecución del Plan de Reabastecimiento de bienes inventariables.
• Generar los reportes para definir las cantidades de bienes inventariables a comprar, pedir o a transferir para el abastecimiento de los Almacenes
• Solicitar los bienes inventariables a transferir a los almacenes.
• Controlar la reposición de materiales adquiridos a través de los contratos de suministro.
• Generar las requisiciones de compra o pedido de bienes inventariables teniendo en cuenta el nivel óptimo de inventarios, rotación y nivel de servicio, para asegurar el abastecimiento o evitar el agotamiento de los bienes y realizarles seguimiento.
• Programar la logística para la transferencia de los materiales, herramientas y equipos entre los diferentes almacenes de EPM.
• Realizar las actividades asignadas en la ejecución de inventarios físicos de acuerdo con las guías y procedimientos establecidos
• Registrar en el sistema de información los ajustes al inventario originados por deterioro, actas de baja, cambios de descripción y recuperación entre otros, según el procedimiento e informar a los interesados.
• Verificar las actividades relacionadas con la recepción, verificación, almacenamiento y despacho de mercancías en los almacenes.
• Brindar asistencia técnica en almacenamiento y operación de almacenes a las dependencias y filiales del grupo empresarial que lo requieran.
• Realizar las visitas periódicas a los almacenes de EPM, con el fin de revisar las instalaciones físicas y el funcionamiento de los mismos y recomendar a los responsables de acciones de mejora cuando se requiera.
• Hacer seguimiento a las solicitudes de material, equipos y herramienta realizadas por las dependencias y las consultas presentadas por los usuarios de los almacenes de EPM.
• Revisar las características, históricos de ventas, precios y demás información requerida para valoración de material inservible.
• Elaborar y tramitar las actas de baja de material, equipos y herramientas inservible.
• Clasificar los bienes inventariables a reabastacer y gestionar el ingreso o actualización de la clasificación en el aplicativo definido.
• Ingresar y actualizar los parámetros de reabastecimiento en las aplicaciones definidas.
• Identificar los bienes inventariables que no están incluidos en los contratos de suministros e informarlos a la dependencia responsable.
• Identificar los bienes inventariables que no tienen rotación en un periodo superior a un año e informarlos a las dependencias responsables para determinar su destinación, según los procedimientos y reglas de negocios establecidas.
• Informar a los responsables los vienes agotados o próximos a agotarse.
• Consolidar análisis de especificaciones y propuestas económicas de los proveedores de servicios asociados a la importación.
• Consolidar la información para el cálculo de multas y extra costos
• Recopilar y analizar la información para actualizar la inscripción de EPM ante entidades que lo requieran
• Llevar registros en archivos prediseñados para controlar medir riesgos asociados al comercio exterior
• Recolectar información requerida según criterios definidos para la liquidación de despachos de importación y exportación
• Solicitar a involucrados la información y documentación necesaria para la importación o exportación de mercancías.
• Revisar e inspeccionar contenedores y cargas previa definición de las condiciones a verificar

TRANSVERSAL

• Controlar, soportar, documentar, conciliar, revelar, clasificar y medir adecuadamente el registro de todos los hechos económicos que le sean asignados, con el fin de contribuir a la calidad de la información en los estados financieros y suministrar oportunamente la información que le sea requerida para efectos contables o financieros.
• Transferir conocimiento durante la ejecución de las Responsabilidades de su cargo, con el fin de fomentar y fortalecer la gestión del conocimiento en la organización.