Job Description

Standort

SERVA Electrophoresis GmbH

Heidelberg

Unbefristet

Hauptaufgaben

Verantwortlich für die Leitung, Führung und Verwaltung des Teams für den Innendienst und die Auftragserfassung, einschließlich der fachlichen und disziplinarischen Führung der Teammitglieder. Die Position gewährleistet die zeitnahe, effiziente und präzise Angebotserstellung und Bearbeitung von Kundenaufträgen und steuert die Aktivitäten in den Bereichen Inside Sales, Auftragserfassung, Zollabwicklung und Logistik. Dazu gehören die Koordination und Überwachung des Kundenauftragsbestands, die Produktzuteilung an Kunden, die Einhaltung von Kunden- und Liefervereinbarungen sowie die Unterstützung bei der Prozessoptimierung für die Produktportfolios von SERVA und LICORbio Die Rolle fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen Kunden, Vertrieb, Produktion, Finanzen und anderen internen Abteilungen.

Berufsqualifikation

Ausbildung

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation; Alternativ ein betriebswirtschaftliches Studium mit Schwerpunkt Betriebswirtschaft, Supply Chain Management, Logistik oder vergleichbare Fachrichtung; Zusätzliche Weiterbildungen im Bereich Führung, Prozessmanagement oder Customer Service sind von Vorteil

Erfahrung

• Mindestens fünf (5) Jahre Erfahrung in einer Position im Bereich Order Management oder Customer Service mit direkter Verantwortung für die Ergebnisse der Einheit und/oder ähnliche allgemeine Büroerfahrung mit Schwerpunkt auf Auftragsabwicklung und -prozessen.
• Erste oder mehrjährige Erfahrung in der Führung von kleinen Teams
• Fundierte Kenntnisse im Bereich ERP-Systemen. Kenntnisse in Microsoft Navision und Oracle Netsuite sind von Vorteil.
• Nachweisbare Erfahrung in Prozessoptimierung und KPI-Steuerung

Allgemeines

• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten (mündlich/schriftlich), zwischenmenschliche Fähigkeiten, Organisationsfähigkeiten und Präsentationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.
• Fähigkeit, selbstständig und/oder als Teil eines größeren Teams zu arbeiten.
• Hohe Kunden- und Serviceorientierung
• Belastbarkeit sowie Fähigkeit, Prioritäten in einem dynamischen Umfeld zu setzen.
• Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein sowie Problemlösungs- und Entscheidungsfähigkeit
• Sicherer Umgang mit MS Office insbesondere Excel und Teams

Aufgaben

Spezifisch

FÜHRUNGS- UND TEAM MANAGEMENT:

• Fachliche und disziplinarische Führung des Order Entry-Teams
• Planung, Steuerung und Überwachung der täglichen Arbeitsabläufe
• Durchführung von Mitarbeitergesprächen, Zielvereinbarungen und Leistungsbeurteilungen zusammen mit HR
• Sicherstellung einer angemessenen Ressourcen- und Urlaubsplanung

VERTRIEBSINNENDIENST UND AUFTRAGSMANAGEMENT

• Sicherstellung einer zeitnahen und korrekten Angebotserstellung, Auftragserfassung und Abwicklung des gesamten Bestellprozesses (Order-to-Cash) gemäß den Kundenanforderungen, Preisrichtlinien, Angeboten und internen Genehmigungsverfahren.
• Verwaltung und Koordination von Kundenaufträgen, Produktkonfigurationen, Back-Orders, Versanddokumenten, Anfragen zum Lieferstatus sowie Eskalationen bei komplexen oder besonders dringenden Aufträgen.
• Koordinieren Sie Versandpläne, Versandprognosen sowie die Zuweisung von Produkten oder Geräten mit den Abteilungen Vertrieb, Logistik, Lager, Auftragsmanagement und dem technischen Service, um termingerechte Lieferungen an Kunden zu gewährleisten.
• Nutzen Sie Salesforce und zugehörige Systeme zur Verwaltung des „Available-to-Promise“-Bestands, der Zuordnung serialisierter Vermögenswerte, von Garantien, Verträgen, Serviceplänen, Wartungsplänen und Reklamationsunterlagen.
• Koordinieren Sie Unstimmigkeiten in den Bereichen Bestellung, Versand, Lager, Finanzen und Kundenzahlungen, um eine zeitnahe Lösung und eine korrekte Erfassung der Transaktionen im Hauptbuch sicherzustellen.
• Pflegen Sie dokumentierte Verfahren zur Erfassung von Kundenaufträgen und fördern Sie den Austausch bewährter Verfahren, die Mitarbeiterentwicklung und bereichsübergreifende Schulungen, um eine effiziente Teamleistung und Kontinuität bei Abwesenheiten zu gewährleisten.
• Stellen Sie sicher, dass die Haupttelefonleitung während der Geschäftszeiten besetzt ist und dass Kundenanfragen entsprechend weitergeleitet oder bearbeitet werden.

PROZESS- UND QUALITÄTSMANAGEMENT

• Analyse und kontinuierliche Verbesserung bestehender Order-Entry Prozesse
• Identifikation von Effizienzsteigerungen
• Verantwortung für die Erfassung, Überwachung und Berichterstattung relevanter KPIs der Teams „Inside Sales“ und „Auftragsmanagement“ übernehmen, darunter Bearbeitungszeit für Angebote, Genauigkeit bei der Auftragserfassung, Status des Auftragsbestands, Einhaltung von Lieferterminen, Reaktionszeiten gegenüber Kunden sowie Servicequalität, und bei Bedarf Korrekturmaßnahmen einleiten.
• Sicherstellung von Compliance Anforderungen

SCHNITTSTELLENMANAGEMENT

• Enge Zusammenarbeit mit Produktion, Qualitätskontrolle, Logistik, Sales und Finance
• Unterstützung bei Audits sowie der Umsetzung von Prozessstandards
• Mitarbeit bei der Implementierung neuer Systeme und Prozesse

Allgemeines

• Einhaltung aller geltenden Unternehmensrichtlinien, Arbeitsanweisungen und Compliance-Vorgaben
• Förderung einer kundenorientierten und leistungsstarken Teamkultur
• Unterstützung von Veränderungs- und Verbesserungsprojekten
• Wahrung der Vertraulichkeit sensibler Unternehmens- und Kundendaten
• Übernahme weiterer angemessener Aufgaben entsprechend den geschäftlichen Anforderungen und Qualifikation der Position
• Geschäftsreisen zwischen unseren Standorten in Bad Homburg und Heidelberg nach Bedarf.