Job Description

Wat krijg je van ons?

• Een voltijdse contractuele tewerkstelling van onbepaalde duur op B (B1-B2-B3) niveau.
• Een aantrekkelijk salaris: bruto maandelijks startloon vanaf € 3.275 (1 jaar ervaring) waarbij relevante anciënniteit kan worden meegenomen;
• Een afwisselende job, met veel persoonlijk contact en heel wat verantwoordelijkheden;
• De kans om je loopbaan in handen te nemen en je talent verder te ontwikkelen;
• Maaltijdcheques van €8 per gewerkte dag;
• Ecocheques (€200 per jaar);
• Een aantrekkelijke tweede pensioenpijler;
• Volledige terugbetaling van het openbaar vervoer of een ferme fietsvergoeding;
• Een gratis hospitalisatieverzekering;
• Eindejaarspremie;
• Een aantrekkelijke verlofregeling: 35 verlofdagen;
• De mogelijkheid tot telewerk en glijdende werkuren;
• 100den voordelen en kortingen via onze sociale dienst;
• De plaats van tewerkstelling is Sint-Salvatorstraat 16, 9000 Gent.

We vullen deze vacature in en leggen een wervingsreserve aan die 3 jaar geldig is. Deze gebruiken we dan ook voor toekomstige vacatures. Dit kunnen deeltijdse of voltijdse vacatures zijn, van bepaalde of onbepaalde duur.

Ben jij sterk in het aansturen van mensen, het organiseren van administratieve processen en het brengen van structuur in een diverse werking? Heb je voeling met financiële administratie, personeelsadministratie en algemene administratieve ondersteuning? Werk je graag procesmatig en geloof je in datagedreven opvolging als hefboom voor een performante dienstverlening? Dan ben jij misschien de geknipte persoon om dit veelzijdig administratieve team aan te sturen!

Als teamcoach administratie geef je leiding aan een divers team (administratieve medewerkers, financieel- administratieve medewerkers, een inhoudelijk expert financiën, een directiesecretaresse en een HR medewerker). Je zorgt voor samenhang, duidelijke werkafspraken en een efficiënte ondersteuning van de dienst.

Je belangrijkste taken zijn:

• Je geeft dagelijks leiding aan het team en zorgt voor een duidelijke taakverdeling, heldere verwachtingen en een goede onderlinge samenwerking. Je coacht medewerkers in hun rol, stimuleert eigenaarschap en ondersteunt hen in hun verdere ontwikkeling.
• Je organiseert de werking van het team op een efficiënte en gestructureerde manier. Je bewaakt de continuïteit van de dienstverlening en zorgt ervoor dat de verschillende administratieve opdrachten tijdig, correct en kwaliteitsvol worden opgenomen.
• Je stemt de werking af tussen verschillende domeinen binnen het team, zoals financiële administratie, algemene administratie, HR- ondersteuning en directiesecretariaat. Je bewaakt de samenhang tussen deze opdrachten en zorgt ervoor dat processen op elkaar aansluiten.
• Je analyseert bestaande administratieve processen en detecteert knelpunten, inefficiënties en verbetermogelijkheden. Je werkt mee aan het standaardiseren, vereenvoudigen en optimaliseren van procedures en werkafspraken.
• Je zet in op datagedreven werken. Je brengt de werking van het team in kaart aan de hand van relevante cijfers, opvolgingsgegevens en rapporteringen. Je gebruikt die inzichten om
• prioriteiten te bepalen, processen bij te sturen en de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen.
• Je ontwikkelt mee een duidelijke opvolgingsstructuur voor de administratieve werking. Je zorgt voor transparantie in taken, deadlines, werkvoorraden en resultaten, zodat het team planmatig en doelgericht kan werken.
• Je ondersteunt de verdere professionalisering van de administratieve werking. Je bouwt mee aan uniforme werkmethodes, duidelijke sjablonen, goede informatiedoorstromen en een betrouwbare administratie.
• Je stimuleert het gebruik van digitale tools en systemen ter ondersteuning van de werking. Je helpt het team om digitale toepassingen op een efficiënte en gebruiksvriendelijke manier in te zetten en draagt zo bij aan een moderne administratieve ondersteuning.
• Je bent aanspreekpunt voor leidinggevenden en collega’s binnen de dienst voor vragen over de administratieve organisatie en opvolging. Je zorgt voor een constructieve afstemming met interne stakeholders en vertaalt noden vanuit de organisatie naar werkbare oplossingen binnen het team.
• Je bewaakt de kwaliteit van de administratieve dienstverlening en stuurt bij waar nodig. Je hebt oog voor nauwkeurigheid, klantgerichtheid, betrouwbaarheid en een correcte toepassing van afspraken en procedures.

Wat zijn de voorwaarden?

• Je hebt minstens 1 jaar relevante professionele ervaring als leidinggevende in administratie.
• Bij de start voldoe je aan de algemene voorwaarden.

Ben jij onze nieuwe teamcoach administratie?

Schrijf je in ten laatste op 26 oktober 2026 door op de knop 'Solliciteer nu' te klikken.

Je sollicitatie is pas geldig als je alle onderstaande documenten aan je dossier hebt toegevoegd:

• Een recent cv. Vermeld hierin de exacte data van je tewerkstellingen en de functie-inhoud. We moeten op basis hiervan kunnen bepalen of je voldoet aan de ervaringsvoorwaarde.
• Als je een bachelor of master diploma hebt, voeg dit dan toe aan jouw online dossier. Mogelijks worden een aantal computergestuurde testen voor jou niet-eliminerend.