Job Description

Deine Aufgaben

Meetings & Termine

• Vor- und Nachbereitung interner Meetings sowie von Kunden-Jour-Fixes und Kick-offs (Terminkoordination, Agenda, Unterlagen, Raum- bzw. Teams-Setup)
• Protokollführung und Aufbereitung zu klaren To-do-Listen mit Verantwortlichkeiten und Fristen
• Nachverfolgung offener Punkte – du erinnerst, bevor etwas liegen bleibt

Entlastung der Team Manager:innen

• Übernahme wiederkehrender administrativer und organisatorischer Aufgaben aus dem Tagesgeschäft
• Vorbereitung von Kundenpräsentationen und Reportings (PowerPoint, Excel)
• Deutsch- und englischsprachige Korrespondenz mit Kund:innen und Partner:innen
• Unterstützung beim Onboarding neuer Kolleg:innen (Zugänge, Unterlagen, Einschulungsplan)

Vertriebsadministration

• Pflege und Qualitätssicherung unserer CRM-Daten in monday.com
• Aufbereitung von Leadlisten, Datenrecherche und -anreicherung
• Zusammenstellung von KPI-Auswertungen für Kundenreportings (Termine, Conversion, Pipeline)

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HAS, Lehre Bürokaufmann/Bürokauffrau, FH/Uni) oder vergleichbare Praxis
• Erste Berufserfahrung in Assistenz, Backoffice, Vertriebsinnendienst oder Projektassistenz
• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift (Muttersprache oder C1) und gutes Englisch (B2)
• Sicherer Umgang mit MS Office – vor allem Excel und PowerPoint; Erfahrung mit einem CRM-Tool von Vorteil
• Hohe Zahlenaffinität sowie Offenheit und Interesse für den Einsatz von KI-Tools im Arbeitsalltag
• Strukturierte, eigenständige Arbeitsweise und ein gutes Gespür für Prioritäten
• Verlässlichkeit, Diskretion und ein freundliches Auftreten – auch wenn mehrere Dinge gleichzeitig laufen
• Führerschein B

Warum wir?

• Ein vielfältiges, internationales Team – verschiedene Kulturen, mehrere Sprachen und ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag
• Einblick in die Vertriebsprozesse ganz unterschiedlicher Branchen und Unternehmen
• Entwicklungsperspektive Richtung Account Management oder Sales
• Flexible Arbeitszeiten bei 20 Wochenstunden, Homeoffice nach der Einarbeitung
• Wir bieten Ihnen für diese Position gemäß Kollektivvertrag Werbung und Marktkommunikation ein Bruttomonatsgehalt von mindestens € 1.239,58 für 20 Wochenstunden (dies entspricht € 2.386,20 brutto bei Vollzeit), abhängig von der anrechenbaren Vorerfahrung. Eine Überzahlung ist je nach Qualifikation und Erfahrung möglich.