Job Description

Deine Aufgaben:

• Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts der Geschäftsführer, insbesondere Pflege und Verwaltung der Kalender  sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen und Meetings inkl. Protokollführung und Nachverfolgung von Aufgaben
• Vorbereiten von (Kunden-)Terminen bzw. Veranstaltungen im Haus inkl. Vorbereitung und Bewirtung der Besprechungsräume
• Eigenverantwortliche Unterstützung von Führungskräften und Teams bei administrativen, organisatorischen und koordinativen Aufgaben
• Betreuung der Telefonzentrale sowie des Empfangs am Standort Berlin, u.a. Begrüßung von Externen, Annahme und Versand der Post
• Unterstützung bei der Koordination von Arbeiten und Terminen im Bereich Facility Management, u.a. Bearbeiten von Tickets, Beauftragen von Handwerkern, Abstimmen von Themen mit der Hausverwaltung
• Organisation von internen und externen Veranstaltungen in Zusammenarbeit mit anderen Fachbereichen
• Pflege vertraulicher Informationen, Dokumente und Datenbanken
• Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern auf Deutsch und Englisch

• Eigenständige Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen für Mitarbeiter und Führungskräfte (Flug, Bahn, Hotel)
• Bearbeitung von Reiseänderungen, Stornierungen und Rückerstattungen nicht angetretener Reisen
• Abwicklung und Nachverfolgung von Kreditkarten- und Reiseabrechnungen in Abstimmung internen Schnittstellen (z. B. Finance)
• Recherchieren und Zuordnen nicht eindeutig erfasster Buchungen sowie Klären von Abweichungen
• Überprüfung von Reisekostenabrechnungen aller Mitarbeiter auf Vollständigkeit und sachliche Richtigkeit
• Sicherstellen eines reibungslosen, serviceorientierten und regelkonformen Reiseprozesses
• Unterstützen bei der Rechnungsprüfung und ‑korrektur in Zusammenarbeit mit der Finanzbuchhaltung

Dein Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Industriekauffrau/-mann, Kauffrau/-mann für Büromanagement, idealerweise als Reiseverkehrskauffrau/-mann
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Team‑ oder Managementassistenz oder in vergleichbarer administrativer Funktion
• Erfahrung in der Reiseorganisation bzw. Reisebuchung, vorzugsweise in der Tourismus- oder Dienstleistungsbranche
• Hohe Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung
• Strukturierte, serviceorientierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Sehr gute Deutsch‑ und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie digitalen Buchungs‑ und Verwaltungssystemen

Warum wir:

• Work-Life-Balance ist uns wichtig. Wir bieten deshalb eine flexible Home-Office-Regelung in individueller Absprache mit deinem Team Lead. Bis zu 30 Tage Workation pro Jahr sind bei uns ebenfalls möglich.
• Bei uns gibt es nicht nur den üblichen Obstkorb sondern von Montag bis Freitag ein kostenloses, frisch gekochtes Mittagessen (Bio und regional) in unserer eigenen Kantine am Standort Berlin. Alle Kollegen an den anderen Standorten bekommen alternativ Pluxee Gutscheine.
• Wir arbeiten in einem zentral gelegenem Loft-Office in Berlin Kreuzberg mit viel Platz zum gemeinsamen Austausch und Netzwerken.
• Wir zahlen Dir monatlich einen ÖPNV-Zuschuss von 50 Euro.
• Wir bieten einen Zuschuss zur Altersvorsorge.
• Dein Wohlbefinden liegt uns am Herzen: Bei uns kommt wöchentlich ein Masseur (Massagen inkl. Zuschuss vom Arbeitgeber) und wir veranstalten viele gemeinsame Team- und Firmenevents, vom Bowling übers Sommerfest bis zu selbst organisierten Kurzreisen.
• Bei uns bekommst du branchenübliche Rabatte für dein Wochenende oder deinen Familienurlaub (z. B. günstige Flüge, Zugtickets, Hotelübernachtungen oder sogar ganze Urlaubspakete).
• Unser Sustainability-Team freut sich auf deine Ideen für mehr Nachhaltigkeit und Umweltschutz im Unternehmen.