Job Description

Descripción de la empresa

En QIMA, tenemos la misión de ofrecer a nuestros clientes soluciones inteligentes para fabricar productos en los que puedan confiar.

Con operaciones en más de 100 países, prestamos servicios a las industrias de productos de consumo, alimentos y ciencias biológicas y ayudamos a más de 30,000 marcas, minoristas, fabricantes y productores a lograr la excelencia en la calidad.

Combinamos experiencia sobre el terreno con soluciones digitales que aportan precisión, transparencia e inteligencia para datos de calidad y cumplimiento.

Lo que nos diferencia es nuestra cultura única. Nuestros 5,000 Qimers viven y toman decisiones todos los días según nuestros Valores QIMA. Con la pasión del cliente, la integridad y el compromiso de simplificar las cosas, revolucionamos la industria de pruebas, inspección y certificación. ¿Estás listo para subirte a este emocionante viaje con nosotros y ayudarnos a lograr nuestra misión?

Descripción del empleo

• Reunir los comprobantes de los reembolsos mediante caja chica y del estado de cuenta de la tarjeta corporativa.
• Realizar el registro y control de los gastos bajo su control para mantenerlos dentro de presupuesto, notificando oportunamente cualquier alerta o desviación a los mismos.
• Solicitar y supervisar el montaje y servicios de coffee break para las reuniones y salas asignadas, así como todos los insumos con los que deben contar las cocinetas, solicitando cuando sea necesario, la compra de insumos.
• Recibir y coordinar las solicitudes de mensajeria realizadas por el personal interno, así como supervisar que se realice la entrega física o electrónica de los acuses de recibo correspondientes.
• Identificar aquellas solicitudes de mensajeria que requieren ser atendidas con vehículo especial y/o equipo de seguridad.
• Dar seguimiento a los vencimientos, renovaciones, bajas, cambios solicitados y reporte y atención a problemas presentados con las líneas de telefónia celular.
• Recibir los estados de cuenta y/o comprobantes para el pago de Servicios y Servicios Gubernamentales y dar seguimiento para su descarga desde el portal correspondiente (telefonía fija, predial, agua, luz, etc), obtener la factura correspondiente, solicitar el pago y dar seguimiento al mismo.
• Recibir o solicitar facturas para el pago de servicios particulares como seguros, rentas, mantenimiento, pensión, jardín, etc.
• Recibir las ordenes de compra para la planeación, compra y entrega de despensa, utencilios para salas de juntas y cocina, bocadillos, coffe break especiales, brindis y aquellas cuyo monto a pagar se adecue al monto máximo a pagar mediante caja chica, solicitando la factura de las compras realizadas de manera directa.
• Controlar el uso de los autos utilitarios registrando su asignación y usuario, asignar el monto de gasolina para viajes locales y foráneos, así como para la compra mensual de gasolina para autos utilitarios.
• Coordinar, dar seguimiento y registrar el pago de tenencias, seguros, verificaciones, renovación de tarjetas de circulación, el envío a servicio y registro del detalle del mantenimiento preventivo y correctivo que se haya proporcionado a cada auto, así como asegurarse que se realicen los trámites y/o trabajos para el cumplimientos de las obligaciones mencionadas.
• Brindar apoyo en la atención y seguimiento a siniestros.
• Dar seguimiento a los reportes de daños menores ocasionados durante el uso de los autos asignados a los usuarios, así como cotizar y solicitar al proveedor seleccionado la reparación de los mismos.
• Dar seguimiento al estatus que guardan los autos utilitarios y de uso ejecutivo en cuanto a multas e infracciones, notificando de manera inmediata a su jefe direto y al respondable de la infreacción cometida para su pago.
• Dar seguimiento a las funciones asignadas a los vigilantes y revisar los reportes o bitácoras del servicio, manteniendo contacto permanente con el personal subcontratado y sus coordinadores.
• Realizar el registro de información para generar los cuadros de distribución de gastos mediante los cuadros de prorrateo.
• Apoyar en la elaboración del presupuesto del área.

Requisitos

• Licenciatura en administración de empresas o carrera afin
• Experiencia de al menos 5 años en la gestión de diversas actividades administrativas

Información adicional

• Sueldo: Desde $15,000 brutos
• Vales de despensa
• Prestaciones de Ley
• Beneficios adicionales a la planta
• Zona de trabajo: Lomas de Sotelo, Alc. Miguel Hidalgo