Job Description

Superviseur du renouvellement et des opérations

LaCité | Montreal, QC

À propos de BentallGreenOak: BGO est l’un des principaux conseillers internationaux en gestion des investissements immobiliers, une société offrant des prêts immobiliers et un fournisseur de services immobiliers de premier plan, reconnu dans le monde entier. BGO sert les intérêts de plus de 750 clients institutionnels avec son expertise en gestion des actifs pour les bureaux, le secteur industriel, les propriétés multirésidentielles, la vente au détail et l’hôtellerie dans le monde entier. BGO possède des bureaux dans 27 villes situées dans 13 pays, et détient des connaissances et une expérience locales vastes, et des réseaux étendus dans toutes les régions où elle investit dans les actifs immobiliers et les gère au nom de ses clients sur les marchés primaires, secondaires et de co-investissement.

BGO fait partie de SLC Management, l’entité de gestion des alternatives institutionnelles et des actifs traditionnels de Sun Life. Pour en savoir plus, veuillez consulter le site www.bgo.com

BGO prône une culture d’entreprise qui attire et conserve les personnes les plus talentueuses. Nous encourageons les possibilités de croissance, de perfectionnement et de promotion en offrant à nos employés des moyens pour travailler efficacement et nous efforcer d’avoir un meilleur rendement de façon continue. Nous nous engageons à créer un environnement de travail sûr et durable.

Le superviseur du renouvellement et des opérations joue un rôle crucial dans le bon fonctionnement d'une communauté résidentielle en augmentant la valeur des propriétés. Il est chargé de gérer les aspects physiques liés aux appartements vacants et occupés ainsi qu'aux diverses opérations immobilières. Il supervise les réparations et l'entretien des unités occupées et vacantes, en conjonction avec les initiatives de conservation de l'énergie, la formation et le soutien des employés, et assure un service client supérieur et une garantie de qualité tout en réalisant des économies de coûts. Le superviseur du renouvellement et des opérations doit avoir une approche orientée vers le service, d'excellentes compétences en communication, une forte capacité de leadership et d'expérience, travailler des heures flexibles, y compris en fin de mois, et participer aux exigences de garde. Une attitude positive dans un environnement d'apprentissage est essentielle, et la participation aux ateliers/séminaires de formation et de développement de l'entreprise sera nécessaire pour un développement continu.

RESPONSABILITÉS

Service à la clientèle :

• Organiser toutes les inspections préalables au déménagement et de contrôle de qualité requises avec les résidents.
• Assurer une communication efficace avec les résidents, conformément aux attentes des directives provinciales, lors de la réalisation de projets d'immobilisations.
• Maintenir une attention générale sur l'amélioration de l'expérience client.
• Favoriser une forte culture de service client parmi tous les membres de l'équipe.
• Promouvoir un fort sentiment de communauté.
• Participer aux initiatives de notation du service client (par exemple, Maintenance IQ / campagnes de notation Google).

Gestion et administration :

• Coordination et exécution du programme de renouvellement des suites.
• S'assurer que tous les protocoles et procédures établis liés au programme de renouvellement sont respectés et que la préparation à la location est atteinte dans les plus brefs délais (et conformément à la politique de renouvellement).
• Assurer une gestion aussi efficace que possible des renouvellements consécutifs.
• Surveiller les rénovations des suites, coordonner avec les employés syndiqués et, si nécessaire, les entrepreneurs, et garantir une finition de haute qualité.
• Superviser le personnel de terrain, les prestataires de services et les entrepreneurs et surveiller la qualité du travail effectué. Superviser l'ouverture et la fermeture des portes des suites pour le personnel de maintenance et de service lorsque l'entrée par le résident a été dûment autorisée.
• Surveiller et gérer efficacement les journaux de service pour s'assurer que les ordres de travail sont complétés conformément aux protocoles de l'entreprise, obtenant un niveau de satisfaction optimal des résidents.
• Coordonner les tâches de renouvellement de fin de mois : planification des entrepreneurs et du personnel pour le renouvellement des suites.
• Émettre et suivre les ordres de travail et d'achat, et surveiller les dépenses par rapport au budget.
• Obtenir 3 devis compétitifs pour tous les renouvellements complets et tout projet majeur estimé à plus de 20 000 $.
• Informer le superviseur (gestionnaire des opérations) et, dans certains cas, le gestionnaire immobilier des dépassements de coûts.
• Compléter une orientation et une formation approfondies des nouveaux employés syndiqués et des employés existants conformément aux politiques et procédures établies.
• Se conformer aux normes régulières de sécurité incendie et de vie, y compris les tests mensuels et les exercices annuels.
• Assurer une connaissance et une compréhension approfondies des procédures d'urgence, y compris les inondations et la remédiation des moisissures pour les subordonnés directs / le personnel syndiqué.
• Coordonner les inspections des suites entrantes et sortantes et documenter selon les besoins.
• Maintenir un stock de maintenance paritaire et effectuer des inventaires réguliers. Commander des fournitures si nécessaire et selon les instructions du gestionnaire des opérations pour assurer le bon fonctionnement du programme de renouvellement et des opérations immobilières (exemple : commande annuelle d'uniformes).
• Maintenir l'inventaire des appareils électroménagers et des climatiseurs (PTAC).
• Connaître et respecter la politique de santé et de sécurité de l'entreprise.
• S'assurer que tous les fournisseurs et entrepreneurs respectent la politique de santé et de sécurité établie et disposent de certificats CNESST à jour, et signaler immédiatement toute infraction, condition dangereuse ou équipement endommagé au superviseur (gestionnaire des opérations).
• Participer à des projets spéciaux de temps à autre, assignés par le superviseur ou le gestionnaire immobilier.

Maintenance

• Avoir des connaissances et une compréhension de base de tous les systèmes de maintenance (pompes, générateurs de secours, CVC, chaudières, refroidisseurs, piscines, sprinklers, etc.).
• Assurer une surveillance et un contrôle efficaces de tous les accès aux bâtiments / portes d'entrée et de sortie, y compris les systèmes de verrouillage à cylindre et électroniques.
• Participer à la supervision de la maintenance générale dans les ateliers, les parkings, les salles mécaniques, les toits et autres espaces communs.
• Participer à la supervision des travaux effectués par les entrepreneurs des systèmes de sécurité incendie et de vie pour s'assurer que l'entretien et les réparations requis sont correctement effectués.
• S'assurer que toutes les portes mécaniques et de sortie sont sécurisées et fonctionnent correctement en tout temps. Sécuriser les buanderies, les aires de loisirs, les vestiaires et autres espaces communs aux heures prescrites.
• Participer à la supervision des tâches de déneigement et s'assurer que les journaux de sable et de sel sont correctement tenus.
• Participer à la garantie que les tâches de gestion des déchets et de recyclage sont effectuées aux jours de ramassage établis, y compris l'utilisation sécuritaire des équipements de transport et maintenir une relation de travail positive avec les collecteurs de la ville ou les fournisseurs sous contrat.
• Aider le gestionnaire des opérations à superviser les activités de projets d'immobilisations sur place et informer le superviseur de toute préoccupation.
• Porter l'équipement de protection individuelle (EPI) prescrit lorsque cela est nécessaire.

Nettoyage :

• Gérer, maintenir, planifier le personnel et participer si nécessaire pour s'assurer que la propriété, les terrains et les suites vacantes sont maintenus propres conformément aux normes de l'entreprise.
• Assurer une connaissance et une compréhension complètes de la manipulation sécuritaire des matériaux de nettoyage (SIMDUT), et s'assurer que tout le personnel, les entrepreneurs et les fournisseurs respectent les directives de manipulation sécuritaire.

• Certificat de police–Une vérification des antécédents criminels est requise pour l’emploi.

Chez BGO, nous reconnaissons que les expériences, perspectives et points de vue uniques de chaque employé renforcent notre capacité à créer et à apporter la meilleure valeur ajoutée à nos clients, partenaires, parties prenantes et investisseurs. Par conséquent, nous encourageons fortement les candidats de tous les sexes, âges, origines ethniques, cultures, capacités, orientations sexuelles et expériences de vie à postuler chez nous.

BGO s’engage à suivre des pratiques d’embauche équitables, et nous serons heureux de discuter des aménagements possibles et de garantir l’équité dans notre processus d’embauche. Nous pouvons répondre à toute demande d’aménagement, pour cela veuillez communiquer avec nous à l’adresse courriel accessibility@bgo.com en précisant : le numéro d’offre d’emploi, votre nom et le mode de communication que vous préférez.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt pour un emploi chez BGO, mais seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés.

Turnover & Operations Supervisor

LaCité | Montreal, QC

Who We Are: BGO is a leading, global real estate investment management advisor and a globally-recognized provider of real estate services. BGO serves the interests of more than 750 institutional clients with expertise in the asset management of office, industrial, multi-residential, retail and hospitality property across the globe. BGO has offices in 28 cities across twelve countries with deep, local knowledge, experience, and extensive networks in the regions where we invest in and manage real estate assets on behalf of our clients in primary, secondary and co-investment markets. BGO is a part of SLC Management, which is the institutional alternatives and traditional asset management business of Sun Life.

For more information, please visit www.bgo.com

BGO promotes a corporate culture that attracts and retains the highest caliber people. We encourage opportunities for growth, development, and promotion by providing our employees with the resources to work effectively and continually strive to perform better. We are committed to a safe and sustainable work environment.

The Turnover & Operations Supervisor is important to the successful operation of a residential community by enhancing the value of the properties. The Turnover and Operations Supervisor is expected to manage the physical aspect as it relates to vacant and occupied apartments miscellaneous property operations . Oversee both occupied and vacant unit repairs and maintenance, in conjunction with energy conservation initiatives, employee training and support and deliver superior customer service and quality assurance while achieving cost-effectiveness. The Turnover & Operations Supervisor must have a service-oriented approach, excellent communication skills, strong leadership ability and experience, work flexible hours including month-end and participate in on-call requirements. A positive attitude within a learning environment is essential, and participation in company training and development workshops/seminars will be necessary for continued development.

RESPONSIBILITIES

Customer Service:

• Setting up all required pre-move out and quality control inspections with residents.
• Ensure effective communication with residents, consistent with expectations of Provincial guidelines, when any capital projects are undertaken.
• Maintain an overall focus on enhancing the customer experience.
• Foster a strong customer service culture amongst all team members
• Promote a strong sense of community.
• Participate in Customer Service Rating Initiatives (e.g. Maintenance IQ / Google rating campaigns)

Management and Administration:

• Coordination and execution of the suite turnover program.
• Ensure that all established protocols and procedures related to the turnover program are respected and that rent readiness is achieved in the shortest amount of time (and as per turnover policy).
• Ensure that Back-to-Back turnover is management as efficiently as possible
• Monitor in-suite renovations, coordinate with union employees and (as needed) contractors, and ensure a high quality of finishing.
• Supervise field staff, service providers and contractors and oversee quality of work performed. Oversee the opening and locking of suite doors for maintenance and service personnel when entry by the resident has been duly authorized.
• Monitor and effectively manage service logs to ensure work orders are completed as per company protocols, obtaining optimum resident satisfaction level.
• Coordinate month-end turnover duties: scheduling of contractors and staff for turnover of suites.
• Issuing and tracking work and purchase orders, and monitoring expense to budget.
• Obtaining 3 competitive quotes for all full turns and any major project with an estimated cost of $20K+
• Inform supervisor (Operations Manager) and in certain cases Property Manager of cost overruns
• Complete thorough orientation and training of new and existing union staff according to established policy and procedure.
• Comply with regular fire and life safety standards including monthly testing and annual drills.
• Ensure a thorough knowledge and understanding of emergency procedures including fire, flood and mold remediation for direct reports / union staff.
• Coordinate incoming and outgoing suite inspections and document as required.
• Maintain par stock maintenance supplies, and complete regular inventories. Order supplies as necessary and as instructed by the Operations Manager to ensure the proper operation of the turnover program and property operations (example: annual uniform order).
• Maintain appliances and A/C (PTAC) inventory.
• Be familiar with and adhere to the company’s Health and Safety policy.
• Ensure all vendors and contractors comply with the established health and safety policy and have up-to-date CNESST certificates, and immediately report any infractions, hazardous conditions, or damaged equipment to the supervisor (Operations Manager)
• Participate in special projects from time-to-time as assigned by the supervisor or the Property Manager.

Maintenance:

• Have knowledge and basic understanding of all maintenance systems (pumps, emergency generators, HVAC, boilers, chillers, swimming pools, sprinklers, etc.).
• Ensure the effective monitoring and control of all building access / entrance and exit doors including cylinder lock and electronic systems.
• Participate in supervising the general maintenance in workshops, parking lots, mechanical rooms, rooftops and other common areas.
• Participate in supervising work completed by fire and life safety systems contractors to ensure required maintenance and repairs are completed properly.
• Ensure all mechanical and exit doors are secure and properly functioning at all times. Secure laundry rooms, recreation areas, locker rooms, and other common element areas at prescribed times.
• Participate in supervising snow removal duties and ensure complete sand and salt logs are properly maintained.
• Participate in ensuring waste and recycling duties are completed on established pick-up days, including the safe operation of equipment hauling machinery and maintain a positive working relationship with City collectors or contracted vendors.
• Assist Operations Manager in overseeing capital project activities on site and advise supervisor of any concern.
• Wear prescribed Personal Protective Equipment (PPE) when required to do so.

Cleaning:

• Manage, maintain, schedule staff, and participate when required to ensure property, grounds and vacant suites are kept clean in accordance with company standards.
• Ensure a complete knowledge and understanding of the safe handling of cleaning materials (WHMIS), and ensure that all staff, contractors, and vendors comply with safe handling guidelines.

• Police Clearance – A criminal verification check is required for employment.

At BGO, we recognize that each employee’s unique experiences, perspectives, and viewpoints strengthen our ability to create and deliver the best value to our clients, partners and stakeholders/investors and therefore we strongly encourage applicants of all genders, ages, ethnicities, cultures, abilities, sexual orientations and life experiences to apply.

BGO is committed to equitable hiring practices and we welcome the opportunity to discuss accommodation and ensure fairness and equity in our hiring process. If you require accommodation, please email us at accessibility@bgo.com and include: Job posting #, your name and your preferred method of contact.

We thank all applicants for their interest in employment with BGO, however only those selected for an interview will be contacted.