Standardiste : agent de l'accueil téléphonique

Groupe RIFSEEP 2

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Au sein du Bureau « relations aux usagers » du SGC, assure la continuité de la gestion du standard, des moyens de communication et des liaisons gouvernementales (fonctionnement départemental et selon le protocole en vigueur en plate-forme unilatérale pour la mutualisation des standards des préfectures de l’Allier, du Cantal et de la Haute-Loire ) :

• connaît l’environnement technique du standard et maîtrise l’utilisation des systèmes d’information et de communication spécifiques à cet environnement ;

• traite et achemine les appels téléphoniques 24h/24 pour les périmètres préfecture, sous‑préfectures et directions départementales interministérielles du Puy-de-Dôme : indication d’informations de 1er niveau, orientation des usagers vers les systèmes numériques, mise en relation avec les services compétents, suivi de la prise en charge des appels, … ;

• traite les appels téléphoniques des préfectures de l’Allier, du Cantal et de la Haute-Loire la nuit, les week-ends et les jours fériés ;
• met à jour la documentation de service, les annuaires, l’outil MUST ;

• collecte les consignes à appliquer dans le cadre de la continuité des liaisons gouvernementales ;

• exploite le réseau de commandement et remet les messages (RESCOM) pour les 4 départements en dehors des heures ouvrables ;

• participe aux liaisons gouvernementales dans le cadre de la gestion des crises ;

• aide à la recherche d’interlocuteurs et de solutions pour les autorités ;

• réceptionne et analyse les fax et transmet par mail à la fermeture des services des 4 départements ;
• renseigne les tableaux de service (plannings)

Ces missions sont susceptibles d’évolution au sein du bureau et s’inscriront dans la démarche qualité du Ministère.

En suppléance, traite les appels reçus sur l’interphone de l’accueil physique du bâtiment ASSAS.

Vos perspectives :

Compétences renforcées en termes de savoir-faire relationnels et d’utilisation des technologies d’information et communication

Connaissance des services de l’État dans le département

Travail en brigade et horaires atypiques (nuits, dimanches et jours fériés), avec attente de la relève pour assurer la continuité du service

Renforts de brigade lors de circonstances exceptionnelles

Vacations spécifiques liées aux horaires

Connaissances techniques :

• Connaître l'environnement professionnel : niveau pratique requis
• Connaître les techniques d'accueil téléphonique : niveau maîtrise requis
• Savoir utiliser les systèmes d’information et de communication spécifiques : niveau maîtrise requis
• Avoir des compétences informatiques bureautique : niveau maîtrise requis

Savoir Faire

• Savoir s'organiser : niveau pratique requis
• Savoir analyser : niveau pratique requis
• Savoir travailler en équipe : niveau pratique requis

Savoir Être

• Savoir s'adapter : niveau pratique requis
• Savoir accueillir : niveau maîtrise requis
• Avoir le sens des relations humaines : niveau pratique requis
• Savoir s'exprimer oralement : niveau maîtrise requis
• Être réactif dans un contexte de crise : niveau pratique requis

Votre environnement professionnel

Activités du service
Au sein du pôle « logistique, courrier, accueil », le bureau « relations aux usagers » assure les missions supports d’accueil physique, téléphonique, courrier et courriel pour l’ensemble des services relevant du périmètre du SGC

Composition et effectifs du service
Il compte 13 ETP : une mission accueil (4 C), une mission standard (6 C , 1 B) et une mission courrier (1 B, 1 C)

Liaisons hiérarchiques

Le chef du bureau « relations aux usagers »

L’adjoint à la directrice du SGC, chef du pôle « logistique, courrier, accueil »

Liaisons fonctionnelles

Les usagers

Les missions accueil et courrier du bureau

Le SIDSIC

Le corps préfectoral, les directeurs des DDI

Les services métiers des DDI et directions de la préfecture

Les standards des départements Allier, Cantal et Haute-Loire

Aides à l'installation

Pour les fonctionnaires désirant rejoindre le département du Puy-de-dôme, une convention signée avec MANPOWER permet au conjoint ou aux enfants de rechercher un emploi.

Une autre convention permet, sous condition de disponibilité, d'obtenir un logement temporaire, le temps de rechercher un logement pérenne.

Demandez plus de précisions lors de votre contact avec la personne en charge du recrutement.

Article L332-7

Pour les candidatures de fonctionnaires, le formulaire de mobilité doit obligatoirement être déposé dans MOBMi dument complété, avec obligatoirement l'avis du service d'origine , la signature et le tampon de celui-ci.

Pour les contractuels, un CV et une lettre de motivation doivent être au minimum déposés dans MOBMI