Job Description

Background
Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP: we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.
UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.
I. OBEJCTIF ET CONTEXTE ORGANISATIONNEL

1- Contexte de l'Organisation

Le PNUD travaille dans environ 170 pays et territoires, contribuant à l'éradication de la pauvreté et à la réduction des inégalités et de l'exclusion. Nous aidons les pays à développer des politiques, des compétences en matière de leadership, des capacités de partenariat, des capacités institutionnelles et à renforcer la résilience afin de maintenir les résultats du développement.

Le PNUD travaille au renforcement de nouveaux cadres pour le développement, la réduction des risques de catastrophe et le changement climatique. Nous soutenons les efforts des pays pour atteindre les nouveaux Objectifs de développement durable, qui guideront les priorités mondiales de développement jusqu'en 2030. Le principe clé de l'Agenda 2030, qui consiste à ne laisser personne de côté et à éradiquer les inégalités, est au cœur de toutes nos activités.

Le PNUD s'attache à aider les pays à élaborer et à partager des solutions dans trois domaines principaux :

- le Développement Durable

- La Gouvernance démocratique et la consolidation de la paix, Etat de Droits, Droits Humains

- La résilience au climat et aux catastrophes

Dans toutes nos activités, nous encourageons la protection des droits de l'homme et l'autonomisation des femmes, des minorités et des personnes les plus pauvres et les plus vulnérables.

2- Contexte du Stage

L’archivage électronique et la gestion électronique des documents sont des concepts essentiels pour les entreprises modernes, dans un monde où l’information se dématérialise de plus en plus, les entreprises accumulent des volumes massifs de documents numériques emails, contrats, factures, etc. Deux enjeux majeurs se posent alors :

- Comment gérer efficacement ces documents au quotidien ?

- Comment les conserver de façon fiable, sécurisée et conforme sur le long terme ?

Ces deux dimensions sont abordées respectivement par la GED et l’archivage électronique.

Ce sont deux systèmes qui permettent de gérer efficacement des volumes croissants de documents et d’informations tout en garantissant leur sécurité, leur accessibilité et leur conformité.

Le bureau pays Côte d’Ivoire dans un sa politique de réduction des support papiers, ambitionne une transition numérique efficace. Dans ce contexte, nous recrutons des stagiaires archivistes pour aider à l’archivage et à la numérisation de tous ces documents essentiels.

Le stage a pour but de : fournir un cadre permettant à des étudiants de divers horizons académiques d'être affectés à des bureaux du PNUD, où leur expérience éducative peut être améliorée par des missions de travail pratiques ; les exposer à un environnement international ; les exposer au travail de l'Organisation dans le but d'approfondir leur connaissance et leur compréhension des objectifs, des principes et des activités du PNUD ; et fournir aux bureaux du PNUD l'assistance d'étudiants qualifiés spécialisés dans le domaine de la gouvernance démocratique et de la consolidation de la paix.

II. TÂCHES ET RESPONSABILITES

Le stagiaire participera aux tâches et responsabilités suivantes :

• Gérer les archives physiques : trier, classer, coter, inventorier et éliminer.
• Gérer les archives numériques : numériser, indexer et alimenter la Gestion Electronique des Documents.
• Appuyer aux outils et procédures documentaires.
• Assister dans la communication et la consultation des archives Participer aux activités des services/unités.
• Respecter les règles de confidentialité et de sécurité des documents

III. COMPETENCES

1- Compétences techniques et informatiques :

• Maîtrise du tri,
• Classement,
• Normes archivistiques,
• Numérisation.
• Connaissance et utilisation efficace des outils de productivité Microsoft Office.

2- Compétences linguistiques :

• Le français est requis et l'anglais est souhaitable ;
• La connaissance d'autres langues des Nations Unies est un avantage.

3- Autres compétences et attitude :

• Intérêt et motivation pour travailler dans une organisation internationale ;
• Bonnes compétences analytiques pour rassembler et consolider des données et des recherches en vue d'une mise en œuvre pratique ;
• Personne extravertie et prenant des initiatives, avec un état d'esprit orienté vers les objectifs ;
• Communique efficacement lorsqu'elle travaille en équipe et de manière indépendante ;
• Bonne capacité à organiser et à structurer diverses tâches et responsabilités ;
• Fait preuve de sensibilité et d'adaptabilité en matière de culture, de sexe, de religion, de race, de nationalité et d'âge ;
• Répond positivement aux commentaires et aux points de vue divergents ;
• Aborde constamment le travail avec une énergie et une attitude positive et constructive.
• Capacité démontrée d'interagir avec succès avec des personnes d'origines culturelles et de croyances différentes, ce qui inclut la volonté d'essayer de comprendre et de tolérer des opinions et des points de vue différents.
• Rigueur, organisation, discrétion, travail en équipe.

IV. EXPERIENCES REQUISES
Education:

Les candidats doivent répondre à l'une des exigences suivantes en matière d'éducation :

• Être en dernière année d'une Licence/DUT, d’une Maitrise ou d’un Master en Archivistique, en Science de l’Information ou équivalent.
• Être inscrits à une Licence, un Master ; ou

• Être diplômé depuis moins d'un an d’une Licence, d’un Master ou d'études équivalentes.

  Domaine d'étude : Archivistique, Gestion Documentaire, et Science de l’Information etc.

V. CONDITIONS DE STAGE

• Les stagiaires du PNUD bénéficient d’une prime de stage.
• Toutes autres dépenses liées au stage sont à la charge du stagiaire ou de l'entité qui le parraine ;
• Le PNUD n'accepte aucune responsabilité pour les coûts résultant d'accidents et/ou de maladies ou de décès survenus pendant le stage ;
• Les stagiaires sont responsables de l'obtention des visas nécessaires et de l'organisation du voyage vers et depuis le lieu d'affectation où le stage sera effectué ;
• Les stagiaires ne sont pas éligibles pour postuler ou être nommés à un poste au PNUD pendant la période de stage ;
• Les stagiaires doivent fournir la preuve de leur inscription à un régime d'assurance maladie ;
• Les stagiaires ne sont pas des membres du personnel et ne peuvent pas représenter le PNUD à titre officiel ;
• Les stagiaires sont censés travailler à temps plein, mais une certaine flexibilité est autorisée pour les programmes d'éducation ;
• Les stagiaires doivent obtenir un financement pour leur subsistance et prendre leurs propres dispositions pour le stage, le voyage, le VISA, le logement, etc.

Disclaimer Applicant information about UNDP rosters Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
Non-discrimination
UNDP has a zero-tolerance policy towards sexual exploitation and misconduct, sexual harassment, and abuse of authority. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles.
UNDP is an equal opportunity and inclusive employer that does not discriminate based on race, sex, gender identity, religion, nationality, ethnic origin, sexual orientation, disability, pregnancy, age, language, social origin or other status.
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