Job Description

Materialwissenschaft und Technologie sind unsere Leidenschaft. Mit unserer Spitzenforschung leisten die rund 1'100 Mitarbeitenden der Empa entscheidende Beiträge zum Wohle der Gesellschaft für eine lebenswerte Zukunft. Die Empa ist eine Forschungsinstitution des ETH-Bereichs.

Specialist HR-Administration & HR IT (80-100%)

Die HR-Abteilung ermöglicht die Gewinnung, Betreuung, Entwicklung und Administration von Talenten aus rund 50 Nationen. Zur Verstärkung des Teams HR-Administration & -IT Applikation am Standort Dübendorf suchen wir eine zuverlässige, kommunikative und teamorientierte Persönlichkeit.

Ihre Aufgaben

In dieser abwechslungsreichen Funktion betreuen Sie selbständig eine Organisationseinheit mit Personal am Standort Dübendorf.

• Selbständige Bearbeitung sämtlicher personal-administrativer Aufgaben für einen Teilbereich, im Zusammenhang mit Anstellung, Betreuung und Austritt von Mitarbeitenden, Praktikanten, Diplomanden und akademischen Gästen
• Steuerung der HR-Prozesse vom Eintritt bis zum Austritt: Einholen von Aufenthalts- und Arbeitsbewilligungen, Vertragsänderungen, Verlängerungen sowie Austritt mit Arbeitszeugnis (ohne Saläradministration und Sozialversicherungen)
• Erste Anlaufstelle für administrative Fragen, mit vielfältigen Kontakten zu Mitarbeitenden und Behörden
• Bearbeitung der Aufgaben in zunehmendem Masse mit modernen HR-IT-Tools, im Rahmen der laufenden Weiterentwicklung unserer HR-Applikationen und des Ausbaus der E-Workflows
• Aktive Mitwirkung bei Digitalisierungsprojekten und der Weiterentwicklung unserer HR-Tools, mit der Möglichkeit, dich in diesem Bereich gezielt weiterzuentwickeln
• Übernahme von Spezialaufgaben

Ihr Profil

• Mehrjährige Erfahrung in der Personaladministration oder einer vergleichbaren Position
• Höhere Personalfachausbildung (Eidg. HR-Fachausweis)
• Ausgeprägte IT-Affinität sowie Freude am Arbeiten mit digitalen HR-Tools und Systemen
• Erfahrung in der Digitalisierung oder Automatisierung von HR-Prozessen, z. B. durch Mitwirkung bei der Einführung neuer Tools oder E-Workflows
• Ambition, sich fachlich in Richtung HR-Digitalisierung weiterzuentwickeln und mittelfristig mehr Verantwortung in diesem Bereich zu übernehmen
• Wille, Prozesse schlank, effizient und kundenfreundlich zu gestalten
• Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise sowie hohe Diskretion im Umgang mit sensiblen Personendaten
• Dienstleistungsorientierung und Kommunikationsstärke im Kontakt mit Mitarbeitenden und Behörden
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse für die gewandte Kommunikation im internationalen, multikulturellen Umfeld

Unser Angebot

Wir bieten Ihnen viel Spielraum in einer spannenden, stimulierenden und dynamischen Umgebung, in der Innovation, Kreativität und Teamgeist wichtige Erfolgsfaktoren sind. Wir leben eine Kultur der Inklusion und des Respekts. Bei uns sind alle Menschen willkommen, die Lust auf innovative, nachhaltige und sinnstiftende Tätigkeiten haben - nur das zählt.

Wir freuen uns auf Ihre vollständige Online-Bewerbung inkl. Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnissen und Diplomen. Bitte reichen Sie diese ausschliesslich über unser Bewerbungsportal ein. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.