Job Description

Spécialiste en gestion des commandes

Le ou La spécialiste en gestion de commande (« L’OMS ») travaille en étroite collaboration avec l’équipe de gérants de projets en tant que responsable du support aux projets, incluant la standardisation des processus, la gestion de la qualité et documentaire, les activités de maintenance des projets ainsi que l'amélioration des processus et des outils de gestion des commandes.

Sous la supervision du directeur de gestion de projets, l’OMS exécute ses tâches dans un cadre opérationnel bien défini.
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ORDER MANAGEMENT SPECIALIST

Responsible for project operations and project support including standardization, quality management, document management, project maintenance, process improvement and tools for the order management function. Accountable for the quality of own work. Subject to direct operations supervision/prescribed work instructions/systems checking. Executes within a well-defined operations framework.

Détails et portée du poste

• Réception et saisie précise des commandes dans le logiciel de gestion des commandes SAP Préparation des accusés de réception de commande

• Préparation des factures

• Préparation des renonciations de privilège

• Assistance aux gérants de projet pour les tâches administratives

• Collaboration avec les autres services (Ingénierie, achats, logistique, production, ventes, gestion de projets, etc.)

• Support au traitement des commandes (accélération, modifications, etc.)

• Suivi du statut des commandes et résolution des anomalies

• Suivi de la comptabilisation du chiffre d'affaires

• Tout autre tâche connexe

Rôles et responsabilités

• Maintien et mise à disposition, selon les besoins, de documents de projet complets et à jour, ainsi que des informations connexes, tout au long du cycle de vie du projet.

• Développement des connaissances conceptuelles de la discipline professionnelle. Peut inclure des rôles de soutien nécessitant une expertise spécialisée ou couvrant un domaine plus large.

• Application des connaissances générales de l’entreprise acquises par la formation ou l’expérience. Compréhension de la contribution du travail de son équipe au domaine.

• Résolution des problèmes selon les procédures établies. Consultation du superviseur ou des membres plus expérimentés de l’équipe pour les problèmes sortant du cadre des instructions/paramètres définis.

• Soutien aux processus logistiques, à la réception des marchandises (contrôle des stocks, etc.).

• Collecte et gestion des preuves de livraison.

Qualifications/Exigences :

• Diplôme en ingénierie ou en commerce, obtenue dans une université ou un établissement d'enseignement accrédité.

• Minimum de 2 ans d'expérience en gestion de projet, ingénierie ou production OU domaine connexe

• Maîtrise du français et de l'anglais (oral et écrit)

• Capacité à voyager aux USA jusqu’à 2 semaines (non consécutives) dans l’année.

Caractéristiques souhaitées :

• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite.

• Maîtrise exceptionnelle de la suite Microsoft Office et SAP

• Excellente maîtrise de PowerPoint.

• Maîtrise des outils de visioconférence et de numérisation

• Excellentes compétences administratives, organisationnelles et de communication (orale et écrite)

• Expérience SAP souhaitable

• Excellentes aptitudes relationnelles professionnelles : forte motivation, intégrité, assurance et esprit d’initiative

• Rigueur, suivi rigoureux et sens de l’organisation

• Capacité à gérer sa charge de travail efficacement dans un environnement dynamique, avec des délais serrés et des priorités changeantes

• Capacité à prioriser et à gérer plusieurs tâches simultanément

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Responsible for project operations and project support including standardization, quality management, document management, project maintenance, process improvement and tools for the order management function. Accountable for the quality of own work. Subject to direct operations supervision/prescribed work instructions/systems checking. Executes within a well-defined operations framework.

details and scope

• Responsible for receiving orders and accurately entering orders into SAP order management software

• Prepare the Order Acknowledgment

• Prepare invoices

• Prepare the Lien Waivers

• Assist the project managers with administrative duties

• Support with other departments such as Technical Support, Purchasing, Logistics, Manufacturing, Commercial, Product Managers, etc.,

• Support other ordering processing including expediting orders, change orders, etc.

• order status and resolving discrepancies.

• Sales Revenue Recognition to be monitored

• Other related tasks

Roles and Responsibilities

• Responsible for maintaining and making available as necessary complete and current project documents and related information throughout the project cycle.

• Developing conceptual knowledge of professional discipline. May include support roles with specialized expertise or in broad area.

• Applies general knowledge of business developed through education or experience. Understands how work of own team contributes to the area.

• Resolves issues using established procedures. Consults supervisor or more senior team members for issues outside of defined instructions/parameters.

• Supporting the process of logistics, good receipt, (inventory check, etc.)

• Proof of deliveries collection and administration

Qualifications/Requirements:

• Bachelor's degree from an accredited university or college in Engineering or Business

• Minimum of 2 years of experience in project management, engineering, manufacturing

• Proficiency in French and English, both oral and written.

• OR related field (or associate degree with at least 4 years of experience in project management, engineering, manufacturing, or related field)

Desired Characteristics:

• Strong oral and written communication skills.

• Exceptional proficiency in Microsoft Office suite.

• Strong PowerPoint skills; familiarity with video conferencing and scanning

• Excellent administrative, organizational and professional communication skills (verbal and written)

• SAP experience preferable

• Demonstrated professional interpersonal skills - high level of motivation, integrity, self-confidence and ability to take initiative.

• Extreme attention to detail, follow up, highly organized

• Demonstrated ability to balance workload under short deadlines and changing priorities in a fast-paced environment

• Ability to prioritize and manage multiple tasks simultaneously

Additional Information

Relocation Assistance Provided: No