Job Description

ProMach est à la recherche d’un Spécialiste de la paie Workday talentueux qui travaillera en partenariat avec l’équipe élargie de la paie afin de traiter la paie bimensuelle pour le Canada. Ce rôle vise à assurer la conformité et l’application uniforme des lois fédérales, provinciales et locales, ainsi qu’une collaboration étroite avec les Ressources humaines pour résoudre les enjeux liés à la paie ayant un impact sur les employés.

Chez ProMach, nous recherchons des personnes qui souhaitent se démarquer. Vous aurez l’occasion de faire évoluer votre carrière dans la direction qui vous inspire. Vous pouvez être créatif). Stratégique. Persuasif. Influent. Rigoureux. Passionné par la technique. Orienté résultats. Visionnaire.

À titre de spécialiste de la paie Workday, vous serez à la fois mis(e) au défi et valorisé(e). Vous contribuerez chaque jour à améliorer la performance et l’efficacité des opérations d’emballage de nos clients. Vous aiderez à bâtir l’avenir de l’automatisation de l’emballage. Nous en sommes fiers et nous savons que vous le serez aussi.

Avons-nous retenu votre attention ? Continuez à lire.

Le spécialiste de la paie Workday joue un rôle clé au sein de l’équipe de la paie en assurant le traitement de la paie bimensuelle pour le Canada. En étroite collaboration avec les Ressources humaines, il veille à l’exactitude, à la conformité et à l’application rigoureuse des lois fédérales, provinciales et locales, tout en contribuant à une expérience employé positive.

Ce rôle vous passionne ?

• Traiter l’ensemble des activités liées à la paie canadienne bimensuelle et soutenir les activités de paie aux États‑Unis, incluant le transfert de données entre les systèmes de gestion du temps et de paie ainsi que la complétion des listes de vérification de paie.
• Faire le rapprochement entre les fichiers de paie et le rapport de prévalidation pour assurer l'exactitude des saisies de données et des dossiers
• Développer et produire des rapports de paie et des rapports ad hoc dans Workday.
• Offrir un service à la clientèle de haute qualité en analysant et en répondant aux questions des employés concernant les paiements, déductions, retenues à la source, saisies de salaire ou écarts de paie.
• Communiquer avec les différents départements afin d’assurer la transmission des informations dans les délais, les corrections nécessaires et la résolution des problématiques liées à la paie.
• Administrer tous les aspects des saisies de salaire et des déductions statutaires des employés au Canada et aux États‑Unis.
• Mettre à jour les changements de rémunération des employés, incluant les remboursements de prêts, les cotisations aux régimes de retraite (p. ex. REER/RPDB, 401(k)), les déductions liées aux avantages sociaux, les avantages imposables et toute autre donnée relative à la paie.
• Préparer, concilier et soutenir les activités de fin d’année en matière de paie, incluant les exigences de production des relevés et rapports canadiens et américains (p. ex. T4, RL‑1, W‑2, T2200, TP‑64.3, sommaires et modifications, le cas échéant).
• Produire et gérer les relevés d’emploi (RE) conformément aux exigences de Service Canada et des États‑Unis.
• Soutenir le traitement de la paie lié aux congés statutaires, aux indemnités de vacances, aux programmes d’invalidité et à toute autre rémunération régie par la législation canadienne.
• Obtenir les approbations requises pour les activités liées à la paie, telles que les paiements et les remboursements, et documenter le tout afin d’assurer la conformité aux politiques, procédures et exigences réglementaires de l’entreprise.
• Identifier des occasions d’amélioration des processus de paie et de gestion du temps.
• Soutenir les audits internes et externes de la paie en préparant la documentation, les rapports et les rapprochements requis.
• Maintenir la confiance des employés et protéger les opérations de paie en assurant une confidentialité stricte, ainsi que l’exactitude et l’intégrité des données de paie.

Ce profil vous correspond ? Nous aimerions entrer en contact avec vous !

• Diplôme d’études collégiales en administration ou dans un domaine connexe.
• Certification CPP ou FPP (atout).
• 3 à 5 années d’expérience en traitement de la paie dans l’environnement Workday, incluant l’utilisation d’OSV ou d’un administrateur tiers équivalent; minimum d’une année d’expérience en recherche fiscale basée sur le lieu de travail ou de résidence.
• Excellente connaissance de la paie canadienne (notamment pour le Québec, l’Ontario, l’Alberta, le Manitoba et la Colombie‑Britannique) et de la déclaration du temps, incluant les systèmes, processus, règlements et politiques de paie.
• Excellente connaissance et compréhension des exigences fédérales et provinciales en matière de production des déclarations fiscales et des autres lois relatives à la paie, incluant les obligations de fin d’année (T4, RL‑1, sommaires et relevés d’emploi).
• Compétences avancées de la suite Microsoft Office, particulièrement Excel.
• Expérience en paie au sein d’une organisation multisite opérant au Canada et aux États‑Unis, fortement souhaitée.
• Excellentes aptitudes de communication, tant à l’oral qu’à l’écrit, en français et en anglais.*
• Capacité démontrée à comprendre, organiser, analyser et interpréter des données.
• Solide orientation service à la clientèle et grand professionnalisme.
• Capacité éprouvée à organiser et à prioriser des projets dans un environnement dynamique axé sur le respect des échéanciers.

*En raison des communications fréquentes par courriel et par téléphone avec d’autres collègues de ProMach situés aux États‑Unis, la maîtrise de l’anglais est requise pour ce poste. Il est important de noter que l'environnement de travail est en français.

Qu'est-ce que vous y gagnez ?

Il n'y a pas de monopole sur les bonnes idées, ni de limites à votre progression au sein de notre équipe. Nous offrons un environnement ouvert et communicatif qui favorise l'initiative individuelle. Nous sommes fiers d'être une entreprise où les gens choisissent de faire carrière.

En plus des opportunités de croissance, en tant qu'employé de ProMach, vous recevez plus qu'un simple chèque de salaire. La rémunération totale comprend votre salaire, des programmes complets de soins médicaux et dentaires, ainsi qu'une assurance vie, un programme généreux de congés payés et un plan d'épargne retraite avec une contrepartie de l'entreprise. Et parce que nous comprenons l'importance d’avoir de bonnes assurances, il n'y a pas de période d'attente pour les avantages sociaux - vous êtes admissible dès votre premier jour d'emploi !

Curieux de la vie chez ProMach ? Suivez-nous sur LinkedIn, Twitter et Instagram !

Plus de possibilités de carrière à envisager !

ProMach adhère au principe d’accès à l’égalité en emploi. L’utilisation du genre masculin a été adopté afin de faciliter la lecture et n’a aucune intention discriminatoire.

Nous veillerons à ce que les personnes handicapées bénéficient d'un aménagement raisonnable pour participer au processus de demande d'emploi ou d'entretien, pour exécuter les fonctions essentielles du poste et pour bénéficier des autres avantages et privilèges de l'emploi. Veuillez nous contacter pour demander un aménagement.

Pro Mach, Inc. a été nommés sept fois sur la liste Inc. 5,000 des entreprises privées à la croissance la plus rapide aux États-Unis. Nous continuons à introduire des produits innovants, à pénétrer de nouveaux marchés, à étendre notre présence mondiale et à acquérir activement de nouvelles capacités.

Nous avons les avantages, les opportunités et la force de marché d'une grande organisation, combinés à la culture entrepreneuriale d'une petite entreprise dynamique. Vous apprécierez les avantages de travailler dans une entreprise en croissance qui concurrence à l'échelle mondiale, tout en conservant la touche personnelle d'une petite entreprise où vous pouvez avoir un impact chaque jour.

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Workday Payroll Specialist- Canada

ProMach is seeking a talented Workday Payroll Specialist who will partner with the broader Payroll team to process biweekly payroll for Canada. This role will ensure compliance and consistent application of federal, province, and local laws as well as collaboration with Human Resources to resolve pay related issues impacting employees.

At ProMach, we’re looking for people who want to shine. You’ll have opportunities to take your career in the direction you desire. You can be creative. Strategic. Persuasive. Influential. Meticulous. A technical enthusiast. A closer. A futurist.

As our Workday Payroll Specialist, you’ll be challenged and rewarded. Impact our customers’ packaging performance and efficiency every day. Help build the future of packaging automation. We’re proud of that and know you will be too.

Do we have your attention? Keep reading.

The Workday Payroll Specialist with partner with the broader Payroll team to process biweekly payroll for Canada. You'll ensure compliance and consistent application of federal, province, and local laws. In addition, you'll collaborate with Human Resources to resolve pay (and related) issues impacting our employees.

Are you passionate about this work?

• Process all aspects of biweekly Canadian payroll and support U.S. payroll activities, which includes transferring data between timekeeping and payroll systems, and completing a payroll checklist.
• Verify reconciliation and precheck audit reports to ensure accuracy of data entry and records.
• Preferred ability to develop payroll and ad hoc related reports in Workday.
• Provide high‑quality customer service by investigating and responding to employee inquiries regarding payments, deductions, withholdings, garnishments, or payroll discrepancies.
• Communicate with departments to ensure timely submission, corrections, and problem resolution of all payroll-related issues.
• Administer all aspects of employee wage garnishments and statutory deductions for Canada and the U.S.
• Update employees pay changes, including loan repayments, retirement contributions (e.g., RRSP/DPSP, 401(k)), benefit‑related deductions, taxable benefits, and other payroll‑related data.
• Prepare, reconcile, and support year‑end payroll activities, including Canadian and U.S. reporting requirements (e.g., T4, RL‑1, W‑2, T-2200, TP-64.3, summaries, and amendments, where applicable).
• Produce and manage Records of Employment (ROEs) in accordance with Service Canada and US requirements.
• Support payroll processing related to statutory leaves, vacation pay, disability programs, and other earnings governed by Canadian legislation.
• Receive necessary approvals for payroll related tasks such as payments and reimbursements; document and ensure compliance with company policies, procedures, and regulatory requirements.
• Identify opportunities to improve payroll and timekeeping processes.
• Support internal and external payroll audits by preparing payroll documentation, reports, and reconciliations as required.
• Maintain employee confidence and protect payroll operations by ensuring strict confidentiality, accuracy, and integrity of payroll data.

What’s in it for you?

There's no monopoly on good ideas or limits to how far you can advance with our team. We offer an open, communicative environment that fosters individual initiative. We pride ourselves in being a company where people are happy and choose to build a career.

In addition to growth opportunities, as a ProMach employee, you receive more than just a paycheck. Total compensation includes your salary, comprehensive medical/dental programs, as well as life insurance, a generous paid time off program, and a retirement savings plan with a company match. And because we understand the importance of feeling protected, there is no waiting period for benefits – you are eligible on your first day of employment!

Please note that the pay ranges listed on external job boards, outside our posting details, do not accurately reflect our internal compensation ranges.

If this sounds like you, we want to connect!

• College diploma in Business Administration or a related field.
• CPP or FPP certification (an asset).
• 3-5 years of payroll processing experience in the Workday system including OSV or equivalent third-party administrator; minimum of one year experience with work/resident-based tax research.
• Strong knowledge of Canadian payroll (specifically for Québec, Ontario, Alberta, Manitoba, and British Columbia) and time reporting, including payroll systems, processes, regulations, and policies.
• Excellent working knowledge and understanding of Federal/Province tax filing regulations and other payroll legislation, including year‑end obligations (T4, RL‑1, summaries, and Records of Employment).
• Advanced Microsoft Office skills, specifically Excel.
• Payroll experience in a multi-location organization, operating in the U.S. and Canada, highly preferred.
• Excellent written and verbal communication skills in both French and English.*
• Demonstrated ability to comprehend, organize, analyze, and interpret data.
• Strong customer service disposition and sense of professionalism.
• Proven ability to organize and prioritize projects in a fast-paced and deadline-oriented business environment.

* Due to frequent email and telephone communications with other ProMach associates located in the United States, proficiency in English is important for this position.

Pro Mach, Inc. was named to the Inc. 5,000 list of the fastest growing private companies in the U.S. seven times. We continue to introduce innovative products, enter new markets, expand our global presence, and actively acquire new capabilities.

We have the rewards, opportunities, and the market strengths of a large organization combined with the entrepreneurial culture of a small, fast-paced company. You will enjoy the benefits of working with a growing company that competes globally, with the personal touch and feel of a smaller company where you can make an impact every day.

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More career opportunities to consider!

Pro Mach adheres to the principle of employment equity. The use of the masculine gender has been adopted for ease of reading and has no discriminatory intent.

We will ensure that individuals with disabilities are provided reasonable accommodation to participate in the job application or interview process, to perform essential job functions, and to receive other benefits and privileges of employment. Please contact us to request accommodation.

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