Job Description

Resumen del trabajo:

Cada empleado/a de TechnoServe es responsable de cumplir la misión institucional y reflejar sus valores en las operaciones diarias. La persona en el cargo de Senior Administrativo y Financiero es responsable de la gestión administrativa y financiera del proyecto, asegurando el cumplimiento oportuno y eficiente de las actividades conforme a los procesos internos establecidos por la casa central.

El objetivo general de este proyecto, del que el candidato formará parte, es acelerar el ecosistema del proyecto en El Salvador, Costa Rica, Guatemala, Honduras y Panamá a través de una oferta de servicios para startups incluyendo aceleración, conexión y acceso a financiamiento, asegurando beneficiar a startups lideradas por mujeres. La persona a cargo es responsable de las siguientes funciones y responsabilidades, sin limitarlas a éstas.

Funciones y responsabilidades principales:

Administración y Supervisión:

• Supervisar, coordinar, socializar, capacitar, actualizar, e implementar, el cumplimiento de los procedimientos de administración y compras en coordinación con el Senior Program Manager.
• Compartir con todos los miembros del equipo las normas y procedimientos establecidos para adquisiciones, eventos y logística.
• En los procesos administrativos dar soporte a los Business Advisors y al Senior Program Manager del proyecto, para garantizar el adecuado desarrollo de las actividades del proyecto. Ser punto de apoyo para todas las demás áreas del Proyecto.
• Realizar las funciones administrativas y financieras del Proyecto; incluyendo los manuales e instructivos necesarios que faciliten y den certidumbre al personal que participa en el proyecto de la ejecución de sus actividades.
• Informar al personal sobre los techos presupuestales autorizados para todo tipo de gastos y compras, aplica para todo tipo de compras y gastos

Eventos y Logística

• Coordinar el apoyo logístico para la organización de eventos, talleres, capacitaciones y otras actividades del Proyecto.
• Supervisar la recopilación de la documentación de contrapartes y participantes que asistirán a los eventos de capacitación.
• Supervisar y coordinar la logística de viajes de participantes a talleres regionales, incluyendo transporte, alimentos, hospedaje, materiales del evento de acuerdo a las políticas establecidas.
• Asegurar los registros y listas de asistencia de eventos, talleres y capacitaciones locales.

Adquisición de bienes y servicios

• Realizar los procesos de compras administrativas y de índole técnico del proyecto, incluyendo la identificación de proveedores, recopilación de cotizaciones, negociación en caso sea necesario, y preparación de la documentación para los archivos del proyecto, en el marco del cumplimiento de las políticas de compra de TechnoServe.
• En forma conjunta con el Senior Program Manager preparar un plan de compras por la duración del proyecto y por períodos anuales.
• Guiar y brindar apoyo al personal del proyecto en los procesos de compras.
• Preparar, compilar y organizar la documentación para pago de proveedores, programando los pagos a través del personal de cuentas por pagar en los distintos países en que se ejecutará el proyecto.
• Cumplir con todos los requerimientos de la plataforma GPS autorizada en TechnoServe para llevar a cabo los procesos de compras.
• Ser el enlace entre los proveedores y TechnoServe para los procesos de compras realizadas en el marco del Proyecto.
• Coordinar la logística para asegurar la entrega satisfactoria de los bienes/servicios y asegurarse de que sean recibidos en los términos pactados en los procesos de compra. Realizando actas de recibido y entrega a satisfacción para personal interno al proyecto, o para terceros.
• Planear, coordinar y ejecutar los procesos de contratación de consultores requeridos para el adecuado desarrollo del programa, asegurando el cumplimiento de las políticas internas, los lineamientos del donante y la normatividad aplicable. Esto incluye la elaboración y gestión de términos de referencia, solicitud y evaluación de propuestas, formalización contractual y seguimiento administrativo de los contratos, garantizando transparencia, oportunidad y eficiencia en cada proceso.
• Realizar las funciones de compras relacionados con Ylab, utilizando el software de la organización. En relación con área administrativa del proyecto, efectuar los requerimientos necesarios para el buen funcionamiento.

Presupuestos

• Preparar los presupuestos según sea necesario y obtener las aprobaciones correspondientes.
• Seguimiento al cumplimiento de los presupuestos anuales y de mitad de año de la operación del proyecto en El Salvador Costa Rica, Guatemala, Honduras y Panamá.
• Manejar un control permanente de los presupuestos que permita evaluar el avance de la ejecución que permitirá al supervisor aplicar medidas correctivas.
• Preparar el presupuesto semestral desglosado por mes y por componente, para la solicitud de fondos a realizar al donante.
• Reunirse periódicamente con su supervisor y el personal relevante del proyecto para dar seguimiento al cumplimiento de las metas presupuestales.

Finanzas

• Preparar reportes financieros que permitan controlar los recursos disponibles y su aplicación en los siguientes períodos.
• Llevar un control permanente de base efectivo en los países en los que se llevará a cabo el programa para rendir cuentas al donante.
• Tramitar la solicitud de efectivo a realizar a casa central para cubrir las necesidades mensuales del proyecto en cada uno de los países de ejecución.
• Mantener un control permanente de la contrapartida comprometida con el donante, tanto en efectivo como en especie, para medir el cumplimiento y el logro de las metas. Recabar y custodiar el soporte documental de la contrapartida en especie.
• Completar los reportes a los donantes establecidos en sus plataformas tecnológicas y obtener las aprobaciones necesarias para enviarlos al donante en las fechas establecidas en el contrato.
• Coordinar de forma continua con los controllers de los países en que se ejecutará el proyecto para garantizar la administración oportuna y adecuada de los recursos del proyecto.

Cualificaciones básicas:

• Profesional en Administración de Empresas , contabilidad o áreas afines.
• Profesional graduado con más de 2 años de Experiencia.
• Experiencia en áreas administrativas y brindando soporte al área de compras, logística , presupuestos y finanzas.
• Alta atención al detalle.
• Habilidad de gestionar múltiples solicitudes y organización
• Excelente Manejo de Microsoft Office.

Cualificaciones deseadas:

• Trabajo en equipo.
• Empatía
• Experiencia laborando en otros proyectos con el BID u otros donantes como USAID, USDA (Con normativas estrictas en los procesos de compras, adquisiciones y reportes financieros).

Conocimientos, Habilidades y Destrezas:

• Facilidad para generar confianza.
• Fuertes habilidades de comunicación.
• Altamente confiable.
• Administración de información.
• Dominio básico de inglés.

Reporta a Senior Program Manager del Proyecto.

Ejerce supervisión sobre No aplica

Animamos a todas las personas cualificadas que comparten la visión de TechnoServe de mejorar las vidas de los demás a través de soluciones de negocio probadas a que las apliquen. Con nuestro compromiso con la diversidad, estamos orgullosos de ser un empleador de igualdad de oportunidades y de acción afirmativa y no discriminamos por motivos de género, raza, color, etnia, religión, orientación sexual, identidad de género, edad, estado de VIH/SIDA, condición de veterano protegido, discapacidad y todas las demás clases protegidas. También nos enorgullece nuestro compromiso de proteger al personal, socios y beneficiarios del abuso y la explotación, e investigamos a fondo a cada postulante mediante rigurosas comprobaciones de antecedentes y referencias. Si tiene una discapacidad que afecta a su capacidad para utilizar nuestro sistema en línea para solicitar un puesto en TechnoServe, póngase en contacto con Recursos Humanos en recruitment@tns.org o llame al +1 202 785 4515.