Stellenzweck

• Zentrale Drehscheibe Sie bündeln, priorisieren und steuern die gesamte Kommunikation der Bereichsleitung über digitale und klassische Kanäle (insb. Microsoft Teams, E Mail und Telefon) und stellen eine transparente, verlässliche Bearbeitung sowie Nachverfolgung sicher.
• Struktur im Tagesgeschäft Sie planen, koordinieren und überwachen Termine der Bereichsleitung und behalten auch bei hoher Taktung den Überblick über Prioritäten und Fristen
• Organisation Sie koordinieren interne und externe Termine, organisieren Dienstreisen im Inland und unterstützen bei Veranstaltungen mit einem hohen Qualitätsanspruch.
• Sorgfältige Vorbereitung Sie bereiten Unterlagen für Meetings vor und sorgen für eine effiziente Vor- und Nachbereitung.
• Abwicklung administrativer Prozesse Sie verantworten Bestellprozesse (inkl. Materialverwaltung und Wareneingang) sowie kaufmännische Aufgaben wie Rechnungskontrolle, Kontierung und Freigabeprozesse.

Das sollten Sie mitbringen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige, fundierte Erfahrung in einer vergleichbaren Sekretariatsfunktion, vorzugsweise im Umfeld von Bereichs- oder Geschäftsleitungen
• Ausgeprägte Loyalität, Diskretion und Verlässlichkeit sowie Freude an einer langfristig angelegten, tragenden Rolle im Hintergrund
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, eine strukturierte und ruhige Arbeitsweise sowie ein hoher Qualitätsanspruch
• Souveränes Auftreten und klare Kommunikation, auch in herausfordernden Situationen
• Sicherer Umgang mit MS Office, idealerweise SAP
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift