Job Description

• Prestar apoio técnico-administrativo às actividades da Direcção;
• Assegurar o atendimento e a interacção com colaboradores, parceiros, visitantes e demais entidades internas e externas;
• Organizar, actualizar e controlar a agenda do Director, assegurando a gestão eficiente dos compromissos institucionais;
• Gerir o expediente da Direcção, incluindo a recepção, registo, distribuição, tramitação e arquivo de documentos;
• Elaborar, digitar e organizar correspondência oficial, memorandos, ofícios, relatórios, actas de reuniões, propostas, pareceres e outros documentos administrativos;
• Redigir os despachos exarados pelo Director, garantindo a sua correcta tramitação e acompanhamento;
• Assegurar a recepção, realização e encaminhamento de chamadas telefónicas, mensagens e outras comunicações dirigidas ao Director;
• Organizar e prestar apoio logístico à realização de reuniões, audiências, visitas oficiais e outros eventos da Direcção;
• Preparar e disponibilizar documentos e informações necessários para reuniões e actividades do Director;
• Controlar os prazos de resposta, validade e vencimento de documentos, assegurando o seu acompanhamento atempado;
• Manter actualizado o sistema de arquivo físico e electrónico da documentação da Direcção;
• Garantir a confidencialidade e o sigilo das informações e documentos tratados no exercício das suas funções;
• Executar outras tarefas compatíveis com a natureza da função, de acordo com as orientações superiores, observando elevados padrões de ética, zelo, rigor, profissionalismo e qualidade na prestação dos serviços.

Requirements

• Formação Técnico-Profissional em Secretariado Executivo, Relações-Públicas, Administração ou área afim;
• 12.ª Classe do Sistema Nacional de Educação, preferencialmente com formação complementar em Secretariado ou Administração.