Job Description

Olá, somos o Grupo BOM JESUS IELUSC!

Nossa missão é educar pessoas para o desenvolvimento humano, social e sustentável, por meio de vivências diversas e em um ambiente acolhedor. Se você acredita nisso e quer tornar este seu propósito, você está no lugar certo!

Está é uma oportunidade com início previsto para janeiro de 2027.

A pessoa Secretária da Direção Executiva, será responsável por prestar suporte administrativo e organizacional à Direção Execetiva, contribuindo para a eficiência dos processos, a organização das agendas, o acompanhamento dos encaminhamentos institucionais e a articulação entre as diferentes lideranças da unidade.

Apoio à Direção Executiva e organização administrativa

• Prestar apoio administrativo direto à Direção Executiva, organizando documentos, informações, agendas e demandas relacionadas à gestão da unidade.
• Organizar e acompanhar a agenda do Diretor Executivo, incluindo reuniões internas, atendimentos, compromissos institucionais e eventos.
• Receber, organizar e encaminhar solicitações destinadas à Direção Executiva, observando prioridades e orientações da liderança.
• Apoiar a elaboração, digitação, revisão, formatação e organização de documentos, apresentações, relatórios, planilhas e comunicações institucionais.
• Manter organizados os arquivos físicos e digitais da Direção Executiva, assegurando a adequada identificação, atualização e confidencialidade das informações.
• Apoiar o acompanhamento de prazos, solicitações e encaminhamentos administrativos, contribuindo para a continuidade dos processos e o cumprimento das demandas.

Organização de reuniões e acompanhamento de encaminhamentos

• Organizar reuniões da Direção Executiva com as demais diretorias, coordenações, equipes e parceiros institucionais.
• Preparar convites, pautas, materiais e recursos necessários para reuniões e encontros.
• Registrar atas, decisões e encaminhamentos administrativos, quando solicitado.
• Manter atualizados os registros de encaminhamentos, responsáveis e prazos definidos nas reuniões.
• Apoiar o acompanhamento das pendências institucionais, solicitando atualizações aos responsáveis conforme orientação da Direção Executiva.
• Organizar o calendário de reuniões e compromissos periódicos da equipe diretiva.

Comunicação e articulação institucional

• Atuar como ponto de apoio administrativo na comunicação entre a Direção Executiva, a Direção Acadêmica, a Diretoria de Desenvolvimento Humano e Acolhimento e as coordenações.
• Receber e encaminhar demandas de professores, colaboradores, estudantes e famílias, direcionando-as aos profissionais e setores responsáveis.
• Apoiar a organização e o envio de comunicados, convites e informações institucionais.
• Facilitar a circulação de informações administrativas entre as lideranças, respeitando os fluxos de comunicação e os níveis de responsabilidade estabelecidos.
• Manter comunicação cordial, profissional e discreta com a comunidade escolar e parceiros externos.
• Apoiar o atendimento de visitantes, representantes institucionais e convidados da Direção Executiva.

Apoio às coordenações e às demais diretorias

• Prestar suporte administrativo às coordenações e às demais diretorias do Bonja International, conforme organização das demandas e prioridades definidas pela Direção Executiva.
• Apoiar a organização de documentos, reuniões, materiais e informações necessárias ao funcionamento das equipes.
• Colaborar na organização administrativa de eventos, encontros com famílias, formações e atividades institucionais.
• Apoiar a articulação com setores como Recursos Humanos, Comunicação, Tecnologia da Informação, Infraestrutura, Secretaria Escolar e demais áreas institucionais.
• Contribuir para a padronização dos procedimentos administrativos e a melhoria dos fluxos internos de trabalho.

Organização de informações e processos institucionais

• Manter atualizados controles administrativos, planilhas de acompanhamento e registros de demandas da Direção Executiva.
• Apoiar a organização de informações e documentos relacionados ao planejamento anual, projetos e iniciativas institucionais.
• Acompanhar solicitações administrativas encaminhadas a outros setores, verificando prazos e retornos conforme orientação.
• Organizar repositórios digitais compartilhados, assegurando a adequada estruturação e localização dos documentos.
• Contribuir para a melhoria contínua dos processos administrativos, propondo soluções que favoreçam organização, agilidade e eficiência.
• Ensino Médio completo, preferencialmente com formação técnica ou superior em andamento em Administração, Secretariado, Gestão Escolar ou áreas correlatas.
• Experiência em atividades administrativas, preferencialmente no apoio a gestores, diretorias ou coordenações.
• Desejável experiência em ambiente educacional.
• Domínio das ferramentas Google Workspace e conhecimentos de Microsoft Office.
• Boa comunicação oral e escrita.
• Capacidade de organização de múltiplas demandas, agendas e prazos.
• Discrição e responsabilidade no tratamento de informações institucionais.
• Disponibilidade para participação em reuniões, eventos e atividades institucionais relacionadas à função, observadas as regras aplicáveis à jornada de trabalho.

Nossos benefícios:

• Auxílio Plano de Saúde (conforme política da Instituição).
• Bolsas de estudos (conforme política da Instituição).
• Plano Odontológico (conforme política da Instituição).
• Convênio com restaurante.
• Convênio SESC.
• Uniforme.
• Desconto em atividades do Centro de Natação e Academia.
• Estacionamento.
• Zenklub.

Horário de trabalho:

• A definir