Job Description

- Job title: Secretary.

- Location: Aleppo.

- Job type: full-time.

We are looking for a secretary for a medical supplies company who has previous experience in this field and has strong communication skills and good knowledge of Office programs and email management programs, in addition to organizational skills and the ability to manage and organize the agenda and important appointments, deal with a variety of tasks and projects, and achieve the necessary arrangement and organization.

Responsibilities:

- Graduate (university/institute) in business administration or any related certificates.

- Good knowledge of office and personnel management and basic accounting procedures.

- Proficiency in using MS Office programs, managing emails, and organizing data.

- Familiarity with basic research methods and reporting techniques.

- Possessing strong organizational skills and the ability to manage time excellently.

- Proficiency in English.

- Good communication skills.

- Integrity and confidentiality in dealing with various data.

- Full-time and commitment in terms of working hours.

Requirements:

- Prepare the agenda for the Executive Director and assist in planning appointments, and arranging travel and board meetings.

- Supervising organizational and administrative matters and following up on the workflow of the office and employees.

- Helping management in facing problems and challenges and proposing improvements and developments of the work cycle within the company or institution.

- Organizing outgoing and incoming correspondence, preparing contracts, preparing reports, and arranging them according to priorities.

- Conduct research and prepare presentations and reports upon request.

- Receiving and forwarding phone calls upon request.

- Coordination and attendance at meetings.

- Maintain electronic and paper records and ensure information is organized so that it is easily accessible.

- Treat documents with complete confidentiality and ensure that they are archived securely.

- Coordinating meetings, conferences, and events.

- المسمى الوظيفي سكرتارية.
- الموقع حلب.
- نوع الوظيفة دوام كامل.

المسمى الوظيفي:

نحن نبحث عن سكرتيرة لشركة مستلزمات طبية لديها خبرة سابقة في هذا المجال وتتمتع بمهارات اتصال قوية ومعرفة جيدة ببرامج الأوفيس وبرامج إدارة البريد الإلكتروني.، بالإضافة للمهارات التنظيمية والقدرة على إدارة وتنظيم جدول الأعمال والمواعيد الهامة والتعامل مع مجموعة متنوعة من المهام والمشاريع وتحقيق الترتيب اللازم والتنظيم.

المسؤوليات:
- خريجة (جامعة-معهد) في إدارة الأعمال أو أي شهادات ذات صلة.
- المعرفة الجيدة بإدارة المكاتب والموظفين والإجراءات المحاسبية الأساسية.
- اجادة استخدام برامج مايكروسوفت اوفيس MS Office وإدارة رسائل البريد الإلكتروني وتنظيم البيانات.
- الإلمام بأساليب البحث الأساسية وتقنيات إعداد التقارير.
- امتلاك مهارات تنظيمية قوية والقدرة على إدارة وقت بشكل ممتاز.
- إجادة اللغة الإنجليزية.
- مهارات التواصل الجيدة.
- النزاهة والسرية في التعامل مع البيانات المختلفة.
- التفرغ والالتزام من حيث ساعات العمل.

المتطلبات:
- إعداد جدول الأعمال للمدير التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد وترتيب السفر واجتماعات مجلس الإدارة.
- الإشراف على الأمور التنظيمية والإدارية ومتابعة سير عمل المكتب والموظفين.
- مساعدة الإدارة في مواجهة المشاكل والتحديات واقتراح تحسينات وتطويرات دورة العمل داخل الشركة أو المؤسسة.
- تنظيم المراسلات الصادرة والواردة وتجهيز العقود وإعداد التقارير وترتيبها حسب الأولويات.
- إجراء البحوث وإعداد العروض التقديمية والتقارير عند الطلب.
- استقبال المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها حسب الطلب.
- التنسيق وحضور الاجتماعات.
- الحفاظ على السجلات الإلكترونية والورقية وضمان تنظيم المعلومات بحيث يمكن الوصول إليها بسهولة.
- التعامل مع الوثائق بسرية تامة والتأكد من أرشفتها بشكل آمن.
- تنسيق الاجتماعات والمؤتمرات والمناسبات.

​