Job Description

Organiseren, regelen en ontzorgen!

Ben jij een ervaren bestuurssecretaresse die moeiteloos overzicht én structuur houdt in een dynamische bestuurlijke omgeving? Wil jij werken in het bestuurlijk hart van een zorgorganisatie die maatschappelijke impact maakt? Dan maken wij graag kennis met jou.

Bij HVO-Querido vinden we al sinds 1904 dat iedereen een thuis verdient. Want een thuis biedt mensen de basis voor het opbouwen van hun toekomst en meedoen in de maatschappij. En is voorwaarde voor herstel. Met of zonder blijvende hulp van ons. Dáár staan we voor bij HVO-Querido en zijn wij in thuis. Wij bieden zorg in de vorm van opvang, begeleiding en dagactiviteiten vanuit verschillende locaties in de regio Amsterdam. Meer informatie over onze organisatie vind je op: HVO-Querido Wij ondersteunen, begeleiden en bieden zorg

Jouw rol
Samen met je collega bestuurssecretaresse vorm je de spil van het bestuurssecretariaat. Het bestuurssecretariaat is het eerste aanspreekpunt voor interne- en externe stakeholders. Jullie ondersteunen de tweehoofdige Raad van Bestuur en de bestuurssecretaris, zodat zij zich volledig kunnen richten op hun strategische en bestuurlijke verantwoordelijkheden én hun dagelijkse werkzaamheden. Complex agendabeheer, beheren van verschillende mailboxen en verzorgen van administratieve én organisatorische taken zijn werkzaamheden waar jij je hand niet voor omdraait. Je blijft op de hoogte van ontwikkelingen binnen HVO-Querido en zorgt dat informatie tijdig en zorgvuldig met collega’s wordt gedeeld.

Dit ga je doen:

• Beheren en prioriteren van mailboxen en inkomende verzoeken;
• Voorbereiden, plannen en coördineren van vergaderingen en boeken van locaties;
• Compact notuleren op bestuurlijk niveau en opstellen van heldere actie- en besluitenlijsten;
• Bewaken van voortgang en opvolging van gemaakte afspraken;
• Ondersteunen bij administratieve en organisatorische processen, zoals contractbeheer, rapportages en documentbeheer;
• Ondersteunen van HR-processen (onboarding en personeelsadministratie);
• Signaleren van verbeterkansen en bijdragen aan optimalisatie van werkprocessen;
• Gasten op representatieve wijze ontvangen.

Team
Je maakt deel uit van het Bestuursbureau. Dit team bestaat uit een bestuurssecretaris, een adviseur/ondersteuner bestuurssecretaris, twee secretaresses raad van bestuur en een juridisch team (in ontwikkeling). Je werkt in een professionele, vertrouwelijke omgeving waarin samenwerking, scherpte en discretie centraal staan. Je werktijden zijn flexibel in te delen, rekening houdend met vaste vergadermomenten en vaste kantoordagen (maandag en minimaal één nader af te stemmen dag). Daarnaast ben je roulerend beschikbaar voor het notuleren van Raad van Toezichtvergaderingen in de avond.

Jouw profiel
Je bent een stevige en dienstverlenende professional met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen. Je weet prioriteiten te stellen in een dynamische omgeving en schakelt gemakkelijk tussen verschillende onderwerpen én niveaus binnen de organisatie. Je denkt vooruit en handelt zelfstandig wanneer de situatie daarom vraagt. Je bent nauwkeurig, stressbestendig, werkt graag in een team, hebt humor en kunt je goed inleven in collega's.

Jij brengt mee:

• Aantoonbaar HBO werk- en denkniveau;
• Minimaal drie jaar ervaring als (bestuurs)secretaresse in een complexe organisatie;
• Ervaring met notuleren binnen bestuurlijke overleggen en op Raad van Toezicht niveau;
• Uitstekende organisatorische en planningsvaardigheden;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk;
• Digitale vaardigheid (zeer goede kennis van Microsoft Office 365), affiniteit met gebruik van AI.

Jij bent:

• Oplossingsgericht en daadkrachtig;
• Integer en discreet;
• Communicatief vaardig en bestuurlijk sensitief.

Met jouw open en professionele uitstraling ben je een toegankelijk aanspreekpunt binnen de organisatie en een betrouwbaar sparringpartner voor bestuur en bestuurssecretaris.

Arbeidsvoorwaarden en bijzonderheden

• Een baan met veel vrijheid en ruimte voor initiatief;
• Hybride werken behoort tot de mogelijkheden;
• Het betreft in eerste instantie een contract voor de duur van een jaar met uitzicht op verlenging;
• Jouw salaris bedraagt minimaal € 3.194,- en maximaal € 4.681,- bruto per maand (schaal 7, CAO Sociaal Werk) op basis van een 36-urige werkweek;
• Een 2e klas mobiliteitskaart voor woon-werkverkeer en dienstreizen met OV of gebruik van OV-fiets;
• Overige arbeidsvoorwaarden zijn conform CAO Sociaal Werk. Zo krijg je een individueel keuze budget van 17,07%. Hierin zitten onder andere vakantiegeld en een eindejaarsuitkering. Ook bouw je maandelijks een loopbaanbudget van 1,5% op.
• We vinden vitaliteit belangrijk en bieden jou daarom jaarlijks een sportvergoeding van €100,-;
• Een referentiecheck en verklaring omtrent gedrag maken onderdeel uit van deze procedure;
• Met een interactief onboardingprogramma bieden we jou een warm welkom en een goede start.

HVO-Querido heeft de ambitie om een inclusieve en gelijkwaardige organisatie te zijn waar alle cliënten en medewerkers zichzelf kunnen zijn en zich thuis voelen, met als doel om betere kwaliteit van zorg te leveren aan onze cliënten en een veilige en inspirerende werkplek te bieden voor onze medewerkers. Bij HVO-Querido werken we vanuit drie kennisbronnen: ervaringskennis, praktijkkennis en wetenschappelijke inzichten.

Meer informatie?
Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Riemke Voskuil, bestuurssecretaris, via 020-5619090. Als je vragen hebt over de procedure, kun je bellen met junior recruiter Sana Pinto Silva via 06-15365021.

Direct solliciteren?
Graag ontvangen we je digitale reactie vóór 12 maart a.s.
De 1e gespreksronde vindt plaats op dinsdag 17 maart en maandag 23 maart in de ochtend.
De 2e gespreksronde vindt plaats op dinsdag 24 maart in de ochtend en donderdag 26 maart in de middag.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.