Job Description

Die Abteilung »Rechnungswesen« steht den Fraunhofer-Instituten und Externen bzgl. allen Fragen zur Rechnungslegung zur Verfügung und erstellt im Rahmen des Jahresabschlusses die Einzelinstitutsabschlüsse. Zudem betreut die Abteilung das SAP-Modul VIM (Vendor Invoice Management, inklusive Validation), das zentrale Rechnungseingangsportal für alle Fraunhofer-Institute und die Zentrale. Weitere Schwerpunkte sind die Führung der Nebenbücher (Kreditoren wie Debitoren), Steueranmeldungen (Umsatzsteuer, Abzugssteuer etc.) sowie das Meldewesen im Außenwirtschaftsverkehr, die Betreuung der Dauerzahlungsverhältnisse und das Mahnwesen. Außerdem ist die Abteilung verantwortlich für die Erstellung von Richtlinien für die ordnungsgemäße, vollständige und einheitliche Handhabung des Rechnungswesens. Die Abteilung »Rechnungswesen« stellt auch den Zollbeauftragten der Fraunhofer-Gesellschaft.

Hier sorgen Sie für Veränderung

• Mitarbeit in der Gruppe VIM Rechnungsbearbeitung als Schnittstelle zwischen den Instituten, den Fachabteilungen der Zentrale und der Abteilung Rechnungswesen
• Fachliche Betreuung und Unterstützung der Institute sowie der Fachabteilungen der Zentrale (Support) bei allen Fragen rund um VIM und der Rechnungsbearbeitung im VIM Workplace
• Vorbereitung und Durchführung der jährlichen VIM-Schulungen, inklusive der Erstellung und Aktualisierung der Schulungsunterlagen
• Mitarbeit an der ständigen Aktualisierung des VIM-Handbuchs sowie der Handlungshilfe für Rechnungsprüfer
• Zentrales Monitoring durch Kontrollen, Stichproben und Auswertungen
• Prozessverbesserungen und Fehlerbearbeitung im Rahmen des Defect-Managements: Ticketerfassung und -bearbeitung; Bugfixing mit OpenText und den Entwickler*innen, Erstellung von Requirements und UCs, Testen der umgesetzten Defects
• Qualitätssicherung und Prozessoptimierung der Archivierung in SAP, incl. einer Konzeptentwicklung zur Sicherstellung der gesetzlichen Anforderungen der GoBD zur Gewährleistung einer reibungslosten Prüfung durch externe Prüfeinheiten

Hiermit bringen Sie sich ein

• Sie haben einen Hochschulabschluss (Bachelor oder vergleichbar) oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung im Rechnungswesen, speziell in der Buchhaltung.
• Wir arbeiten im Team und sind Dienstleister: Teamfähigkeit, kunden- und dienstleistungsorientiertes sowie ein sicheres Auftreten sind Ihnen vertraut.
• Sie punkten mit stilsicherer Kommunikation in deutscher und englischer Sprache.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel und Outlook, setzen wir voraus, Erfahrung mit SAP S/4HANA, VIM und OCR ist von Vorteil.
• Anwendererfahrung in Bezug auf die SAP Software-Lösung Ariba Guided Buying als Datenlieferant für VIM wäre optimal.
• Ein analytisches und bereichsübergreifendes Denken sowie eine strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise sind für die Aufgabenbewältigung entscheidend.
• Die gesetzlichen Anforderungen aus der FhG-Verfahrensanweisung GoBD sowie der OA Umgang mit Buchungsbelegen ist Ihnen bekannt oder Sie können tiefe Kenntnisse im Bereich der Qualitätssicherung sowie der Arbeitsabläufe zur Sicherstellung der gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung, die Aufbewahrungsfrist und den Umgang mit buchungsbegründenden Dokumenten nachweisen.

Was wir für Sie bereithalten

• Ein modernes und innovationsfreudiges Arbeitsumfeld in einer der führenden Forschungseinrichtungen in Europa.
• Eine strukturierte und praxisorientierte Einarbeitungsphase zur Vorbereitung auf Ihre vielfältigen Aufgaben.
• Eine sehr abwechslungsreiche und interessante Tätigkeit in einem neu eingeführten Arbeitsbereich, in dem wir an der Entwicklung und Optimierung der Prozesse aktiv beteiligt sind.
• Individuelle Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten entlang Ihres gesamten Aufgabenspektrums.
• Ein kollegiales und aufgeschlossenes Team, in dem sich hoch motivierte Expert*innen unterstützen und verstärken.
• Work-Life-Balance-Angebote wie flexible Arbeitszeitmodelle und weitere Unterstützungsangebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
• Optimale Voraussetzungen zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
• Sehr gute Erreichbarkeit der Arbeitsstätte mit öffentlichen Verkehrsmitteln.

Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 20 Stunden. Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen basieren auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Zusätzlich kann Fraunhofer leistungs- und erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile gewähren.

Die Stelle ist auf 2 Jahre befristet.

Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft.

Bereit für Veränderung? Dann bewerben Sie sich jetzt, und machen Sie einen Unterschied! Nach Eingang Ihrer Online-Bewerbung erhalten Sie eine automatische Empfangsbestätigung. Dann melden wir uns schnellstmöglich und sagen Ihnen, wie es weitergeht.

Fragen zu dieser Position beantwortet Ihnen gerne:

Frau Natascha Sanchez Frias
Sachgebietsleitung VIM

Abteilung Rechnungswesen
Telefon: +49 1515 0388048

Fraunhofer-Zentrale

www.fraunhofer.de

Kennziffer: 84484