Job Description

Notre établissement :
L’Hôpital Fondation Adolphe de Rothschild est un établissement hospitalo-universitaire de référence dans le domaine des pathologies tête et cou qui s'engage auprès de ses équipes comme de ses patients.
Notre établissement propose des parcours professionnalisants et une politique de formation ambitieuse et innovante.
Etablissement privé à but non lucratif, il agit en faveur du handicap et lutte contre les discriminations.
Travailler dans un environnement agréable, situé à proximité du parc des Buttes Chaumont, dynamique et humain dans lequel vous pourrez poursuivre l’apprentissage de votre métier vous motive ? Apportez votre contribution, rejoignez-nous !

Référent - Assistant médical de Chef de Service H/F

La
référente assistante chef de service gère les agendas, appels téléphoniques,
courriers et planifie les réunions. Elle assure la frappe, mise en forme des
documents et présentations, la mise à jour des documents officiels
(organigrammes, informations relatives au service sur le site
internet/intranet en lien avec la direction de la communication), ainsi que
des tâches de reprographie, classement et archivage. Elle apporte un soutien
logistique et opérationnel au service.

En
adoptant des pratiques respectueuses de l'environnement dans son travail
quotidien, le collaborateur contribue à la mise en œuvre de la politique de
développement durable de l’Hôpital qui vise à réduire son empreinte
écologique dans toutes ses activités.

VOS MISSIONS :

ASSISTANTE:

Tenir et mettre à jour les organigrammes du service
Organiser et gérer les agendas du Chef de Service
Gérer et filtrer des appels téléphoniques et des mails
Prendre de rendez-vous de consultations
Accueillir et orienter des patients en consultations
Prendre en charge des patients VIP
Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, notes, …)
Traiter de l’information (collecter, classer et mettre à jour)
Assurer la transmission des informations en interne et en externe
Organiser des déplacements professionnels
Préparer et organiser des réunions en lien avec l’activité clinique et/ou recherche.
Saisir des documents numériques
Réaliser la gestion administrative du courrier
Suivre l’évolution d’un dossier professionnel
Construire un dossier professionnel
Concevoir un tableau de bord
Réaliser un suivi d’activité
Actualiser la documentation professionnelle et règlementaire
Archiver des documents de référence
Classer les documents et informations d’une activité
Organiser des actions de communications
Peut être amenée à faire des déplacements à l’ordre des médecins en ile de France dans le cadre de demande du chef de service
Assurer la rédaction et le suivi des rapports scientifiques et financiers, notamment l’élaboration des états de dépenses.
Assurer l’accueil, l’accompagnement et la gestion administrative des nouveaux arrivants au sein du service.
Assurer la gestion et le suivi des plannings des stagiaires.
Planifier, organiser et coordonner les différents événements et réunions du service.

REFERENTE

Gestion des plannings de l’équipe
Contrôle de la charge de chacun des membres de l’équipe
Organisation et pilotage des tâches des membres du service
Lien privilégié au nom de l’équipe auprès des coordonnatrices
Réaliser des commandes de matériel, fournitures ou consommables
Gestion (en collaboration avec le service RH et le chef de service des recrutements médicaux)
Assurer la coordination administrative du laboratoire BRAIN LAB, notamment le suivi budgétaire, la gestion des dépenses et le traitement des remboursements et notes de frais.

Contrat CDI à pourvoir en temps plein
Transports ligne 2 et 5 Jaurès ou ligne 2 Colonel Fabien
Rémunération Suivant l'expérience et la CCN 51 : fourchette comprise de 2 532,48 euros bruts à 3 229,79 euros bruts
Avantages politique de formation ambitieuse, parcours professionnalisant, restaurant d'entreprise mutuelle employeur, CSE attractif (chèques vacances, chèque culture, participation frais de garde d'enfant, cartes cadeaux, subvention sport...), remboursement à 50% du Passe Navigo/mobilité durable.

Ce poste est fait pour vous si :

CONNAISSANCES REQUISES :

Outils bureautiques
Gestion administrative
Normes réactionnelles
Techniques de prise de notes
Technique de numérisation
Utilisation d’outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, …)
Travail en équipe
Connaissance milieu hospitalier
Connaissance de la terminologie médicale (+/-)
Connaissance scientifique et milieu scientifique (+/-)
Veille informationnelle
Veille règlementaire
Organisation d’évènements
Anglais professionnel écrit et parlé
Être à l’aise avec les outils numériques et maîtriser l’utilisation de plusieurs logiciels métiers, avec une capacité à passer facilement d’un outil à l’autre et à s’adapter à de nouveaux logiciels.

SAVOIR-ÊTRE ET QUALITÉS PROFESSIONNELLES :

Discrétion absolue,
sens de la confidentialité et discernement, notamment dans la gestion des
informations médicales, personnelles, administratives, scientifiques et
institutionnelles sensibles.

Rigueur, organisation, sens des priorités et réactivité,
avec une capacité à anticiper, gérer les urgences et respecter les échéances.
Autonomie, esprit d’initiative et capacité d’adaptation,
tout en sachant rendre compte à sa hiérarchie et s’adapter aux évolutions du
service, des outils et des procédures.
Excellent relationnel, diplomatie et maîtrise de soi,
avec une posture professionnelle, bienveillante et adaptée aux différents
interlocuteurs.
Esprit d’équipe, sens du service et capacité de
coordination, notamment dans les relations avec les professionnels du
service, les patients et les différents partenaires.
Fiabilité, disponibilité et qualités rédactionnelles et
communicationnelles, avec une expression claire, professionnelle et
adaptée aux situations rencontrées.

FORMATION :

Niveau
de formation Bac à Bac+2 (niveau 4 ou 5), idéalement en secrétariat,
assistanat de direction ou domaine médico-administratif.
Une spécialisation ou une expérience dans le secteur médical ou
hospitalier est appréciée.
Des connaissances dans le domaine scientifique constituent un atout,
compte tenu de l’activité clinique et de recherche du service.

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE

Expérience de 3 ans minimum dans un poste similaire , idéalement dans un environnement hospitalier, médical ou scientifique.

Vous vous reconnaissez dans nos valeurs : Soigner, Transmettre, Innover.
Notre hôpital s'engage en faveur de la diversité et de l'inclusion.
Toutes nos offres d'emploi sont ouvertes aux personnes en situation de
handicap.
Si vous êtes concerné(e), n'hésitez pas à nous faire part de vos besoins
spécifiques au cours du processus de recrutement afin que nous puissions
envisager les aménagements nécessaires pour vous accueillir dans les meilleures
conditions.
Linkedin : @Hôpital Fondation Adolphe de Rothschild X (Twitter) : @FondARothschild Youtube : @hopitalfondationrothschild / Instagram : @hopitalfondationrothschild /
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About Fondation Adolphe de Rothschild

Created in 1905 in the 19th district of Paris, the Adolphe de Rothschild Foundation Hospital is a private health institution of collective interest (ESPIC) specialized in all pathologies of the head and neck for adults and children. This university hospital offers excellent care at a conventional rate (non-profit) and treats nearly 300,000 patients every year. Providing the continuum of care, research and training, the Rothschild Foundation Hospital pilots 125 clinical research studies each year, publishes nearly 300 scientific articles and trains nearly 700 students. The services of the Rothschild Foundation Hospital regularly appear at the top of the rankings of the best French hospitals. The Rothschild Foundation Hospital has obtained the highest level of certification, with no obligation or recommendation for improvement from the High Authority of Health.

Industry

Healthcare & Social Services

Company Size

1,001-5,000 employees

Headquarters

Paris, FR

Year Founded

1905

Website

fo-rothschild.fr

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