Job Description

Maintenance

• Élaborer, mettre en œuvre et suivre la politique de maintenance et d’entretien ainsi que les plans pluriannuels de maintenance;
• Programmer les travaux d’entretien , de réparation et tous travaux nécessaires, en assurer le montage et le suivi technique et financier;
• Organiser la maintenance préventive corrective et curative, proposer des priorités d’investissement;
• Assurer la conformité des locaux aux normes et règlements applicables (ERP, Code du travail, certifications et labels en cours ou à obtenir);
• Élaborer le plan d’entretien dans le cadre de la maintenance préventive;
• Proposer des adaptations techniques pour optimiser les consommations d’énergie et améliorer le tri des déchets;
• Exploiter les données issues des GMAO, outil de ticketing, plans, systèmes GTB/GTC et capteurs IoT;
• Assure le suivi des tickets liés à son périmètre et est proactif dans la saisie des tickets;
• Accompagne les prestataires et organise/ supervise les visites réglementaires ;
• Piloter l’interfaçage avec le Bailleur et Property Manager sur les sujets techniques (GTB, sécurité, etc);

• Garantir la disponibilité et fiabilité des équipements et services sur son périmètre.

  Travaux

• Valider les choix techniques, financiers en prenant en compte la gestion des risques en lien avec les équipes internes (General Services, Real Estate, Bailleur) et externes, Property Manager et Mainteneur;

• Garantir et fiabiliser les engagements pris par l'entreprise en matière de coût, de délai, continuité de l’activité, respect de la réglementation applicable et de qualité de l'ouvrage et des installations;
• Etre attentif à la satisfaction des clients et la qualité des relations avec les prestataires et fournisseurs;
• Piloter et coordonner les opérations de travaux (neufs, rénovation) notamment en milieu occupé et garantir la performance et conformité vis-à-vis de nos certifications et labels et obligations réglementaires;
• Conduite d'Opérations :
  o Suivi de chantiers tous corps d'état (TCE) et gestion des DOE
  o Planification des opérations en lien étroit avec les services utilisateurs.
  o Gestion des interfaces techniques et fonctionnelles.
• Coordination des Acteurs :
  o Assurer l'interface entre les maîtres d'œuvre, les entreprises, les équipes de maintenance, et les équipes internes.
  o Animer les réunions de chantier.
  Qualité / Sécurité / Environnement :
  o Assurer l'application des normes HQSE,, BREEAM in Use /Conception et Label WELL, sécurité incendie et accessibilité sur son périmètre.
  o Contrôler les conformités
  o Mettre en place des phasages spécifiques et des procédures adaptées pour garantir la continuité de l’activité pendant les travaux et minimiser la gêne occasionnée
• Peut être amené à mettre à jour des plans d’implantation des équipes ou d’espaces en cas d’absence de la personne en charge de cette fonction.

Gestion technique & contrats

• Collaborer avec le service Achats pour la rédaction des cahiers des charges, les consultations, négociations et passation des marchés;
• Suivre et contrôler l’exécution des contrats de maintenance, d’exploitation technique et d’énergie;
• Mettre en place des outils de suivi et assurer le reporting de l’activité auprès des différents interlocuteurs et/ou dans les outils utilisés par l’entreprise;
• Assurer le suivi qualité des prestataires et la conformité des contrats;
• Veiller au respect des budgets, délais et cahiers des charges;
• Contrôler et valider les factures des prestataires;
• Participer au suivi budgétaire avec le contrôleur de gestion.

Gestion financière

• Veiller au respect des budgets, délais et cahiers des charges;
• Contrôler et valider les factures des prestataires;
• Participer au suivi budgétaire avec le contrôleur de gestion;
• Prévoir les investissements et contribuer à la gestion du parc immobilier en lien avec le Property Manager et le bailleur.

Assurances

• Établir les déclarations de sinistres;
• Gérer les dossiers d’expertise, chiffrage, réparations et remboursements;
• Animer les équipes de prestataires externes du pôle;
• Assurer une veille sur les produits et normes techniques;
• Participer à la mise en œuvre de la politique environnementale du Groupe;
• Contribuer aux démarches de certification environnementale (ISO, BREEAM, WELL,etc.);
• Veiller au respect des normes (amiante, plomb, etc.) et à la législation en matière de santé, sécurité et environnement.

Supervision de l’activité

• Animer les équipes de prestataires externes du pôle

Veille technologique & développement durable

• Assurer une veille sur les produits et normes techniques;
• Participer à la mise en œuvre de la politique environnementale du Groupe;
• Veiller au respect des normes (amiante, plomb, etc.) et à la législation en matière de santé, sécurité et environnement ;

Gestion des infrastructures, équipements et matériels

• Superviser l’exploitation des systèmes techniques et s’assurer que les paramètres requis sont bien intégrés et, paramètrés dans la GTB (CVC, électricité, plomberie, GTB);
• Assurer la maintenance préventive , corrective et curative des installations; équipements et matériels;
• Garantir la conformité réglementaire et la sécurité des installations, équipements et matériels.

Pilotage des projets techniques

• Planifier et coordonner les travaux d’aménagement, de rénovation ou de modernisation;
• Gérer les prestataires et suivre les chantiers jusqu’à la réception;
• Contrôler le respect des budgets, délais et normes qualité.

Optimisation et performance

• Mettre en place des indicateurs de performance pour l’exploitation;
• Proposer des solutions innovantes pour améliorer l’efficacité énergétique;
• Contribuer à la stratégie de durabilité et de réduction des coûts.

Pilotage et coordination de sous- traitants , prestataires et fournisseurs

• Organiser et coordonner les plannings des interventions et intervenants dans les locaux;
• Assurer la communication avec les autres départements (sécurité, services généraux, etc.);
• Réaliser des reportings réguliers à la direction.

Compétences attendues

• Connaissances techniques maintenance des bâtiments, systèmes CVC, électricité, plomberie, sécurité incendie.

• Maîtrise réglementaire normes ERP, Code du travail, santé-sécurité, environnement (amiante, plomb).

• Gestion de projets planification, suivi technique et financier, coordination multi-intervenants.

• Pilotage budgétaire élaboration et suivi des budgets, contrôle des coûts, validation des factures.

• Compétences en négociation : gestion des contrats et des marchés avec les fournisseurs

• Management : encadrement d’équipe, animation de prestataires externes.

• Outils informatiques : logiciels de GMAO, pack Office, reporting. SAP est un plus

• Connaissance des certifications environnementales : HQE, BREEAM, ISO 14001.

Aptitudes attendues

• Leadership : capacité à fédérer et motiver les équipes internes et externes.

• Organisation et rigueur : gestion simultanée de projets complexes avec respect des délais et budgets.

• Esprit d’analyse et de synthèse : prise de décision rapide et efficace.

• Communication : aisance relationnelle pour interagir avec différents interlocuteurs (internes, prestataires, bailleurs).

• Orientation résultats : sens des priorités et recherche de performance.

• Adaptabilité : capacité à gérer les imprévus et à évoluer dans un environnement en transformation.

• Sensibilité environnementale : engagement dans les démarches de développement durable

• Vous avez également de réelles facultés relationnelles pour interagir avec des interlocuteurs de tout niveau tant à l’oral qu’à l’écrit.

Formation

• De formation Bac+3, vous justifiez d’une expérience d’au moins 5 ans dans le pilotage opérationnel de sites tertiaires.

• Une expérience acquise lors d’un cursus en apprentissage sera également considérée.

Langues

• Vous maîtrisez l'anglais à l'écrit comme à l'oral ; vous pouvez interagir avec des interlocuteurs internes anglophones.

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