Job Description

Puesto de trabajo: Responsable de Servicios Generales y Estafeta

Responsabilidades:

Coordinar y supervisar la prestación de los servicios generales y auxiliares de Torre ILUNION, garantizando el correcto funcionamiento de la estafeta, la mensajería, el soporte a las personas usuarias y la coordinación operativa del servicio de recepción, con el fin de asegurar la continuidad, calidad y eficiencia de la operación diaria, conforme a las directrices del Facility Manager y de la Dirección de Patrimonio y Servicios Generales.

Funciones (desglosar con detalle):

Coordinar los servicios generales y auxiliares

• Organizar y supervisar la actividad diaria de estafeta, mensajería y servicios auxiliares, de acuerdo con la planificación y los procedimientos establecidos.
• Coordinar con la Jefa/e de Recepción las necesidades transversales que afecten al servicio, respetando su responsabilidad directa sobre la operativa y el equipo de recepción.
• Velar por la continuidad del servicio, la adecuada distribución de tareas y el cumplimiento de los estándares de calidad.

Gestionar la estafeta y la mensajería

• Supervisar la recepción, clasificación, registro, distribución y expedición de correspondencia y paquetería.
• Coordinar los envíos internos y externos y garantizar su trazabilidad documental.
• Gestionar las incidencias del servicio y adoptar o proponer las medidas correctoras necesarias.

Atender las necesidades operativas de las personas usuarias

• Coordinar recursos de apoyo para reuniones, visitas, eventos y actividades corporativas.
• Realizar el seguimiento de las incidencias dentro de su ámbito hasta su resolución o escalado.

Supervisar proveedores y niveles de servicio

• Coordinar operativamente a los proveedores vinculados a los servicios bajo su responsabilidad.
• Comprobar la correcta prestación de los servicios e identificar desviaciones respecto de los niveles acordados.
• Informar al Facility Manager de incidencias relevantes y proponer acciones de mejora.

Apoyar la gestión operativa del edificio

• Colaborar con el Facility Manager en la coordinación diaria de servicios, espacios e incidencias operativas.
• Participar en la implantación de procedimientos, controles y mejoras en el ámbito de servicios generales.
• Coordinar con limpieza, Foodie, recepción y otros servicios de soporte las actuaciones que requieran una respuesta conjunta.

Realizar seguimiento y mejora continua

• Mantener actualizados los registros operativos y elaborar informes e indicadores de actividad y calidad.
• Analizar incidencias recurrentes y proponer medidas preventivas o de mejora.
• Contribuir a mejorar la eficiencia de los servicios y la experiencia de las personas usuarias del edificio.

Marco de actuación, autonomía y toma de decisiones

• Organiza y coordina la operativa diaria de los servicios auxiliares dentro de las directrices establecidas.
• Prioriza incidencias ordinarias, asigna recursos y realiza el seguimiento de su resolución.
• Propone mejoras de funcionamiento, controles e indicadores de servicio.
• Eleva al Facility Manager las decisiones con impacto económico, contractual, organizativo, reputacional o estratégico.
• Actúa en coordinación con la Jefa/e de Recepción y encargada de limpieza, sin sustituir su responsabilidad directa sobre la planificación y gestión cotidiana del equipo de recepción.

Relaciones principales

Internas

• Facility Manager de Torre ILUNION.
• Dirección de Patrimonio y Servicios Generales.
• Jefa/e de Recepción, encargada de limpieza y equipos de estafeta y servicios auxiliares.
• Áreas Corporativos, Negocios ILUNION y personas usuarias de Torre ILUNION.
• Equipos de mantenimiento, seguridad, limpieza y otros servicios de soporte.

Externas

• Proveedores de servicios generales y auxiliares.
• Empresas de mensajería y paquetería.
• Proveedores de mantenimiento y soporte.
• Visitas y colaboradores externos, cuando proceda.

Retribución anual: 35.000€- 38.000€

Jornada (completa o parcial): completa

Tipo de contrato: Indefinido.

Disponibilidad Presencialidad y disponibilidad operativa acordes con las necesidades de Torre ILUNION.

DESCRIPCIÓN DEL CANDIDATO/A BUSCADO

FORMACIÓN

• Título superior necesario:

Formación Profesional de Grado Superior o titulación universitaria relacionada con administración, gestión de servicios o disciplinas afines.

• Título de postgrado: no necesario
• Conocimientos específicos: Servicios generales y Facility Management; logística interna y mensajería; gestión de proveedores e incidencias; ofimática y herramientas corporativas de gestión.

EXPERIENCIA

Sector/sectores de actividad:

Experiencia en coordinación de servicios generales o auxiliares, gestión de proveedores, atención al cliente interno y resolución de incidencias en entornos corporativos.

Conocimientos específicos

• Años de experiencia: Mas de 5 años

Competencias corporativas Competencias funcionales

• Orientación al cliente interno • Organización y planificación
• Colaboración y trabajo en equipo • Coordinación de recursos y servicios
• Comunicación efectiva • Gestión de proveedores
• Orientación a resultados • Resolución de incidencias
• Flexibilidad y adaptación • Seguimiento y control
• Compromiso con la calidad • Mejora continua

OTROS REQUISITOS-DATOS DE INTERÉS

• Disponibilidad para viajar: NO
• Disponibilidad para cambio de residencia: NO
• Capacidad para desplazarse con autonomía: Si