Job Description

À propos d’Averna

Averna est reconnue comme un leader mondial en ingénierie de test et de qualité, offrant des solutions innovantes de bout en bout dans des secteurs tels que les véhicules électriques, l’automobile, l’aérospatiale, l’électronique grand public, les sciences de la vie, les dispositifs médicaux, ainsi que les secteurs de l’énergie et de la puissance. Notre équipe multidisciplinaire compte plus de 1 100 experts répartis dans 11 pays. Comme le dit notre COO : « Chez Averna, l’innovation n’est pas optionnelle – elle fait partie de notre ADN. »

En janvier 2026, Averna et Spherea ont uni leurs forces pour créer le groupe Spherea‑Averna group, élargissant ainsi notre présence mondiale et renforçant notre expertise.

Sommaire du poste

Le responsable de bureau joue un rôle clé dans le bon fonctionnement des opérations quotidiennes du bureau de Montréal. En tant que premier point de contact pour les employés, les clients et les visiteurs, ce poste combine des responsabilités d’accueil, de coordination administrative et de soutien aux opérations du bureau.

La personne titulaire du poste collabore étroitement avec les équipes internes (RH, finances et direction) afin d’assurer un environnement de travail efficace, accueillant et bien organisé, tout en maintenant des standards élevés de professionnalisme, de discrétion et de service.

Accueil et administration du bureau

• Agir comme premier point de contact en accueillant les visiteurs et en répondant aux appels entrants de façon professionnelle
• Gérer les communications générales du bureau, le courrier et les boîtes courriels partagées
• Effectuer diverses tâches administratives et gérer les fournitures, les expéditions et les services de messagerie
• Superviser et coordonner les procédures administratives du bureau et proposer des améliorations lorsque nécessaire
• Prioriser les tâches, respecter les échéanciers et veiller au respect des procédures internes

Coordination administrative, budget et événements

• Diriger la planification et la coordination des événements sociaux du bureau et de l’entreprise (fête de fin d’année, activités d’équipe, événements internes)
• Gérer et assurer le suivi des budgets administratifs et du comité social
• Compiler des données, préparer des rapports et participer à l’amélioration continue des processus du bureau

Soutien aux finances et suivi administratif

• Assurer le suivi des feuilles de temps et des rapports de dépenses, et veiller à l’exactitude des informations dans les systèmes internes
• Effectuer la réconciliation de certaines données administratives (congés, cartes de crédit corporatives, dépenses, etc.)
• Fournir un soutien administratif à l’équipe des finances lorsque requis

Réunions, logistique et installations

• Gérer les réservations des salles de réunion et coordonner la logistique des rencontres internes et externes
• Organiser le service de traiteur et la préparation des salles au besoin
• Assurer la liaison avec la gestion de l’immeuble pour l’entretien, les réparations et les demandes liées aux locaux
• Superviser l’approvisionnement des fournitures de bureau et de la cuisine
• Veiller au bon fonctionnement général des installations et des espaces de travail

Supervision du personnel de soutien

• Assurer la coordination quotidienne des tâches du commis à l’entretien
• Veiller à ce que les activités d’entretien soient réalisées conformément aux besoins opérationnels

Qualifications

Le candidat idéal en quelques mots :

Formation

• Diplôme d’études collégiales ou diplôme d’études secondaires avec expérience pertinente

Expérience et connaissances

• Minimum de 2 ans d’expérience en administration de bureau ou dans un poste similaire
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel requis)
• Expérience avec D365 ou un système ERP/HRIS, un atout
• Excellentes compétences en communication orale et écrite en français et en anglais

La maîtrise de l’anglais est requise pour ce poste afin de communiquer avec les collègues, les clients et les fournisseurs situés à l’extérieur du Québec, et de collaborer aux activités de notre entreprise. 

Compétences et aptitudes

• Excellentes habiletés organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement impliquant plusieurs équipes et services
• Haut niveau de professionnalisme, de discrétion et d’attention aux détails
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et facilité à interagir avec différents niveaux de l’organisation
• Capacité à travailler efficacement dans un environnement dynamique
• Attitude proactive, positive et orientée vers les solutions.

Additional Information

Ce que nous VOUS offrons :

• Jouez un rôle clé pour que notre bureau de Montréal fonctionne à son meilleur.
• Travaillez dans une culture dynamique et axée sur les résultats, qui valorise l’initiative et l’innovation.
• Un environnement de travail multinational à la fine pointe de la technologie #LI-Onsite
• Une rémunération globale compétitive
• Congés mobiles payés entre Noël et Jour de l’an
• Un jour de congé supplémentaire pour votre anniversaire
• Rabais considérable sur votre abonnement au transport en commun à Montréal
• Faites partie d’une entreprise qui place les critères ESG au cœur de sa mission pour les personnes, la planète et la performance.

Averna souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi et est déterminé à encourager la diversité et l’inclusion. Nous sommes heureux d’étudier la demande d’emploi de tous les candidats qualifiés, sans égard à leur race, couleur, religion, orientation sexuelle, genre, nationalité d’origine, âge, handicap, statut d’ancien combattant ou tout autre statut protégé par la loi.