Job Description

and Job Magnitude

The Residence Services Representative is responsible for supporting leasing, resident services, and daily property operations. This role combines front-line resident support with leasing and administrative responsibilities, helping create an exceptional living experience while maximizing occupancy and maintaining operational excellence

Essential Functions and Basic Duties

• Demonstrate a high degree of customer service on phone calls, via email, and in person
• Assist prospective residents through the leasing process, including tours, applications, and lease administration.
• Maintain organized o-ce systems, resident ?les, and property documentation
• Utilize Campus Living Centres’ computer software
• Financial administration, including processing payments, invoices, and reviewing accounts
• Maintain video surveillance and ensure that cameras are recording at all times
• Communicate pertinent information between staff
• Maintain student and guest privacy
• Knowledge of emergency procedures and on-call staff procedures
• Know who to contact for various situations, including residence staff and facility contractors
• Ensure the room status is updated from the housekeeping department
• Handle in a professional manner; reservations, check-ins, check-outs, and account settlement
• Maintain the appearance of the desk, lobby and office area at all times
• Understanding of building departments, including maintenance, housekeeping, residence life, and conference and sales
• Responsible for the front desk operations, including: making guest key cards, payments, financial administration, producing office reports, and keeping key areas tidy and organized
• Ensures building keys are used appropriately and responsibly
• Ensure the safety and security of the building by enforcing guest and visitor policies
• Uphold and adhere to all organizational policies
• Any other duties as assigned by Director, GM, other management team members.

Health & Safety

• Work in the manner and with the protective devices, measures and procedures required by the OHSA, regulations, and Campus Living Centres (e.g. wearing safety shoes, confining hair, jewelry, or loose clothing around moving parts, etc).
• Online training modules and in-person training must be completed before starting regular duties.
• WHMIS 2015 and GHS system, and standard operating procedures training must be completed prior to beginning regular duties.

Performance Measurements

Performance will be primarily measured on the following factors:

• Adaptability & Flexibility
• Communication
• Customer Service
• Initiative
• Inter-Personal Skills
• Organization & Planning
• Overall Performance
• Quality of Desired Results
• Reliability
• Skill & Knowledge

Qualifications

Education: High School Diploma, some College or University preferred

Skills/Abilities Must possess excellent verbal communication skills

Must possess excellent customer service skills

Must possess positive attitude

Work independently without constant supervision

Must be able to handle multiple projects at once

Experience Required: Minimum of 1 year industry experience or equivalent customer service experience

Working Conditions

Hours per Week: Varies

Indoor/Outdoor: Indoor

Level of Interruption: High level of interruption

Stress Level: Moderate overall stress level

Travel Outside of Location: Minimal

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Résumé du poste et importance du rôle

Le ou la Représentant(e) des services résidentiels est responsable du soutien aux activités de location, aux services aux résidents et aux opérations quotidiennes de la propriété. Ce poste combine le soutien de premičre ligne aux résidents avec des responsabilités administratives et de location afin d’offrir une expérience résidentielle exceptionnelle, tout en maximisant le taux d’occupation et en maintenant l’excellence opérationnelle.

Fonctions essentielles et responsabilités principales

• Offrir un excellent service ŕ la clientčle par téléphone, par courriel et en personne.
• Accompagner les résidents potentiels tout au long du processus de location, y compris les visites, les demandes de location et l’administration des baux.
• Maintenir des systčmes de bureau organisés, les dossiers des résidents et la documentation de la propriété.
• Utiliser les logiciels informatiques de Campus Living Centres.
• Effectuer des tâches administratives financičres, notamment le traitement des paiements, des factures et la révision des comptes.
• Assurer la surveillance vidéo et veiller ŕ ce que les caméras soient en tout temps opérationnelles.
• Communiquer les informations pertinentes entre les membres du personnel.
• Préserver la confidentialité des étudiants et des invités.
• Connaître les procédures d’urgence et les procédures du personnel de garde.
• Savoir qui contacter selon les différentes situations, y compris le personnel de la résidence et les entrepreneurs en entretien des installations.
• Veiller ŕ ce que le statut des chambres soit mis ŕ jour par le service d’entretien ménager.
• Gérer de maničre professionnelle les réservations, les arrivées, les départs et le rčglement des comptes.
• Maintenir en tout temps une apparence soignée du comptoir d’accueil, du hall d’entrée et du bureau.
• Comprendre le fonctionnement des différents services de l’immeuble, notamment l’entretien, l’entretien ménager, la vie en résidence ainsi que les conférences et les ventes.
• Assurer les opérations de la réception, notamment la création de cartes-clés pour les invités, le traitement des paiements, l’administration financičre, la production de rapports administratifs et le maintien de l’ordre dans les espaces de rangement des clés.
• Veiller ŕ ce que les clés du bâtiment soient utilisées de façon appropriée et responsable.
• Assurer la sécurité du bâtiment en appliquant les politiques relatives aux visiteurs et aux invités.
• Respecter et faire respecter toutes les politiques organisationnelles.
• Effectuer toute autre tâche confiée par le directeur, le directeur général ou tout autre membre de l’équipe de gestion.

Santé et sécurité

• Travailler conformément aux exigences de la Loi sur la santé et la sécurité au travail (LSST), ŕ ses rčglements et aux politiques de Campus Living Centres (par exemple : porter les équipements de protection requis, attacher les cheveux longs, éviter les bijoux ou vętements amples prčs des pičces mobiles, etc.).
• Compléter les formations en ligne et en personne avant de commencer les fonctions réguličres.
• Compléter la formation SIMDUT 2015, le systčme SGH ainsi que les procédures opérationnelles normalisées avant le début des fonctions réguličres.

Mesures du rendement

Le rendement sera principalement évalué selon les critčres suivants :

• Adaptabilité et flexibilité
• Communication
• Service ŕ la clientčle
• Initiative
• Relations interpersonnelles
• Organisation et planification
• Rendement global
• Qualité des résultats obtenus
• Fiabilité
• Compétences et connaissances

Qualifications

Formation :

• Diplôme d’études secondaires requis.
• Études collégiales ou universitaires considérées comme un atout.

Compétences et aptitudes :

• Excellentes compétences en communication verbale.
• Excellentes aptitudes en service ŕ la clientčle.
• Attitude positive.
• Capacité ŕ travailler de façon autonome avec un minimum de supervision.
• Capacité ŕ gérer plusieurs tâches et projets simultanément.

Expérience requise :

• Minimum d’un (1) an d’expérience dans l’industrie ou expérience équivalente en service ŕ la clientčle.

Conditions de travail

• Heures par semaine : Variables
• Environnement : Intérieur
• Niveau d’interruptions : Élevé
• Niveau de stress : Modéré
• Déplacements ŕ l’extérieur du lieu de travail : Minimes