Job Description

1. Position Summary and Job Magnitude

The Residence Services Representative is responsible for responding to student and guest inquiries, service requests, and carrying out daily operational duties. They must be able to listen and understand the needs of guests and students and deliver the appropriate level of service, striving for high customer service satisfaction at all times. The Residence Services Representative will work out of the front desk of the residence and have a high level of interaction with students and guests, as well as all members of the residence staff team.

2. Essential Functions and Basic Duties

• Demonstrate a high degree of customer service on phone calls, via email, and in person
• Utilize Campus Living Centres’ computer software
• Financial administration, including processing payments, invoices, and reviewing accounts
• Maintain video surveillance and ensure that cameras are recording at all times
• Communicate pertinent information between staff
• Maintain student and guest privacy
• Knowledge of emergency procedures and on-call staff procedures
• Know who to contact for various situations, including residence staff and facility contractors
• Ensure the room status is updated from the housekeeping department
• Handle in a professional manner; reservations, check-ins, check-outs, and account settlement
• Maintain the appearance of the desk, lobby and office area at all times
• Understanding of building departments, including maintenance, housekeeping, residence life, and conference and sales
• Responsible for the front desk operations, including: making guest key cards, payments, financial administration, producing office reports, and keeping key areas tidy and organized
• Ensures building keys are used appropriately and responsibly
• Any other duties as assigned

Health & Safety

• Work in the manner and with the protective devices, measures and procedures required by the OHSA, regulations, and Campus Living Centres (e.g. wearing safety shoes, confining hair, jewelry, or loose clothing around moving parts, etc).
• Online training modules and in-person training must be completed before starting regular duties.
• WHMIS 2015 and GHS system, and standard operating procedures training must be completed prior to beginning regular duties.

3. Qualifications

Education: High School Diploma, some College or University preferred

Skills/Abilities:

• Must possess excellent verbal communication skills
• Must possess excellent customer service skills
• Must possess positive attitude
• Work independently without constant supervision
• Must be able to handle multiple projects at once

Experience Required: Minimum of 1 year industry experience or equivalent customer service experience.

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Résumé du poste et ampleur des responsabilités

Le Représentant des services en résidence est chargé de répondre aux demandes de renseignements des étudiants et des invités, de traiter les demandes de service et d’exécuter les tâches opérationnelles quotidiennes. Il doit ętre capable d’écouter et de comprendre les besoins des invités et des étudiants, et de fournir un niveau de service approprié en visant en tout temps une excellente satisfaction de la clientčle.

Le Représentant travaille ŕ la réception de la résidence et interagit fréquemment avec les étudiants, les invités ainsi qu’avec tous les membres de l’équipe de la résidence.

2. Fonctions essentielles et tâches principales

• Faire preuve d’un haut niveau de service ŕ la clientčle au téléphone, par courriel et en personne
• Utiliser les logiciels de Campus Living Centres
• Assurer des tâches administratives financičres, incluant le traitement des paiements, des factures et la vérification des comptes
• Surveiller les systčmes de vidéosurveillance et s’assurer du bon fonctionnement de l’enregistrement
• Communiquer les informations pertinentes entre les membres de l’équipe
• Assurer la confidentialité des étudiants et des invités
• Connaître les procédures d’urgence et les procédures du personnel de garde
• Savoir qui contacter selon les situations, y compris le personnel de la résidence et les entrepreneurs
• S’assurer que le statut des chambres est ŕ jour selon les informations du service d’entretien ménager
• Gérer de façon professionnelle les réservations, les arrivées (check-in), les départs (check-out) et le rčglement des comptes
• Maintenir en tout temps la propreté et l’apparence de la réception, du hall et du bureau
• Avoir une bonne compréhension des différents services de l’immeuble (maintenance, entretien ménager, vie en résidence, conférences et ventes)
• Ętre responsable des opérations de la réception, incluant la gestion des cartes-clés, les paiements, l’administration financičre, la préparation de rapports et l’organisation des espaces
• Veiller ŕ l’utilisation appropriée et sécuritaire des clés de l’immeuble
• Effectuer toute autre tâche connexe assignée

Santé et sécurité

• Travailler conformément ŕ la Loi sur la santé et la sécurité au travail (LSST), aux rčglements et aux politiques de Campus Living Centres (ex. : port de chaussures de sécurité, contrôle des cheveux, des bijoux ou des vętements amples ŕ proximité de pičces en mouvement, etc.)
• Compléter les formations en ligne et en personne avant d’assumer les tâches réguličres
• Compléter la formation SIMDUT 2015, le systčme SGH (GHS) ainsi que les procédures opérationnelles normalisées avant de commencer les tâches réguličres

3. Qualifications

Formation :

Diplôme d’études secondaires requis; études collégiales ou universitaires constituant un atout

Compétences et aptitudes :

• Excellentes compétences en communication verbale
• Excellentes aptitudes en service ŕ la clientčle
• Attitude positive
• Capacité ŕ travailler de maničre autonome sans supervision constante
• Capacité ŕ gérer plusieurs tâches simultanément

Expérience requise :

Minimum d’un an d’expérience dans le domaine ou expérience équivalente en service ŕ la clientčle