Job Description

Das Fraunhofer-Institut für Kurzzeitdynamik, Ernst-Mach-Institut, EMI bietet Ihnen anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben mit Verantwortung und Gestaltungsspielraum. Wir forschen im Auftrag unserer Kunden aus verschiedensten Bereichen von Wirtschaft und Politik und wenden die neuesten Erkenntnisse aus Wissenschaft und Forschung auf konkrete Projekte an. Die Anwendungen liegen in den Bereichen Verteidigung, Sicherheit und Resilienz, Automotive, Raumfahrt und Luftfahrt.

Bei uns bringen Sie Sicherheitsforschung auch ohne Experimente voran.
Innovative Forschung braucht Experimente und Menschen, die den organisatorischen Rahmen dafür schaffen.

Für unser Büro der Verwaltungsleitung in Freiburg suchen wir Sie als zentrale Ansprechperson für die Verwaltungsleitung und deren Unterstützung im operativen Tagesgeschäft.

Was Sie herausfordert

Zukunft gestalten - Verantwortung übernehmen

Sie fungieren als Schnittstelle zwischen Verwaltung und den anderen Abteilungen und Bereichen, insbesondere Wissenschaft und Infrastruktur und sorgen für eine reibungslose Koordination. Dabei stellen Sie pragmatische Abläufe im operativen Geschäft sicher. Zusätzlich unterstützen Sie die Verwaltungsleitung organisatorisch und koordinativ in den Bereichen Personal, Finanzen, Contract Management, Reise, Innere Dienste, Buchhaltung, Export-Import und Einkauf und übernehmen Verantwortung für die Koordination und Organisation unserer drei Standorte.
Ein weiterer Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit liegt in der Betreuung der SAP-Prozesse. In enger Zusammenarbeit mit den Fachbereichen sorgen Sie für eine reibungslose Integration der SAP-Prozesse in den Arbeitsalltag. Sie übernehmen die Pflege und Aktualisierung von Daten, optimieren Abläufe und stellen eine effiziente sowie transparente Nutzung des SAP-Systems sicher. Zudem tragen Sie aktiv zur internen Umsetzung der SAP-Prozesse bei.

Kommunikation leben

Mit Ihrem freundlichen und souveränen Auftreten übernehmen Sie eine Dienstleistungsfunktion an der Schnittstelle zwischen den internen und externen Ansprechpartnern des Instituts und überzeugen durch Ihre kompetente Kommunikation. Dabei stehen Sie in regelmäßigem Austausch mit den relevanten Akteuren, einschließlich der weiteren Referentin und der Assistentin der Verwaltungsleitung.

Ihre Aufgaben:

• Ansprechperson für SAP-Themen am Institut und damit verbunden die Betreuung und Weiterentwicklung des SAP-Organisationsmanagements sowie die Sicherstellung der korrekten Abbildung organisatorischer Strukturen im System
• Koordination komplexer administrativer Vorgänge sowie die Unterstützung sowohl bei internen als auch externen Prüfungen, Erstellung von Verträgen und Vertragsunterlagen und weiteren für die Verwaltung notwendigen Unterlagen
• Vorbereitung von Unterlagen für Gremien, Besprechungen und Terminen, sowie eigenständige Terminplanung, Kalenderüberwachung und Reisemanagement
• Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Verwaltung sowie zwischen den Gruppen innerhalb der Verwaltungsabteilung (u. a. Personal, Controlling, Einkauf, Buchhaltung, Innere Dienste, Exportkontrolle, Contract Management)
• Koordination standortübergreifender Themen und Sicherstellung eines effizienten Kommunikationsflusses sowie Überwachung und Optimierung administrativer Prozesse sowie Pflege der Intranetseite

Was Sie mitbringen

• Sie verfügen über ein abgeschlossenes Bachelorstudium im Bereich Business Administration, Kommunikationsmanagement, Betriebswirtschaft oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mit den MS-Office-Programmen gehen Sie versiert um und haben idealerweise bereits mit SAP gearbeitet.
• Sie haben die Fähigkeit, Prozesse zu gestalten und zu optimieren, sich selbstständig einen strukturierten Überblick über neue Prozessthemen zu verschaffen und unterschiedliche Perspektiven der Beteiligten einzubeziehen.
• Sie sind daran interessiert, wissenschaftliche Projekte durch effiziente und professionelle Verwaltungsabläufe zu unterstützen und sind bereit Präsenztermine an den Standorten Freiburg, Efringen-Kirchen und Kandern wahrzunehmen.
• Sie arbeiten proaktiv und lösungsorientiert und besitzen die Fähigkeit, komplexe Aufgaben zuverlässig und effizient zu bearbeiten; dabei überzeugen Sie durch Ihre ausgeprägte Organisationsfähigkeit, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie eine hohe Zuverlässigkeit.
• Sie bringen Kommunikationsfähigkeit, Empathie, Vernetzungsfähigkeit sowie ein sicheres Auftreten und Handeln mit, dabei sind Sie stets diskret und diplomatisch und behalten auch in arbeitsintensiven Zeiten den Überblick.
• Für die Kommunikation mit unseren (inter-)nationalen Mitarbeitenden in einem deutschsprachigen Institut sind gute Englischkenntnisse (B2/C1 Niveau) wünschenswert und sehr gute Deutschkenntnisse (C1/C2 Niveau) in Wort und Schrift Voraussetzung.

Was Sie erwarten können

• Wir sind ein innovatives Forschungsinstitut mit vielfältigen Themen und hohem Praxisbezug im Bereich Sicherheitsforschung.
• Wir bieten Ihnen fachliche und persönliche Weiterentwicklungsperspektiven.
• Ihre Work-Life-Integration ist uns wichtig, deshalb bieten wir flexible Arbeitszeitmodelle und bis zu 50% mobiles Arbeiten von zu Hause (innerhalb Deutschlands).
• Unser Angebot wird ergänzt durch unsere betriebliche Altersvorsorge (VBL) und jährliches anteiliges Weihnachtsgeld.
• Weiterhin profitieren Sie von unseren zusätzlichen Benefits: DeutschlandTicketBW, Gleitzeit, Freizeitausgleich von Überstunden, Belegplätze bei der Kindertageseinrichtung »Junikäfer« in Freiburg, PME-Familienservice: Lebenslagencoaching, Homecare-Eldercare.

Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Die Position ist vorerst auf 2 Jahre befristet. Eine längerfristige Zusammenarbeit wird angestrebt. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die Stelle kann auch in Teilzeit besetzt werden. Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD).

Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft.

Bereit für Veränderung? Dann bewerben Sie sich jetzt, und machen Sie einen Unterschied! Nach Eingang Ihrer Online-Bewerbung erhalten Sie eine automatische Empfangsbestätigung. Dann melden wir uns schnellstmöglich und sagen Ihnen, wie es weitergeht.

Fragen zu dieser Position beantworten Ihnen gerne:
Frau Claudia Kiefer & Frau Esther Waibel
Personalmarketing / Recruiting
jobs@emi.fraunhofer.de

Fraunhofer-Institut für Kurzzeitdynamik, Ernst-Mach-Institut EMI

www.emi.fraunhofer.de

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