Assure le bon déroulement des opérations de la Réception (check-in, check-out, délogements…) selon les procédures en vigueur.
S’assure que l’occupation et les ventes sont optimisées et qu’un service de qualité est assuré aux clients (respect des standards).
Assure la clôture journalière sur le Système Informatique et génère les rapports statistiques d’activité.
Participe à l’accueil des VIP et au traitement des réclamations.
Horaires : selon les horaires en vigueur dans le service.
Personnel encadré : Néant.
LES REGLES D’OR DU DEPARTEMENT
Une formation au Personnel sera dispensée chaque fois qu’il sera nécessaire.
ACTIVITES PRINCIPALES
RELATION AVEC LES CLIENTS
-
Accueille avec courtoisie les clients et s’assure de leur satisfaction pendant leur séjour
-
Accueille personnellement les clients VIP et réguliers, vérifie que les avantages accordés aux membres Bonvoy sont attribués, contracte de nouvelles adhésions.
RESPONSABILITES OPERATIONNELLES
-
S’assure de la mise en application et du respect des standards de la Compagnie.
-
Est responsable de la balance Fidélio et Micros, de l’enregistrement des recettes et de la clôture des systèmes avant la relance pour le matin ; essaie de résoudre lui-même les problèmes ou en informe le Responsable informatique.
-
Assure la balance des cartes de crédit avec toutes les factures (restauration et réception).
-
Etablit les rapports journaliers d’activité.
-
S’assure de l’application constante des programmes de la Compagnie (« Check out for Children, SPG, Be Bright … ») et participe à la formation du personnel.
-
Selon les directives du Front Office Manager et de son assistant, effectue l’attribution des chambres, coordonne les attentions spéciales (traitements VIP, demandes particulières), organise l’accueil des groupes.
-
S’assure de la mise à jour des fichiers clients sur le système informatique.
-
Applique la politique commerciale de l’hôtel (Yield Management), assure une occupation maximale des chambres au meilleur prix moyen.
-
Participe activement à tous les incentives, promotions sur les tarifs et toutes promotions internes au sein de l’hôtel.
-
Coordonne avec le Service technique et les Gouvernantes les opérations de bloquage et débloquage des chambres pour maintenance.
-
Annonce à la Gouvernante les départs imprévus ou tardifs, les prolongations de séjour les changements de chambres et toutes informations nécessaires.
-
Annonce au Room-Service ou autres services concernés les traitements VIP.
-
Supervise les procédures de réveils.
-
S’assure que les clients sont informés de l’utilisation des coffres-forts.
-
Participe aux briefings lors des changements d’équipes pour la transmission des consignes.
-
Assure les opérations de facturation, d’ajustements, de contrôle de crédit et d`encaissement en fonction des procédures en vigueur.
-
Traite les réclamations et répond aux demandes d’une manière professionnelle et courtoise en utilisant sa connaissance de l’hôtel et son bon jugement pour obtenir la satisfaction des clients, avise le Front Office Manager ou son assistant des commentaires positifs ou négatifs des clients, tient à jour le registre des commentaires clients.
-
Fait en sorte de maintenir la Réception et le back-office propres et en ordre, avec chaque chose à sa place.
-
Assure l’intégration et la formation du nouveau personnel.
-
Assure une parfaite collaboration avec les autres services de l’Hôtel, coordonne les relations entre la Réception et la Conciergerie.
-
Respecte et fait respecter le Règlement intérieur de l’Hôtel.
-
Respecte et fait respecter les démarches préventives pour éviter les accidents.
-
Assure le respect des consignes de sécurité, de sécurité incendie et d’évacuation.
Cette liste n’est pas limitative et est susceptible d’être modifiée en fonction des directives du Front Office Manager.