Job Description

Chức danh: Quản lý Bất động sản Cấp cao (Senior Property Manager)

Lĩnh vực chuyên trách: Quản lý vận hành, kiểm soát chất lượng dịch vụ và đánh giá vận hành dự án

Báo cáo cho: Trưởng Bộ phận Vận hành và/hoặc Quản lý Bộ phận Quản lý Bất động sản

Phòng ban: Quản lý Bất động sản – Văn phòng Chính

TỔNG QUAN VỊ TRÍ

Senior Property Manager chịu trách nhiệm quản lý, hỗ trợ và giám sát hoạt động quản lý vận hành tại các dự án được phân công nhằm đảm bảo dự án hoạt động an toàn, hiệu quả, tuân thủ pháp luật, đáp ứng cam kết với khách hàng và duy trì tiêu chuẩn dịch vụ của Savills. Vị trí là đầu mối chuyên môn giữa Văn phòng Chính, Ban Quản lý dự án, khách hàng/chủ đầu tư và các phòng ban chức năng; hỗ trợ xử lý các vấn đề vận hành phức tạp, rủi ro dịch vụ, sự cố nghiêm trọng và các nội dung cần điều phối ở cấp quản lý cấp cao. Trong phạm vi chuyên môn vận hành, vị trí thực hiện hoặc điều phối audit chất lượng dịch vụ và đánh giá vận hành dự án; hoạt động audit này là đánh giá chuyên môn vận hành và chất lượng dịch vụ, không thay thế chức năng kiểm toán nội bộ, kiểm toán tài chính, kiểm tra pháp chế hoặc điều tra chuyên biệt của các bộ phận chức năng. Vị trí đồng thời tham gia tư vấn vận hành, tiếp nhận dự án mới, giai đoạn tiền khai trương, chuyển đổi đơn vị quản lý và có thể đảm nhiệm vai trò quản lý thay thế khi dự án chưa bố trí Trưởng Ban Quản lý hoặc cần hỗ trợ quản lý tăng cường.

1. Quản lý và giám sát hoạt động vận hành dự án

• Quản lý, giám sát hoặc hỗ trợ hoạt động quản lý vận hành tại các dự án được phân công, bao gồm tòa nhà văn phòng, khu căn hộ, trung tâm thương mại, khu đô thị, dự án phức hợp và các loại hình bất động sản khác.
• Hướng dẫn Ban Quản lý xây dựng và triển khai kế hoạch vận hành năm, kế hoạch bảo trì, ngân sách, nhân sự, quản lý nhà thầu và chương trình nâng cao chất lượng dịch vụ.
• Theo dõi việc thực hiện phạm vi hợp đồng quản lý, SLA, KPI và các cam kết với khách hàng/chủ đầu tư; kiểm soát chất lượng báo cáo vận hành, báo cáo tài chính, báo cáo sự cố và báo cáo rủi ro.
• Hỗ trợ nhận diện, đánh giá và xử lý các vấn đề vận hành phức tạp có ảnh hưởng đến an toàn, hoạt động liên tục, tài sản, uy tín và trải nghiệm khách hàng.
• Phối hợp với các bộ phận Kỹ thuật, Tài chính, Nhân sự, Pháp chế, An toàn và các bên liên quan để xử lý nội dung vượt thẩm quyền dự án.
• Trực tiếp điều hành hoặc hỗ trợ quản lý dự án trong trường hợp khẩn cấp, thiếu nhân sự quản lý hoặc giai đoạn chuyển tiếp theo phân công.

1. Audit chất lượng dịch vụ và đánh giá vận hành dự án

• Xây dựng kế hoạch audit theo năm/quý hoặc theo yêu cầu; xác định mục tiêu, phạm vi, tiêu chí, phương pháp, lịch trình và nguồn lực cho từng dự án.
• Xây dựng, cập nhật checklist và thang điểm phù hợp với loại hình, quy mô, phạm vi hợp đồng, điều kiện vận hành và mức độ rủi ro của dự án.
• Thực hiện audit định kỳ, audit chuyên đề hoặc kiểm tra đột xuất thông qua kiểm tra hiện trường, quan sát quá trình cung cấp dịch vụ, phỏng vấn, kiểm tra hồ sơ và đối chiếu bằng chứng.
• Đánh giá các nhóm nội dung: quản lý điều hành; dịch vụ khách hàng; an ninh, an toàn; vệ sinh, môi trường và cảnh quan; kỹ thuật, bảo trì; PCCC và ứng phó khẩn cấp; quản lý nhà thầu; tài chính, ngân sách và công nợ; hồ sơ, báo cáo; nhân sự và đào tạo; tuân thủ pháp luật, hợp đồng, SOP, SLA/KPI; trải nghiệm khách hàng và hình ảnh dự án.
• Chấm điểm và phân loại phát hiện theo mức độ nghiêm trọng, ảnh hưởng và tính cấp thiết; phân tích nguyên nhân, nhận diện vấn đề lặp lại và rủi ro mang tính hệ thống; ghi nhận thực hành tốt để đề xuất nhân rộng.
• Lập báo cáo audit gồm phạm vi, phương pháp, kết quả, điểm mạnh, phát hiện, mức độ rủi ro, nguyên nhân, khuyến nghị, đơn vị chịu trách nhiệm, thời hạn và phương thức xác nhận đóng phát hiện.
• Báo cáo ngay các vấn đề nghiêm trọng; thống nhất Corrective Action Plan, theo dõi action tracker, kiểm tra bằng chứng, đánh giá hiệu lực, xác nhận đóng phát hiện và thực hiện tái kiểm tra khi cần.

1. Nguyên tắc thực hiện audit

• Đảm bảo khách quan, nhất quán, bảo mật và có căn cứ bằng chứng; trao đổi phát hiện trên tinh thần hỗ trợ cải tiến nhưng không làm giảm mức độ nghiêm trọng của rủi ro.
• Không tự đánh giá hoặc xác nhận đóng nội dung do bản thân trực tiếp thực hiện khi có nguy cơ xung đột lợi ích; báo cáo cấp quản lý để bố trí người đánh giá độc lập khi cần.
• Không kết luận vượt phạm vi chuyên môn hoặc phạm vi audit được giao; quản lý và lưu trữ hồ sơ audit theo quy định kiểm soát tài liệu.

1. Quản lý chất lượng dịch vụ

• Thiết lập và theo dõi tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ; rà soát khảo sát hài lòng, phản ánh, khiếu nại và yêu cầu dịch vụ của khách hàng.
• Phân tích nguyên nhân các vấn đề lặp lại; kiểm tra chất lượng nhà thầu theo phạm vi công việc, nhân sự, tần suất, chất lượng, an toàn và hồ sơ báo cáo.
• Phối hợp xây dựng kế hoạch cải thiện trải nghiệm khách hàng và hình ảnh dự án; theo dõi hiệu quả sáng kiến và đề xuất điều chỉnh.

1. Quản lý tuân thủ và rủi ro vận hành

• Theo dõi tuân thủ SOP, chính sách công ty, hợp đồng, nội quy dự án và quy định pháp luật; hỗ trợ lập danh mục nghĩa vụ tuân thủ và kế hoạch kiểm tra.
• Rà soát hồ sơ pháp lý, giấy phép, chứng nhận, biên bản kiểm tra và tài liệu vận hành thuộc phạm vi quản lý.
• Hỗ trợ cập nhật danh mục rủi ro; theo dõi báo cáo sự cố, phân tích nguyên nhân và hành động khắc phục; escalation kịp thời vấn đề nghiêm trọng hoặc vượt thẩm quyền.

1. Tư vấn vận hành và tiếp nhận dự án mới

• Tham gia hợp đồng tư vấn vận hành; rà soát tác động của thiết kế đến vận hành, tiếp cận bảo trì, luồng giao thông, phân định khu vực chung/riêng, tiện ích và trải nghiệm người sử dụng.
• Tư vấn mô hình quản lý, cơ cấu nhân sự, ngân sách, quy trình, nội quy và tiêu chuẩn dịch vụ; rà soát tài liệu bàn giao, danh mục tài sản, hồ sơ pháp lý, kỹ thuật và điều kiện sẵn sàng vận hành.
• Hỗ trợ kế hoạch huy động nhân sự, lựa chọn nhà thầu, đào tạo, chạy thử và khai trương; theo dõi tiến độ, chất lượng sản phẩm tư vấn và mốc bàn giao.

1. Chuẩn hóa quy trình, báo cáo và phát triển đội ngũ

• Xây dựng, rà soát và đề xuất cập nhật SOP, checklist, biểu mẫu, dashboard và tài liệu hướng dẫn; chuẩn hóa tiêu chí audit và phương pháp chấm điểm giữa các dự án.
• Phân tích dữ liệu audit, xây dựng thư viện phát hiện điển hình, bài học kinh nghiệm và thực hành tốt; đề xuất sáng kiến nâng cao hiệu quả, chất lượng và kiểm soát chi phí.
• Hướng dẫn, huấn luyện Trưởng Ban Quản lý và đội ngũ dự án; xác định nhu cầu đào tạo từ kết quả audit và phản hồi khách hàng.
• Lập báo cáo định kỳ và dashboard về tình hình vận hành, điểm audit, phát hiện, vấn đề quá hạn, rủi ro và tiến độ khắc phục; trình bày với khách hàng/chủ đầu tư và cấp quản lý khi được yêu cầu.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của quản lý trực tiếp.

YÊU CẦU NĂNG LỰC

• Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Quản lý Bất động sản, Quản trị Kinh doanh, Kinh tế, Kỹ thuật, Quản lý Cơ sở vật chất hoặc lĩnh vực liên quan.
• Tối thiểu 8 năm kinh nghiệm trong quản lý vận hành bất động sản, quản lý tòa nhà hoặc cơ sở vật chất; ưu tiên kinh nghiệm Trưởng Ban Quản lý, quản lý cấp cao hoặc giám sát nhiều dự án.
• Có năng lực lập chương trình audit dựa trên rủi ro; xây dựng checklist, tiêu chí chấm điểm và phương pháp đánh giá chất lượng dịch vụ.
• Có kỹ năng phỏng vấn, quan sát, kiểm tra mẫu, thu thập và xác minh bằng chứng; viết phát hiện, phân tích nguyên nhân và đề xuất biện pháp khắc phục khả thi.
• Hiểu biết vững chắc về vận hành tòa nhà, M&E, PCCC, quản lý nhà thầu, dịch vụ khách hàng, ngân sách, công nợ và báo cáo tài chính dự án.
• Có khả năng phân tích dữ liệu, nhận diện xu hướng, vấn đề lặp lại, rủi ro và đánh giá hiệu lực hành động khắc phục.
• Có kỹ năng quản lý, đào tạo, huấn luyện, trình bày kết quả audit, giao tiếp với khách hàng/chủ đầu tư và phối hợp nhiều bên liên quan.
• Có tư duy độc lập, khách quan, hệ thống; chính trực, bảo mật, chú trọng chi tiết và có khả năng xử lý trao đổi khó trên cơ sở bằng chứng.
• Thành thạo Microsoft Office; có khả năng soạn thảo báo cáo và trao đổi bằng tiếng Anh tốt.
• Ưu tiên chứng chỉ hoặc đào tạo liên quan đến quản lý cơ sở vật chất, quản lý chất lượng, quản lý rủi ro, an toàn hoặc đánh giá hệ thống quản lý.

Xin lưu ý rằng khi gửi hồ sơ ứng tuyển cho chúng tôi, bạn đồng ý để chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân do bạn cung cấp cho mục đích tuyển dụng của công ty. Bạn có thể gửi thắc mắc hoặc yêu cầu hỗ trợ liên quan đến hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân tới info@savills.com.vn. Vui lòng tham khảo Thông báo về xử lý dữ liệu cá nhân của Công ty TNHH Savills Việt Nam trên website Savills Việt Nam.