Job Description
Propósito del cargo
El Analista de Cuentas por Pagar será responsable de ejecutar y apoyar las actividades del proceso de Compras a Pago (Purchase to Pay – P2P), garantizando el procesamiento oportuno y preciso de las facturas de proveedores y demás transacciones relacionadas con las cuentas por pagar.
El cargo contribuirá al cumplimiento de los procedimientos internos, los controles financieros y los acuerdos de nivel de servicio (SLA), así como a la solución de novedades operativas, la atención a proveedores y clientes internos y la mejora continua de los procesos financieros dentro de un entorno de servicios compartidos (Shared Services).
Funciones y responsabilidades
- Ejecutar las actividades operativas del proceso de Compras a Pago (P2P), garantizando el cumplimiento de los procedimientos y controles internos establecidos.
- Procesar facturas de proveedores, notas crédito, reembolsos, anticipos y demás transacciones relacionadas con las cuentas por pagar.
- Identificar y gestionar novedades, inconsistencias y diferencias operativas relacionadas con el procesamiento de facturas y las actividades del proceso P2P.
- Validar facturas con orden de compra (PO) y sin orden de compra (Non-PO), verificando la exactitud de la información y la integridad de los soportes requeridos.
- Realizar las validaciones de correspondencia de dos y tres vías (2-way y 3-way match), de acuerdo con los requisitos del proceso y los lineamientos corporativos.
- Hacer seguimiento a las actividades asignadas, los pendientes operativos, el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio (SLA) y los indicadores de productividad.
- Aplicar los procedimientos, políticas y buenas prácticas establecidas para garantizar la correcta ejecución de las actividades de cuentas por pagar.
- Coordinar con proveedores y áreas internas la solución de novedades relacionadas con facturas, pagos, conciliaciones y diferencias en la información.
- Apoyar la actualización de procedimientos, la estandarización de actividades y la implementación de iniciativas de mejora continua del proceso P2P.
- Identificar posibles riesgos e inconsistencias operativas y reportarlos oportunamente, contribuyendo al fortalecimiento de los controles y la calidad del servicio.
- Registrar, actualizar y gestionar correctamente las transacciones y la información en SAP, Basware, Coupa u otros sistemas financieros utilizados por la compañía.
- Apoyar los requerimientos de auditoría, las revisiones de controles y las actividades de cumplimiento relacionadas con las cuentas por pagar.
- Participar en capacitaciones y espacios de transferencia de conocimiento para fortalecer el entendimiento y la correcta ejecución de los procedimientos.
- Analizar información operativa e identificar oportunidades de mejora, automatización y optimización de las actividades del proceso.
- Mantener una comunicación efectiva con las áreas de negocio, los equipos financieros y los demás grupos de interés, contribuyendo a la continuidad operativa y a la satisfacción del cliente interno.
Requisitos y experiencia
- Profesional o tecnólogo en Contaduría Pública, Finanzas, Administración de Empresas, Economía, Ingeniería Industrial o carreras afines.
- Experiencia en procesos de Compras a Pago (P2P), Cuentas por Pagar (Accounts Payable), servicios compartidos o áreas de operaciones financieras.
- Conocimientos en procesamiento y validación de facturas, gestión de proveedores y controles financieros.
- Manejo de SAP, Basware, Coupa, Concur o plataformas similares de gestión financiera y de compras.
- Conocimientos en validación de facturas con y sin orden de compra (PO y Non-PO), conciliaciones y verificación de soportes.
- Habilidades analíticas y de resolución de problemas, con atención al detalle y precisión en el manejo de la información.
- Capacidad para gestionar novedades operativas y coordinar soluciones con diferentes áreas y proveedores.
- Conocimientos o experiencia en iniciativas de mejora continua, estandarización de procesos y eficiencia operativa.
- Comprensión de controles internos, requisitos de cumplimiento y procesos de auditoría.
- Manejo intermedio de Excel y capacidad para elaborar reportes operativos y analizar información.
- Habilidades de comunicación, organización, trabajo en equipo y orientación al servicio.
