Job Description

Es kommt drauf an - wo und mit wem man arbeitet!

Befristete Festanstellung mit Verlängerungsoption

Projektdauer: zunächst ca. 15 Monate

Einsatzort: Berlin und – abhängig von der Projektphase – Hamburg, regelmäßig vor Ort

Start: 1. Februar 2027

BRL modernisiert den Standort am Pariser Platz 4a in Berlin und nutzt während der Bauphase Interimsflächen. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine erfahrene Persönlichkeit, die die Nutzervertretung, die Inbetriebnahmen und die Umzüge in die Interims- und Zielflächen steuert.

Die Position ist zunächst auf ca. 15 Monate befristet. Es besteht eine Verlängerungsoption, abhängig vom Projektverlauf und vorbehaltlich einer entsprechenden Vereinbarung.

Ihre Aufgaben

• Sie übernehmen die zentrale Projektkoordination als Schnittstelle zur Planungs- und Ausführungsseite. Sie strukturieren und priorisieren organisatorische, technische und kaufmännische Anfragen, erstellen und verfolgen eine strukturierte Projektplanung und führen erforderliche Entscheidungen den zuständigen Stellen in unserem Unternehmen zu.
• Sie bereiten Baubesprechungen vor, leiten oder begleiten diese mit Vermietern, Architekten, Fachplanern und ausführenden Bauunternehmen. Die Ergebnisse dokumentieren Sie in Protokollen mit Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Fristen. Über ein abgestimmtes Reporting informieren Sie regelmäßig interne Gremien und Ansprechpersonen, überwachen vertraglich geschuldete Leistungen, erkennen Abweichungen frühzeitig und wirken an sachgerechten Lösungen mit.
• Sie koordinieren die Planungs- und Bauleistungen der verschiedenen Dienstleister, die Bauleistungen der Vermieter sowie unsere Mieterausbauten. Dabei führen Sie die Schnittstellen zusammen, stimmen Leistungen terminlich und inhaltlich ab und verfolgen deren Umsetzung. Kosten, Termine, Qualität und Risiken steuern Sie konsequent aus Unternehmenssicht und machen Abweichungen transparent.
• Sie steuern das Änderungs-, Nachtrags- und Risikomanagement. Dazu gehören die inhaltliche und kostenmäßige Prüfung von Angeboten, die Bewertung ihrer Auswirkungen auf Termine und Leistungen, die Unterstützung bei der Rechnungsprüfung sowie die Veranlassung erforderlicher Vertragsanpassungen.
• Sie unterstützen bei Leistungsverzeichnissen, Ausschreibungen und Vergaben für die vom Vermieter nach dem Mietvertrag übernommenen Bauleistungen sowie für weitere Planungs- und Bauleistungen des Vermieters, Mieterausbauten und Dienstleistungen. Die wesentlichen Vergabe- und Beauftragungsstände dokumentieren Sie nachvollziehbar.
• Sie koordinieren Inbetriebnahme, Qualitätssicherung und Übergaben. Dafür integrieren Sie die Bauleistungen des Vermieters und die Inbetriebnahme in dessen Bauablaufplan und führen diesen mit einem nutzerseitigen Meilenstein- und Maßnahmenplan zusammen – einschließlich möglicher Vorab-Übergaben einzelner Teilflächen. Sie koordinieren Planer und Bauunternehmen sowie Möblierung, Ausstattung und Umzug nach Schnittstellen, Zuständigkeiten und Lieferterminen, veranlassen Bemusterungen und begleiten dokumentierte Quality Gates, Abnahmen, Übergaben, Mängelverfolgung, Nachbetreuung und Claim-Management.
• Sie planen und koordinieren die Umzüge in die Interims- und später in die Zielflächen auf Basis eines abgestimmten Meilenstein- und Ressourcenplans, in enger Abstimmung mit der internen Projektleitung und den betroffenen Bereichen. Technische Anforderungen – insbesondere an Gebäudetechnik und IT-Infrastruktur – stimmen Sie mit den internen Gremien ab, kommunizieren sie an die Vermieter und überwachen ihre Umsetzung. Außerdem erstellen Sie Ausschreibungsunterlagen für Umzugsdienstleister, prüfen Angebote, erstellen Bewertungsmatrizen und begleiten Bietergespräche.
• Sie verantworten die operative Umzugsvorbereitung und -begleitung. Dazu erstellen Sie einen abgestimmten Ablauf- und Logistikplan mit Reihenfolge, Sektoren, Verantwortlichkeiten und Meilensteinen sowie einen Umzugsleitfaden. Sie organisieren die Übernahme und Rückgabe der betroffenen Bestands-, Interim- und Zielflächen gegenüber den Vermietern, protokollieren Zustände und Abweichungen und kümmern sich um die vertragsgemäße Abwicklung. Zudem planen und führen Sie Informationsveranstaltungen für Umzugsdienstleister und Mitarbeitende durch und steuern die Arbeiten an den Umzugstagen vor Ort – einschließlich operativer Abstimmung sowie kurzfristiger Entscheidungs- und Eskalationswege.

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung, z.B. im Bauingenieurwesen, in der Architektur, im Facility Management, im Immobilienmanagement oder einer vergleichbaren Fachrichtung.
• Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung als Projektleiter*in für die Steuerung von Mieterprojekten, in der Bauherrenvertretung oder im Interims-Projektmanagement für Büroflächenausbauten mit.
• Sie haben bereits Um- und Ausbauten sowie Umzüge von Nutzern in Büroflächen erfolgreich koordiniert und wissen, worauf es bei den Schnittstellen zwischen Mieter, Vermieter, Planung, Bauunternehmen und Mieterausbauten ankommt.
• Sie sind sicher im Umgang mit Mietverträgen, Bauverträgen, Bauablaufplänen, Termin- und Maßnahmenplänen, Leistungsverzeichnissen, Vergabeverfahren sowie im Nachtrags-, Änderungs- und Risikomanagement.
• Sie verfügen über stressresistente Erfahrung in der Einrichtung und Steuerung von Projektorganisationen, inkl. Rollen- Verantwortlichkeitserklärung, Reporting, Risiko- und Eskalationsmanagement sowie der Pflege belastbarer Termin- und Maßnahmenpläne.
• Sie treten gegenüber Vermietern, Architekten, Fachplanern und Nachunternehmern verbindlich und durchsetzungsstark auf, moderieren unterschiedliche Interessen und bewahren dabei den kooperativen Ton.
• Sie arbeiten strukturiert, eigenverantwortlich und behalten auch bei mehreren parallelen Themen und engen Terminen den Überblick; dabei priorisieren Sie Aufgaben transparent und verfolgen Entscheidungen, Maßnahmen und Ansprüche konsequent nach.
• Sie sind während der Projektlaufzeit regelmäßig vor Ort in Berlin und – projektphasenabhängig – in Hamburg verfügbar und bringen die Bereitschaft mit, insb. zu kritischen Meilensteinen und an Umzugstagen persönlich präsent zu sein.
• Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Warum wir?

• Entwicklung: Anspruchsvolle und abwechslungsreiche Projekte mit fachlichem Gestaltungsspielraum, direktem Austausch mit den zuständigen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern sowie der Möglichkeit, eigene Expertise und Impulse einzubringen.
• Fachlicher Austausch: Zugang zu einem interdisziplinären Umfeld und Gelegenheit zum Austausch mit erfahrenen Kolleginnen und Kollegen aus Rechtsberatung, Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung sowie Restrukturierung und Insolvenz.
• Flexibilität: Projektbezogene und verlässliche Abstimmung der Zusammenarbeit mit Raum für eine eigenständige Gestaltung der Leistungserbringung – vorbehaltlich der jeweiligen Projektanforderungen.
• Planbarkeit: Transparente Abstimmungen zu Projektumfang, Meilensteinen und Verfügbarkeiten sowie eine möglichst frühzeitige Einbindung in die gemeinsame Planung.
• Zusammenarbeit: Wertschätzende, professionelle Kommunikation, kurze Abstimmungswege und eine partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe.
• Teamanschluss: Ein offenes und kollegiales Umfeld mit der Möglichkeit, bei passender Gelegenheit an fachlichen Austauschformaten sowie ausgewählten Team- und Kanzleiveranstaltungen teilzunehmen.
• Ankommen im Projekt: Klare Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner, strukturierte Projektübergaben und eine transparente Einführung in die für das jeweilige Mandat erforderlichen Abläufe und Informationen.
• Arbeitsumfeld: Moderne Büroräume in zentraler Lage, die nach vorheriger Abstimmung und im Rahmen der jeweiligen Projektanforderungen genutzt werden können.
• Technische und organisatorische Rahmenbedingungen: Professionelle Arbeitsstrukturen und eine verlässliche Zusammenarbeit mit den für das Projekt zuständigen Teams.

Ihr Kontakt zu BRL

Dorothea Besche

HR Manager Talent Acquisition & Onboarding

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Ihre Bewerbung senden Sie bitte über das Bewerberformular oder alternativ an dorothea.besche@brl.de