Job Description

Deine Aufgaben

Als Project Manager hältst du den Motor hinter unseren internationalen Skalierungsprogrammen am Laufen. Du sorgst dafür, dass Vereinbarungen stehen, die Compliance sauber ist, KPIs erreicht werden und jede Region mit denselben klaren Strukturen arbeitet. Als zentrale Ansprechperson für unsere globalen Teams rund um Projektoperations hilfst du uns, die Umsetzung Quartal für Quartal einfacher, schneller und verlässlicher zu machen.

Globale Programmsteuerung

• Du verfolgst die Programm-KPIs über alle Regionen hinweg und erkennst Abweichungen frühzeitig
• Du übersetzt globale Programmstandards in klare Strukturen, Vorlagen und Checklisten, mit denen die regionalen Teams im Alltag gut arbeiten können
• Du hältst bei den regionalen Program Directors Fristen, Deliverables und offene Punkte nach
• Du wirkst am internen Reporting und am Reporting für unsere Kunden mit, einschließlich KPI-Berichten und Quartalsupdates
• Du unterstützt bei der Vorbereitung neuer Angebote, Budgeterweiterungen und Programm-Setups

Projektoperations und Compliance

• Du begleitest und steuerst den gesamten administrativen Lebenszyklus unserer Teilnehmenden, von der Bewerbung über das Onboarding bis zum Programmabschluss, inklusive Verträgen, Förderanforderungen und vollständiger Dokumentation
• Du hältst Verträge mit Dienstleistern, Partnern sowie Mentorinnen und Mentoren organisiert und im Zeitplan
• Du behältst die Finanzen unserer Programme im Blick: Du verfolgst Budgets, Dienstleisterkosten und Rechnungsflüsse, damit unsere Ressourcen dort ankommen, wo sie die größte Wirkung entfalten
• Du erstellst eine saubere Dokumentation, die jeder Prüfung durch Kunden oder Auditoren standhält

Deine Schnittstellen

• Du arbeitest täglich mit unseren Regional Program Directors und ihren Teams weltweit zusammen
• Du arbeitest eng mit Finance, People und Legal zusammen, damit Prozesse abgestimmt und compliant bleiben
• Du bist souveräne Ansprechperson für unsere Kunden bei operativen Fragen, auch gegenüber Stakeholdern aus dem öffentlichen Sektor

Prozess- und Digitalexzellenz

• Du pflegst unsere Programmdaten in Notion, HubSpot und ClickUp als Single Source of Truth
• Du dokumentierst Prozesse und vereinfachst sie kontinuierlich
• Du nutzt KI- und Automatisierungstools, um manuelle Arbeit zu reduzieren, und bringst eigene Ideen ein, um unsere Operations smarter zu machen

Dein Profil

• Ein abgeschlossenes Studium in Betriebswirtschaft, Wirtschaftswissenschaften, Management oder einem vergleichbaren Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung (2 bis 5 Jahre, inklusive Praktika oder Werkstudententätigkeiten) im Projektmanagement, in Operations, in einem PMO, in der Beratung, in einem Startup oder einem Accelerator
• Eine strukturierte, zuverlässige und detailorientierte Arbeitsweise: Du magst es, wenn Dinge sauber, vollständig und pünktlich erledigt sind
• Die Fähigkeit, den Überblick über viele parallele Workstreams, Länder und Stakeholder zu behalten
• Eine starke schriftliche Kommunikation und Sicherheit darin, klare und professionelle Dokumente zu erstellen
• Praktische Erfahrung im Umgang mit digitalen Tools; erste Erfahrung mit CRM- oder Projektmanagement-Tools (z. B. HubSpot, ClickUp) sowie mit KI-Tools ist ein Plus
• Eine proaktive, lösungsorientierte Denkweise und den Antrieb, Prozesse nicht nur zu befolgen, sondern aktiv zu verbessern
• Teamgeist und Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen unterschiedlicher Hintergründe und Kulturen
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sehr gute Englischkenntnisse

Warum wir?

• Ein dynamisches, unternehmerisches Teamumfeld mit großer Leidenschaft dafür, europäische Startups bei ihrer globalen Skalierung zu unterstützen
• Viel Eigenverantwortung, eingebettet in eine unterstützende und kollegiale Kultur
• Flache Hierarchien mit vielfältigen Möglichkeiten, selbst etwas zu bewegen und dich persönlich weiterzuentwickeln
• Eine internationale Arbeitsatmosphäre mit flexiblen Arbeitsmodellen, einschließlich mobilem Arbeiten