Job Description

The Project Coordinator works closely with the Project Manager to support the successful execution of projects. This role provides technical and administrative assistance to ensure projects move forward efficiently, safely, and in alignment with Modern Niagara standards.

Why This Role Matters to Modern Niagara
Project Coordinators are critical to maintaining project organization, supporting field and office teams, and ensuring timely delivery. Their work directly impacts project success, client satisfaction, and operational excellence.

Key Impact / Purpose

• Support project delivery by managing documentation, schedules, and communication.
• Strengthen collaboration between project managers, site teams, and subcontractors.
• Contribute to continuous improvement by participating in reviews and process enhancements.

Duties and Responsibilities:

• Provide administrative support to Project Managers, Project Teams, and Site Superintendents.
• Organize and distribute project-related documents and drawings from manufacturers, suppliers, and subcontractors.
• Perform data system entries (purchase orders, change orders, WIP forecast sheets, construction schedules).
• Set up and maintain project start-up binders.
• Create, log, and track all project communication and documentation.
• Negotiate and manage contracts with subcontractors and vendors where required.
• Maintain document control of all site paperwork.
• Participate in operational meetings and project reviews.
• Perform additional related duties as required under the direction of the hiring manager.

Must-haves:

• Post-secondary education in Construction Management, Mechanical Engineering, or equivalent experience.
• 1+ years of Project Coordination experience in construction or mechanical contracting.
• Strong proficiency in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Excellent organizational skills and attention to detail.
• Clear and effective communication skills.
• Hold or be eligible to obtain Government of Canada security clearance (project specific requirement).

Nice-to-haves:

• Experience with project/construction management software.
• Exposure to project financial management.
• Strong problem-solving skills and ability to manage multiple priorities.

This is a replacement position. Expected annual compensation; $55,000 - $70,000.

Modern Niagara offers a competitive total compensation package including:

• Defined Contribution Pension Plan with a generous employer contribution.
• Flexible Health and Dental benefits with tiered options to meet the needs of you and your family.
• An annual health spending account to support your overall wellness.
• 24/7 confidential support through our Employee and Family Assistance Program with access to comprehensive resources and professional services.
• A competitive vacation package with additional vacation granted throughout your tenure with the organization.
• Employer Paid Parental Leave Top Up.
• Annual Community Day dedicated to volunteering and giving back to the communities where we live and work.
• Corporate Discounts through various vendors across Canada for programs such as fitness, mobile phones, travel, home and auto insurance and many others.

Here at Modern Niagara, because we know our people are the best in the industry, we pride ourselves on providing a total compensation package that rewards employees for their hard work and supports employees and their families in their overall wellbeing.

About Modern Niagara

Who We Are
Modern Niagara helps building owners, managers, and general contractors meet the mechanical, electrical, integrated building technology, and building services needs of their buildings across Vancouver, Calgary, Edmonton, Toronto, Southwestern Ontario, and Ottawa. We are committed to having a positive and meaningful impact on Canada’s infrastructure — and on the communities where we live, learn, work, and heal. We build for life.

Our Culture & Values
We value passion, initiative, determination, professionalism, and teamwork. Health and safety are embedded in everything we do, and our award-winning safety culture consistently performs well above industry standards.

Diversity, Equity & Inclusion at Modern Niagara
We are committed to building a diverse, equitable, and inclusive organization where everyone has access to opportunity, feels a sense of belonging, and can thrive. We actively work to remove barriers faced by members of equity-seeking groups (including women, Indigenous, Black, racialized, 2SLGBTQIA+ people, people with disabilities, and newcomers to Canada) in the construction industry. We encourage applications from candidates of all backgrounds and lived experiences and are committed to a barrier-free hiring process.

If you require accommodation at any stage of the recruitment process, please contact us at careers@modernniagara.com so we can make appropriate arrangements.

We appreciate every applicant’s interest in joining Modern Niagara. Only those selected for an interview will be contacted.

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Résumé du poste

Le coordonnateur de projet travaille en étroite collaboration avec le gestionnaire de projet afin d’assurer le succès de l’exécution des projets. Ce rôle fournit un soutien technique et administratif essentiel pour garantir que les projets progressent efficacement, de façon sécuritaire et conformément aux standards de Modern Niagara.

Pourquoi ce poste est important chez Modern Niagara

Les coordonnateurs de projet jouent un rôle clé dans l’organisation et le suivi des projets, le soutien aux équipes de chantier et de bureau, ainsi que dans le respect des échéanciers. Leur travail contribue directement à la réussite des projets, à la satisfaction de la clientèle et à l’excellence opérationnelle.

Impact et objectif du poste

• Soutenir l’exécution des projets en gérant la documentation, les échéanciers et les communications.
• Favoriser la collaboration entre les gestionnaires de projet, les équipes de chantier et les sous-traitants.
• Contribuer à l’amélioration continue en participant aux revues de projets et à l’optimisation des processus.

Responsabilités principales:

• Fournir un soutien administratif aux gestionnaires de projet, aux équipes de projet et aux surintendants de chantier.
• Organiser et distribuer les documents et dessins de projet provenant des fabricants, fournisseurs et sous-traitants.
• Effectuer les saisies de données dans les systèmes (bons de commande, ordres de changement, prévisions de travaux en cours (WIP), échéanciers de construction).
• Préparer et maintenir les cartables de démarrage de projet.
• Créer, enregistrer et assurer le suivi de toutes les communications et de toute la documentation des projets.
• Négocier et administrer les contrats avec les sous-traitants et fournisseurs lorsque requis.
• Maintenir le contrôle documentaire de tous les documents de chantier.
• Participer aux réunions opérationnelles et aux revues de projets.
• Effectuer toute autre tâche connexe requise par le gestionnaire responsable.

Qualifications requises:

• Formation postsecondaire en gestion de la construction, en génie mécanique ou expérience équivalente.
• Minimum d’un (1) an d’expérience en coordination de projets dans l’industrie de la construction ou de l’entrepreneuriat mécanique.
• Excellente maîtrise de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint).
• Excellentes aptitudes organisationnelles et grand souci du détail.
• Habiletés de communication claires et efficaces.
• Détenir ou être admissible à l’obtention d’une cote de sécurité du gouvernement du Canada (exigence spécifique à certains projets).

Atouts:

• Expérience avec des logiciels de gestion de projets ou de gestion de la construction.
• Connaissance de la gestion financière des projets.
• Excellentes aptitudes en résolution de problèmes et capacité à gérer de multiples priorités.

Il s'agit d'un remplacement de poste. La rémunération annuelle prévue se situe entre 60 000 $ et 80 000 $.

Ce que Modern Niagara vous offre

Modern Niagara offre un programme de rémunération globale concurrentiel comprenant :

• Régime de retraite à cotisation déterminée avec une généreuse contribution de l’employeur.
• Programme flexible d’assurance maladie et dentaire avec plusieurs niveaux de couverture pour répondre aux besoins de vous et de votre famille.
• Compte annuel de dépenses santé pour soutenir votre bien-être global.
• Programme d’aide aux employés et à leur famille disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, offrant un accès confidentiel à de nombreuses ressources et services professionnels.
• Programme de vacances concurrentiel avec des jours supplémentaires accordés en fonction de l’ancienneté.
• Bonification du congé parental payée par l’employeur.
• Journée communautaire annuelle consacrée au bénévolat et à l’implication dans les communautés où nous vivons et travaillons.
• Rabais corporatifs offerts partout au Canada sur différents services, notamment les programmes de conditionnement physique, la téléphonie mobile, les voyages, les assurances habitation et automobile et bien plus encore.

Chez Modern Niagara, nous savons que nos employés sont les meilleurs de l’industrie. C’est pourquoi nous sommes fiers d’offrir une rémunération globale qui reconnaît leur contribution et soutient leur bien-être ainsi que celui de leur famille.

À propos de Modern Niagara

Qui sommes-nous?

Modern Niagara aide les propriétaires immobiliers, les gestionnaires d’immeubles et les entrepreneurs généraux à répondre aux besoins en mécanique, électricité, technologies intégrées du bâtiment et services aux bâtiments partout au Canada, notamment à Vancouver, Calgary, Edmonton, Toronto, dans le sud-ouest de l’Ontario et à Ottawa.

Nous nous engageons à avoir un impact positif et significatif sur les infrastructures canadiennes ainsi que sur les communautés où nous vivons, apprenons, travaillons et nous rétablissons.

Nous construisons pour la vie.

Notre culture et nos valeurs

Nous valorisons la passion, l’initiative, la détermination, le professionnalisme et le travail d’équipe. La santé et la sécurité sont au cœur de toutes nos activités et notre culture de sécurité primée surpasse constamment les normes de l’industrie.

Diversité, équité et inclusion

Nous nous engageons à bâtir une organisation diversifiée, équitable et inclusive où chacun a accès aux opportunités, ressent un sentiment d’appartenance et peut s’épanouir pleinement.Nous encourageons les candidatures de personnes de tous horizons et de toutes expériences de vie, y compris les femmes, les peuples autochtones, les personnes noires et racisées, les personnes 2SLGBTQIA+, les personnes en situation de handicap et les nouveaux arrivants au Canada.Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à quelque étape que ce soit du processus de recrutement, veuillez communiquer avec nous à careers@modernniagara.com afin que nous puissions prendre les dispositions nécessaires.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt envers Modern Niagara. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.