Job Description

Project Administration Officer | Wommelgem

Jij houdt van overzicht, werkt nauwkeurig en krijgt energie van een omgeving waar meerdere projecten tegelijk lopen. Administratie, opvolging, planning en ondersteuning: jij zorgt ervoor dat alles correct verwerkt wordt en dat projecten administratief op rolletjes lopen.Voor Imtech in Wommelgem zoeken we een ervaren Administration Officer die onze collega's ondersteunt bij de administratieve opvolging van projecten. Dit is geen instapfunctie. We zoeken iemand die reeds enkele jaren ervaring heeft opgebouwd binnen projectadministratie en die de dynamiek van een projectomgeving begrijpt. Ervaring binnen de bouwsector, installatietechnieken of technische dienstverlening is daarbij een grote troef.

Wat je gaat doen

Je bent een belangrijke schakel in de administratieve ondersteuning van onze projecten. Dankzij jouw ervaring weet je welke documenten, processen en opvolging nodig zijn om projecten correct en efficiënt te laten verlopen.Je staat onder meer in voor:

• De administratieve opvolging van lopende projecten van opstart tot oplevering.
• Het samenstellen en beheren van kick-off dossiers, projectfiches en andere projectgebonden documentatie.
• Het verwerken van projectaanmeldingen en administratieve formaliteiten.
• Het lanceren en opvolgen van prijsaanvragen.
• De ondersteuning bij de opmaak en opvolging van onderaannemingscontracten.
• Het aanmaken en verwerken van aankooporders, verkoopfacturen en maandelijkse vorderingsstaten.
• Het controleren en verwerken van leveringsbonnen en facturen in functie van geplaatste bestellingen.
• De administratieve ondersteuning van projectleiders en andere stakeholders binnen de Business Unit.

Afhankelijk van de noden binnen het team neem je ook bredere ondersteunende taken op, zoals:

• Personeelsadministratie en registratie van prestaties.
• Ondersteuning bij lokale opleidingen in samenwerking met HR.
• Ondersteuning bij planning en resourcebeheer.
• Voorbereidende financiële administratie.
• Ondersteuning bij interne ISO-audits en kwaliteitsprocessen.

Wie we zoeken

Voor deze functie zoeken we iemand die administratief sterk staat en reeds ervaring heeft binnen een projectomgeving.Je beschikt idealiter over:

• Minstens 5 jaar ervaring in projectadministratie, projectondersteuning of een vergelijkbare administratieve functie.
• Ervaring binnen de bouwsector, technieken, installatiebedrijven of een technische projectomgeving.
• Een grondige kennis van administratieve processen binnen projectwerking.
• Ervaring met ERP-systemen; dit is voor ons een absolute vereiste.
• Een zeer goede kennis van MS Office, met een vlotte beheersing van Excel.
• Een uitstekende organisatorische aanpak en een sterk verantwoordelijkheidsgevoel.
• Het vermogen om prioriteiten te stellen in een omgeving waar veel tegelijk beweegt.
• Een vlotte kennis van het Nederlands. Kennis van Engels is een plus.

Je bent iemand die zelfstandig werkt, initiatief neemt en problemen oplost voordat ze vragen worden. Dankzij je ervaring zie je snel waar actie nodig is en zorg je ervoor dat dossiers correct, volledig en tijdig afgewerkt worden.

• Wat je krijgt
• Een vaste job met verantwoordelijkheid, variatie en impact.
• Je komt terecht in een team dat houdt van snelheid, samenwerking en duidelijke communicatie.
• We zoeken iemand die zich op lange termijn wil engageren binnen ons team, dit is een vaste rol, geen freelance of consultancy opdracht.
• Je werkt in een omgeving waar tempo en vooruitgang centraal staan. We schakelen snel, denken vooruit en verwachten dat jij hetzelfde doet — prioriteiten stellen en overzicht bewaren horen daar vanzelf bij.
• Bij Imtech krijg je vertrouwen vanaf dag één. Geen micromanagement, wel de ruimte om ownership te nemen en je werk op jouw manier vast te pakken. Ondersteuning is er wanneer je ze nodig hebt, maar jij zit zelf aan het stuur.
• Je maakt deel uit van een groep die sterk inzet op innovatie en duurzaamheid. Niet als buzzwoorden, maar als een manier van werken. We bouwen aan slimme, energie-efficiënte oplossingen en kijken vooruit.Daarnaast krijg je de kans om te groeien via onze C-Academy, en mag je rekenen op een aantrekkelijk loonpakket met extra voordelen, afgestemd op jouw ervaring en inzet.