NYU s'engage à être une communauté universitaire accueillante qui reflète et met en œuvre les valeurs d'inclusion, de diversité, d'appartenance, d'équité et d'accessibilité qui sous-tendent l'excellence académique. Nous recherchons des candidats qui non seulement renforceront notre engagement envers ces valeurs, mais dont l'expérience, les compétences, les aptitudes et les efforts d'engagement communautaire contribuent à des environnements d'apprentissage et de travail diversifiés, équitables et inclusifs pour nos étudiants, notre personnel et nos professeurs. Il s'agit d'un poste à temps plein.
L'Assistant(e) Programmation & Réservations est responsable de superviser de bout en bout la planification, la coordination et l'exécution des programmes destinés aux enseignants, aux étudiants et aux programmes de court séjour. Il ou elle veille à une planification efficace, à la gestion du calendrier des réservations (restauration, billets, transports, hébergement, fournitures, etc.), à l'utilisation optimale de l'espace, à la prestation de services de haute qualité et au respect des politiques de l'NYU.
L'Assistant(e) Programmation & Réservations travaille en étroite collaboration avec les équipes internes et les partenaires externes, et soutient toutes les nouvelles initiatives stratégiques visant à optimiser les opérations événementielles, à promouvoir le site d'NYU Paris et à améliorer l'expérience globale des étudiants.
Ce poste exige un sens de l'organisation, d'excellentes compétences en communication, de la flexibilité, le sens du détail ainsi que la capacité à gérer des priorités multiples dans un environnement au rythme soutenu.
Principales responsabilités
Général: 10 %
Se tenir au courant de l'actualité culturelle et sportive à Paris.
Fournir des mises à jour régulières à l'équipe de direction des affaires académiques et de la vie étudiante.
Collaborer de manière proactive avec les institutions culturelles et sportives afin de maintenir à jour un livret de contacts et de procédures de réservation.
Participer à diverses tâches administratives, y compris l'attribution et la réservation des salles de réunion.
Effectuer des visites guidées du site en personne avec les visiteurs.
Programmation académique et réservations: 40 %
Collaborer avec les cadres de l'équipe académique pour identifier les besoins de réservation des enseignants.
Établir une liste de prestataires adaptés, comprenant les hôtels, restaurants, traiteurs et autres fournisseurs.
Gérer les réservations, la logistique et la coordination avec le corps professoral pour les activités obligatoires (curricular) et péri-académiques (co-curricular).
Gérer les réservations, la logistique et la coordination avec les enseignants pour les sorties à la journée et les voyages de plusieurs jours.
Planifier et coordonner les réservations et la logistique des programmes académiques de court séjour tout au long de l'année, avec un pic d'activité pendant la session de janvier (J-term) et les sessions d'été.
Être disponible pour répondre aux questions des étudiants concernant les activités péri-académiques.
Assurer le suivi post-événement avec le personnel et les enseignants concernés.
Coordonner l'organisation des événements sur site avec l'équipe informatique (IT) et l'équipe des services généraux.
Programmation et réservations étudiantes: 40%
Collaborer avec les cadres de la Vie Étudiante pour identifier les besoins de réservation pour les activités.
Établir une liste de prestataires adaptés pour les activités extrascolaires (culturelles, sportives et autres).
Gérer les réservations, la logistique et la coordination des activités extrascolaires.
Gérer la logistique et la coordination en amont des événements internes et externes, y compris la configuration des salles, la dotation en personnel, les besoins audiovisuels/informatiques, la restauration, le transport et autres besoins logistiques liés aux événements.
Coordonner le soutien à la programmation et aux réservations pour les étudiants des programmes de court séjour tout au long de l'année, en veillant à leur parfaite intégration avec les activités régulières de la vie étudiante pendant les périodes de pointe (sessions de janvier et d'été).
Être disponible pour répondre aux questions des étudiants concernant les activités extrascolaires.
Être présent(e) sur le terrain pour aider au bon déroulement des événements le jour J et veiller à ce que les attentes des clients soient satisfaites et dépassées.
Assurer le suivi post-événement avec le personnel concerné.
Autre - 10%
Effectuer d'autres tâches administratives, ponctuelles et de soutien à l'équipe selon les besoins.
Exécuter toute autre tâche confiée par [responsable à déterminer] et la direction générale de l'NYU Paris.
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NYU is committed to being a welcoming campus community that reflects and enacts the values of inclusion, diversity, belonging, and equity that inform academic excellence. We seek candidates who will not only enhance our commitment to these values but whose experience, competencies, skills, and community engagement efforts contribute to diverse, equitable, inclusive learning and working environments for our students, staff, and faculty.
This is a full-time position
The Programming & Reservations Assistant is responsible for overseeing the end-to-end planning, coordination, and execution of faculty, students, and short-term programs' programming, ensuring efficient planning, time-managed booking (food, tickets, transportation, accommodation, supplies…), efficient use of space, high-quality service delivery, and compliance with NYU policies.
The Programming & Reservations Assistant works closely with internal teams and external parties and supports all new strategic initiatives to optimize event operations, promote the NYU Paris venue, and enhance the overall student experience.
This position requires organization skills, excellent communication skills, flexibility, attention to detail, and the ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.
Principal Accountabilities
General: 10%
Stay up to date on cultural and sporting events in Paris. Provide regular updates to the Academic and Student Life Management team.
Work proactively with cultural and sports institutions to maintain a contact and reservation procedure booklet
Assist with various administrative tasks, including meeting room allocation and bookings
Conduct in-person site visits with visitors
Academic programming and reservations: 40%
Student booking and programming: 40%
Other: 10%
Formation RequiseDiplôme d'études supérieures (niveau Bac +2 minimum).
Expérience RequiseExpérience confirmée de 2 à 3 ans.
Connaissances, Compétences et Aptitudes RequisesMaîtrise de l'anglais et du français, à l'oral comme à l'écrit.
Esprit d'équipe.
Fortes capacités d'organisation et de gestion de projets.
Excellentes compétences relationnelles et rédactionnelles.
Capacité éprouvée à mener de front plusieurs projets simultanément.
Approche proactive pour recueillir les retours d'expérience et impulser des améliorations.
Expérience de travail dans un environnement au rythme soutenu.
Capacité à préserver et à favoriser un environnement de travail collaboratif et positif, ainsi qu'à valoriser la réputation externe de l'établissement ; le/la candidat(e) devra faire preuve d'une éthique irréprochable et promouvoir l'inclusion à tous les niveaux de l'organisation.
Expérience, Compétences et Aptitudes SouhaitéesToute expérience pertinente sera appréciée.
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Required Education
Educated to degree level (minimum Bac +2)
Required Experience
Proven 2-3 years of experience
Required Knowledge, Skills, and Abilities English and French, spoken and writtenTeam playerStrong organisational and project management abilityExcellent interpersonal and written communication skillsProven track record of managing multiple projects at onceProactive in gathering feedback and driving improvementsExperience in a fast-pacedMust be able to preserve and foster a collaborative, positive work environment and external reputation and will model high ethical conduct and inclusion throughout the organisation
Preferred Experience, Skills, and AbilitiesAll relevant experience is appreciated
Veuillez consulter les politiques de traitement des données de NYU basées sur le nouveau Règlement général sur la protection des données (RGPD) que vous pouvez trouver ici : www.nyu.edu/it/gdpr/prospective-employee.
Les candidats doivent avoir les autorisations administratives à travailler et vivre en France avant leur nomination.NYU France ne prend pas en charge les frais de déménagement.NYU France est un employeur garantissant l'égalité des chances et engagé en faveur de l'équité, de la diversité et de l'inclusion sociale.NYU vise à être parmi les campus urbains les plus verts du pays et neutre en carbone d'ici 2040. En savoir plus sur nyu.edu/nyugreen.EOE/AA/Minorités/Femmes/Vétérinaire/Personnes handicapées/Orientation sexuelle/Identité de genre
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Please consult NYU’s data processing policies based on the new General Data Protection Regulations (GDPR) that can be found here: www.nyu.edu/it/gdpr/prospective-employee.
Candidates must have the unrestricted right to work and live in Paris prior to appointment.
NYU France does not provide relocation packages.
NYU France is an equal opportunity employer committed to equity, diversity and social inclusion.
NYU aims to be among the greenest urban campuses in the country and carbon neutral by 2040. Learn more at nyu.edu/nyugreen.
EOE/AA/Minorities/Females/Vet/Disabled/Sexual Orientation/Gender Identity
