Job Description

Einleitung

Startup Insider Live ist das neue und erste tägliche digitale Festival der deutschen Startup-Szene. Das Ziel: bis zu zehn Sessions pro Tag, täglich live, mit professioneller Produktion und reibungslosem Ablauf für Speaker, Kunden und Zuschauer gleichermaßen. Du bist verantwortlich dafür, dass SI Live jeden Tag fehlerlos on air geht. Du koordinierst die Schnittstelle zwischen Technik, Sales, Content und Community - ohne direkte Weisungsbefugnis, aber mit dem Überblick und der Autorität die Dinge zusammenzuhalten. Du denkst nicht in Einzelaufgaben, sondern in Systemen und Prozessen die skalieren.

Deine Rolle

Wir suchen jemanden der die Maschine baut und am Laufen hält - nicht jemanden der das Programm gestaltet. Du bist die operative Klammer von SI Live: die Schnittstelle zwischen Technik, Sales, Content und Community. Du koordinierst 10+ Personen ohne direkte Weisungsbefugnis, leitest das biweekly Team-Meeting, hältst alle Fäden zusammen und stellst sicher, dass nichts zwischen den Stühlen fällt. Wenn es auf deinem Tisch voller wird, wirst du ruhiger - nicht schneller überfordert.

Deine Aufgaben

Operations & Skalierbarkeit

• Du baust und optimierst alle Abläufe so, dass sie bei 10 Sessions pro Tag genauso funktionieren wie bei einer
• Du koordinierst intern: Grafiker, Moderatoren, Tech-Team - du hältst alle Fäden zusammen ohne selbst jede Aufgabe zu übernehmen
• Du erkennst wo Prozesse brechen werden bevor sie brechen
• Du baust immer eine Backup-Lösung: wenn ein Speaker kurzfristig absagt, gibt es einen Plan B

Meeting-Führung & Projektmanagement

• Du leitest das biweekly Greenroom-Meeting mit dem gesamten SI Live Team
• Du hältst Diskussionen kurz, steuerst auf Entscheidungen hin und verhinderst Brainstorming im falschen Kontext
• Du pflegst ein klares Task-Tracking und stellst sicher, dass nichts zwischen den Stühlen fällt

Interne Kommunikation & Transparenz

• Du stellst sicher dass Sales, Content und Tech immer informiert sind - ohne dass jemand fragen muss
• Du erkennst Informationssilos frühzeitig und schließt sie

Speaker Pipeline Management

• Du baust aktiv einen Pool zuverlässiger Speaker auf und pflegst ihn
• Du koordinierst Speaker-Assets vollständig: Fotos, Titel, Beschreibungen, Präsentationen
• Du briefst Speaker aktiv - sie sollen informieren, nicht pitchen
• Du findest und koordinierst neue Moderatoren für das wachsende Programm

Programm-Koordination & Website

• Jede Session ist mindestens zwei Wochen im Voraus vollständig online
• Du pflegst Airtable als Single Source of Truth und triggerst daraus alle weiteren Schritte
• Du verstehst wie Tally, Airtable, WordPress, Luma und RingCentral zusammenspielen

Kunden- & Speaker-Kommunikation

• Schnelle, verbindliche Antworten sind nicht verhandelbar
• Du holst aktiv Feedback nach jeder Session ein - persönlich, nicht nur per Formular
• Du erkennst Probleme frühzeitig und löst sie ohne dass Jan einspringen muss

Feedback Loop & Zahlen

• Jeden Freitag: strukturierter Report in vier Kategorien - Teilnehmer, Speaker, Kunden, intern
• Du pflegst ein Dashboard das täglich zeigt wo wir stehen
• Du startest jedes Meeting mit Fakten - nicht mit Eindrücken

Post-Session & Newsletter

• Videos sind am Tag nach der Session bearbeitet und im Archiv
• Du verantwortest den wöchentlichen SI Live Newsletter - pünktlich, jeden Donnerstag, ohne Erinnerung

Dein Profil

• 2–4 Jahre Erfahrung in einer operativen Rolle - Startup, Media, Events und/oder Digital
• Starke Projektmanagement-Skills: du koordinierst viele Personen und Abhängigkeiten ohne Chaos
• Erfahrung in Meeting-Führung: du moderierst effizient, steuerst auf Entscheidungen hin, hältst die Zeit
• Du verstehst wie Tools und Automationen funktionieren - n8n, Airtable, Tally, CMS. Du musst nicht coden, aber du musst verstehen was passiert und warum
• Du denkst End-to-End: nicht "Aufgabe erledigt" sondern "Ist das Ergebnis gut?"
• Gespür für gute Themen und Inhalte - du erkennst was die Audience anzieht
• Zahlenaffinität: du liest Dashboards, erkennst Muster und leitest daraus Entscheidungen ab
• Erfahrung mit Live-Formaten, Events oder digitalem Produktmanagement ist ein starkes Plus
• Verhandlungssicheres Deutsch ist Pflicht - schriftlich wie mündlich. Englisch ist ein Plus

Warum Startup Insider?

• Skalierung: Du baust Operations für ein Format das von einer auf zehn Sessions pro Tag wächst - und gestaltest diese Entwicklung mit, inkl. späterem Team-Aufbau
• Netzwerk: Täglicher Zugang zu Gründern, Investoren und Experten aus dem gesamten DACH-Startup-Ökosystem
• Direkte Zusammenarbeit mit Jan: Kurze Wege, schnelle Entscheidungen, viel Eigenverantwortung
• Wachsende Führungsverantwortung: Je stabiler das System das du aufbaust, desto mehr Teamverantwortung kommt dazu
• Vergütung: Fixum + attraktive Entwicklungsperspektive
• Flexibilität: Hybrid: 3–4 Tage Berlin-Mitte, Rest remote

So läuft unser Bewerbungsprozess

• Videobewerbung - 4 kurze Fragen per Video (30–45 Sekunden), damit wir dich kennenlernen
• Gespräch mit dem Hiring Manager - Fokus: Denkweise, Erfahrung, Belastbarkeit
• Teamgespräch - Fokus: Fit und Zusammenarbeit
• Case Study - z.B. Operations-Plan für eine Themenwoche mit 5 Sessions pro Tag
• Abschlusscall zur Klärung letzter Details
• Gesamtdauer: ca. 7–10 Tage

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