Job Description

1 - Werken bij de VUB

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.

2 - Functiebeschrijving

Als personeelsmedewerker kom je terecht in het team van het facultair secretariaat van de Faculteit Lichamelijke Opvoeding & Kinesitherapie te Etterbeek. In deze functie rapporteer je rechtstreeks aan de faculteitssecretaris en werk je nauw samen met de vakgroepcoördinator, het academisch en administratief personeel van de faculteit en met de collega's van de VUB-centrale dienst Mens & Organisatie.

Een greep uit je takenpakket:

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers en je geeft informatie over de juiste procedures en deadlines.

• Je maakt een timing op en volgt nauwgezet op welke stappen moeten genomen worden.

• Op basis van de reglementen en de informatie die je opvraagt, maak je het personeelsdossier op.

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• Je beschikt minstens over een bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring;

• Bij voorkeur heb je al een aantal jaar ervaring in (personeels)administratie.
• Je hebt sterke administratieve vaardigheden;
• Je spreekt en schrijft vlot in het Nederlands en past je boodschap gemakkelijk aan afhankelijk van je doelpubliek;
• Je hebt een goede kennis van het Engels;
• Je kan goed overweg met software en met de courante toepassingen in MS Office (Outlook, Word, Powerpoint, One Note en Excel), en je hebt interesse om je hierin te verdiepen en creatieve oplossingen te zoeken;
• Je neemt graag initiatief en verantwoordelijkheid, je bent stressbestendig, discreet en sociaalvaardig;
• Je handelt op objectieve, klantgerichte, en transparante wijze;
• Je staat erom bekend om nauwkeurig en resultaatgericht te zijn; je neemt concrete en gerichte acties om je doelstellingen te behalen;
• Je hebt organisatorisch talent in het plannen, uitvoeren en opvolgen van taken en administratieve processen;
• Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit, faculteit en vakgroep en meer bepaald bij het belang van een sterke administratieve en betrouwbare dienstverlening,
• Van de kandidaat wordt verwacht de onderwijsvisie van de universiteit te onderschrijven (integrale tekst te raadplegen op de website van de universiteit).

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega? Dan bieden we je een contract van bepaalde duur aan met een salaris gekoppeld aan graad 5, 6 of 7, afhankelijk van je competenties en eerdere relevante werkervaring.

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken.
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen;
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen; 
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques;
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen; 
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen;
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor.

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan?

Spreekt deze functie je aan ? Stel je dan kandidaat ten laatste op zondag 11/01/2026via jobs.vub.be [en laad volgende documenten op: cv, motivatiebrief en diploma]

Ons sollicitatieproces voor deze vacature ziet er als volgt uit:

• Stap 1 bestaat uit een CV-screening door één van onze recruiters.
• Stap 2 bestaat uit een vergelijkende proef.

• Stap 3 bestaat uit een finaal gesprek.

Vragen over de functie-inhoud? Contacteer Dennis Moerman via dennis.moerman@vub.be

Vragen over de selectieprocedure? Contacteer Natasja Amys via natasja.amys@vub.be

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB? Ga dan naar www.jobs.vub.be en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: Werkingsuitkeringen

Contract: Bepaalde duur (vervangingscontract)

Hoofdeenheid: Faculteit Lichamelijke Opvoeding & Kinesitherapie

Omvang: 50%

Functie: Personeelsmedewerker

Gradengroep: 5-6-7

Wijze van begeven: Werving